Một bài báo trong Tuần lễ kinh doanh vào tháng 6 năm 1975 đã giới thiệu ý tưởng về văn phòng không giấy tờ. Tuy nhiên, các văn phòng vẫn sử dụng giấy và trong nhiều trường hợp, một lượng lớn sản phẩm giấy. Và với sự phát triển của các doanh nghiệp gia đình và văn phòng tại nhà, ngày càng có nhiều giấy được sử dụng. Quản lý có trách nhiệm của văn phòng phẩm văn phòng không chỉ liên quan đến việc biết nên mua gì và lưu trữ văn phòng phẩm ở đâu, mà còn làm thế nào để giảm việc sử dụng nó, làm thế nào để tái sử dụng văn phòng phẩm cũ và cách tái chế văn phòng phẩm.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Nguồn cung cấp văn phòng phẩm
-
Khu nhà kho
Hãy kiểm kê những gì văn phòng phẩm mà văn phòng đã có bằng cách lập danh sách từng loại (tệp, giấy, tiêu đề, v.v.) và số lượng của mỗi loại. Tìm trong không gian lưu trữ văn phòng phẩm được chỉ định nếu có, và hỏi mọi người những gì họ có trong bàn làm việc của họ.
Hỏi mọi người loại văn phòng phẩm nào họ hiện đang sử dụng và họ ước tính họ sẽ sử dụng bao nhiêu trong ba tháng tới. Bắt đầu một danh sách tổng thể. Ngoài ra, tìm hiểu những gì văn phòng phẩm mọi người muốn mà vẫn chưa có sẵn cho họ.
So sánh danh sách tổng thể về những gì mọi người sẽ cần trong ba tháng tới với danh sách những gì văn phòng phẩm đã có sẵn trong văn phòng.
Xem xét tái sử dụng văn phòng phẩm chỉ được sử dụng một phần. Cắt giấy chỉ viết hoặc sao chụp ở một bên và liên kết hoặc kẹp nó lại với nhau để tạo thành notepad. Phân phối danh thiếp cũ cho mọi người để ghi chú hoặc danh sách trên. Sử dụng phong bì cũ để giữ biên lai hoặc làm thư mục tập tin. Khuyến khích mọi người phát triển những cách riêng để tái sử dụng giấy.
Chọn nơi để mua vật tư văn phòng phẩm bằng cách so sánh giá cả. Kiểm tra xem các nhà cung cấp có giảm giá khi mua số lượng lớn hay không và liệu họ có cung cấp thẻ người mua thường xuyên để tiết kiệm thêm không. So sánh giá cho tiêu đề thư công ty in. Giá của một máy in địa phương có thể tương đương với giá của một chuỗi cửa hàng văn phòng phẩm lớn.
Dành một không gian để lưu trữ văn phòng phẩm. Đây có thể là tủ hoặc chỉ là ngăn kéo trong tủ hồ sơ. Quyết định phương pháp cho cách nhân viên văn phòng sẽ truy cập vào văn phòng phẩm. Nếu việc phân phối văn phòng phẩm sẽ được kiểm soát, chỉ định một người giữ chìa khóa và phát triển một hệ thống nơi mọi người phải đăng xuất bất kỳ văn phòng phẩm nào họ lấy. Sắp xếp các văn phòng phẩm trong không gian, giữ các mặt hàng tương tự với nhau.
Thiết lập một lịch trình để thường xuyên kiểm tra kho văn phòng phẩm và sắp xếp lại nguồn cung cấp. Theo dõi các bản tin của các nhà cung cấp của bạn để được thông báo về bất kỳ chương trình khuyến mãi hoặc bán hàng.
Lời khuyên
-
Thiết lập thùng rác cho văn phòng phẩm đã sử dụng và khuyến khích mọi người sử dụng chúng. Cắt nhỏ bất kỳ giấy có chứa thông tin bí mật và mang tất cả giấy đến trung tâm tái chế địa phương của bạn.
