Tại sao số dư khoản phải thu sẽ bị âm?

Tài khoản phải thu là một tài khoản tài sản. Nó là đại diện cho tất cả số tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp của bạn để bán hàng được thực hiện trên tài khoản. Là một tài sản, nó có số dư nợ bình thường. Nếu các giao dịch được ghi có không chính xác vào các tài khoản phải thu, còn được gọi là A / R, điều đó có thể dẫn đến số dư âm trên sổ sách.

Lời khuyên

Một cách mà các khoản phải thu có thể trở nên tiêu cực là nếu thu nhập trả trước được ghi lại không chính xác. Nó cũng có thể xảy ra khi khách hàng thanh toán sau khi bạn đã xóa tài khoản của họ

Những thứ cơ bản

Khi bạn bán cho khách hàng và có ý định thu tiền thanh toán vào một ngày sau đó, bạn ghi lại giao dịch bằng cách ghi nợ các tài khoản phải thu và ghi có vào tài khoản doanh thu. Nếu giao dịch liên quan đến hàng hóa hữu hình chứ không phải dịch vụ, bạn cũng sẽ ghi nợ chi phí hàng bán và ghi có vào tài khoản hàng tồn kho. Sau này, khi bạn nhận được khoản thanh toán trên tài khoản, bạn sẽ ghi nợ các khoản tiền mặt và tài khoản tín dụng phải thu. Điều này sẽ dẫn đến số dư bình thường của các khoản ghi nợ trong tài khoản tài sản và tín dụng trong tài khoản trách nhiệm và doanh thu. Các khoản phải thu có số dư âm khi có nhiều tín dụng hơn các khoản nợ, bởi vì nó sẽ ngược lại với số dư bình thường.

Thu nhập trả trước ghi không chính xác

Một cách mà các khoản phải thu có thể trở nên tiêu cực là nếu thu nhập trả trước được ghi lại không chính xác. Khi bạn nhận được khoản thanh toán cho các nhiệm vụ chưa được thực hiện hoặc hàng hóa chưa được giao, bạn nợ một khách hàng. Điều này tạo ra một trách nhiệm cho doanh nghiệp của bạn và được gọi là doanh thu trả trước. Thay vào đó, nếu bạn áp dụng thanh toán cho tài khoản của khách hàng và tạo số dư tín dụng trong các khoản phải thu, bạn có thể khiến A / R bị âm. Tài sản không thể âm. Bạn có chúng, hoặc bạn không có. Tài khoản này phải là một tài khoản trách nhiệm thay thế, cho thấy rằng bạn nợ số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ đó cho khách hàng.

Thanh toán sau khi xóa

Trong quá trình kinh doanh và chấp nhận thanh toán sau khi bạn đã cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng của mình, đôi khi bạn sẽ gặp vấn đề không thanh toán. Các doanh nghiệp làm già các tài khoản hoặc kiểm tra các tài khoản quá hạn. Họ sử dụng báo cáo lão hóa này và kinh nghiệm trước đó để xác định khả năng thu nợ. Ngưỡng có thể thay đổi từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác, nhưng có thể là vài tháng hoặc năm. Khi các khoản nợ được coi là không thể thu được, bạn sẽ ghi nợ chi phí nợ xấu và ghi có A / R để xóa số tiền này khỏi tài sản của bạn. Không thể xóa nợ xấu vượt quá A / R, điều này có thể khiến bạn trông giống như bạn có nhiều tài sản hơn bạn thực sự có thể tận dụng để thanh toán chi phí hoạt động và đáp ứng các khoản thanh toán nợ.

Đôi khi, một khách hàng sẽ thực hiện thanh toán sau khi bạn đã xóa tài khoản của họ. Số dư A / R âm có thể xảy ra nếu bạn chấp nhận thanh toán mà không đảo ngược mục đầu tiên đã xóa nợ xấu. Bạn sẽ ghi nợ A / R để tăng số dư trở lại số dư trước khi xóa nợ và ghi có chi phí nợ xấu để giảm số tiền đó bằng số tiền hiện có thể được thu. Sau đó, bạn sẽ chấp nhận thanh toán như bình thường, ghi nợ tiền mặt và ghi có A / R.