Mặc dù nhân viên có thể lo lắng để được thay thế tiền lương của mình một cách nhanh chóng, bộ phận biên chế cần phải cân bằng sự lo lắng của nhân viên với công ty, bạn cần phải đảm bảo rằng việc phát hành lại được xử lý đúng cách. Bạn cần phải thông cảm với nhân viên đồng thời đảm bảo rằng séc ban đầu chưa được rút tiền mặt.
Tra cứu chi tiết của séc bị mất trong hệ thống bảng lương của bạn. Ngoài tên của người được trả tiền, bạn cần biết ngày, số và số tiền của séc.
Liên hệ với ngân hàng của bạn để xác minh rằng séc chưa được rút tiền mặt.
Yêu cầu ngân hàng của bạn phát hành lệnh dừng thanh toán trên séc. Yêu cầu dừng thanh toán thường không có hiệu lực cho đến 24 giờ sau khi chúng được đặt, nhưng các quy tắc có thể khác nhau tùy theo tổ chức tài chính. Do đó, nên chờ ít nhất 24 giờ trước khi thay thế séc để đảm bảo thanh toán dừng thành công.
Đợi 24 giờ và xác minh rằng thanh toán dừng đã thành công. Nếu nó thành công, tiếp tục bước tiếp theo.
Phát hành séc thay thế cho nhân viên. Bạn cần hoàn thành quy trình này thông qua hệ thống bảng lương của mình để kiểm tra thay thế được ghi lại và đưa vào nhân viên Mẫu đơn W-2. Séc thay thế cần phải có cùng thu nhập, thuế, các khoản khấu trừ và thanh toán ròng như séc ban đầu. Nếu bạn không thể tạo séc thay thế trực tiếp trong hệ thống bảng lương của mình, hãy nhớ nhập chi tiết kiểm tra vào hệ thống.
Có được chữ ký cần thiết trên kiểm tra thay thế. Hãy chắc chắn bao gồm tài liệu hỗ trợ cho người ký séc để xem xét.
Làm mất kiểm tra ban đầu trong hệ thống bảng lương của bạn. Bước này rất quan trọng để đảm bảo rằng tiền lương và thuế không được tính hai lần trong Biểu mẫu W-2, Báo cáo tiền lương và thuế hàng năm và xóa séc khỏi danh sách kiểm tra xuất sắc của bạn.
Giao séc thay thế cho nhân viên.
Lời khuyên
-
Yêu cầu nhân viên ký vào một bản khai có tuyên bố rằng tiền lương của cô ấy bị mất và đồng ý rằng nếu cô ấy tìm thấy tấm séc, cô ấy sẽ không thử rút tiền. Nếu bạn có khả năng cung cấp thẻ ghi nợ trực tiếp hoặc thẻ ghi nợ cho nhân viên của mình, hãy khuyến khích sự tham gia của họ như một cách để giảm số lượng các vấn đề kiểm tra bị mất mà bạn phải giải quyết. Liên hệ với ngân hàng của bạn để xác định chính sách của họ để ngừng thanh toán. Nếu việc thanh toán dừng không thành công, hãy thông báo cho nhân viên và yêu cầu một bản sao của séc bị hủy để xác định ai đã rút tiền mặt. Những gì bạn làm tiếp theo sẽ phụ thuộc vào các sự kiện và hoàn cảnh xung quanh cách kiểm tra tiền mặt.
Cảnh báo
Một số dịch vụ thanh toán bằng séc sẽ rút tiền mặt cho séc có thanh toán dừng được đặt trên đó. Tùy thuộc vào luật tiểu bang, bạn vẫn có thể chịu trách nhiệm thanh toán trên séc đó cho dịch vụ rút tiền mặt séc.
