Hàng tồn kho tạo thành tài sản đáng kể cho hầu hết các công ty, đặc biệt là những người tham gia vào thương mại quốc tế hoặc dựa vào kho để điều hành hoạt động của họ. Thực tế vẫn còn, một công ty sản xuất hoặc không sản xuất vẫn cần thiết lập các quy trình quản lý hàng tồn kho phù hợp. Việc thiết lập các chính sách này rõ ràng báo hiệu sự sẵn sàng của lãnh đạo cấp cao trong việc kiềm chế chất thải trong quy trình sản xuất và ngăn chặn hành vi trộm cắp hàng tồn kho.
Nhận biết
Hàng tồn kho là tài sản doanh nghiệp ngắn hạn, mà một công ty thường mua (để bán lại) hoặc sản xuất trong các cơ sở sản xuất của mình. Như vậy, hàng tồn kho của một công ty có thể là nguyên liệu thô và hàng hóa sản xuất trong nhà, chẳng hạn như hàng bán thành phẩm và thành phẩm hoàn chỉnh. Hàng tồn kho được coi là tài sản ngắn hạn, vì chúng phục vụ trong các hoạt động dưới 12 tháng. Các công ty không tính hàng tồn kho trong báo cáo tài sản tài chính của họ. Tài sản tài chính là tài nguyên phi vật chất có thể chuyển đổi nhanh chóng thành tiền mặt. Tài sản tiền tệ bao gồm chứng khoán và các công cụ đầu tư khác, như trái phiếu, cổ phiếu và quyền chọn.
Các loại
Một công ty phân biệt ba loại hàng tồn kho trong hoạt động của mình. Nguyên liệu thô là hàng hóa mà các nhà quản lý sản xuất sử dụng để sản xuất các sản phẩm khác. Những mặt hàng này thường là nông sản hoặc chất công nghiệp và bao gồm đồng, sắt, ngô, cà phê và nhôm. Bán thành phẩm là các mặt hàng đã có trong chuỗi sản xuất nhưng chưa đến giai đoạn sản xuất cuối cùng. Sản phẩm hoàn thành là những mặt hàng mà một công ty có thể bán trên thị trường một khi đánh giá chất lượng là thỏa đáng.
Kiểm soát hàng tồn kho
Mặc dù hàng tồn kho không phải là tài sản tài chính, chúng là nguồn tài trợ quan trọng cho các công ty. Theo đó, các tổ chức coi hàng hóa là một nguồn thanh khoản, vì hàng hóa có thể dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt. Trên thực tế, các công ty đưa ra các biện pháp kiểm soát, thủ tục và phương pháp thích hợp để bảo toàn tính toàn vẹn vật lý của hàng tồn kho. Kiểm soát là các quy định mà lãnh đạo cao nhất thiết lập để ngăn ngừa tổn thất do trộm cắp, lãng phí và ghi lại không chính xác.
Sổ sách kế toán
Để ghi lại việc mua hàng tồn kho, một nhân viên kế toán của công ty ghi nợ tài khoản hàng tồn kho và ghi có vào tài khoản phải trả tiền mặt hoặc nhà cung cấp. Kế toán ghi có tài khoản phải trả của nhà cung cấp nếu giao dịch mua là giao dịch tín dụng. Bằng cách ghi nợ hàng tồn kho - một tài khoản tài sản - kế toán doanh nghiệp làm tăng số dư tài khoản.Khi công ty thanh toán cho nhà cung cấp của mình, các mục kế toán là: ghi có vào tài khoản tiền mặt và ghi nợ vào tài khoản phải trả của nhà cung cấp. Các khái niệm kế toán của tín dụng và ghi nợ khác với các điều khoản ngân hàng. Như vậy, tín dụng tiền mặt - một tài khoản tài sản - có nghĩa là giảm tiền của công ty.
Báo cáo tài chính
Một công ty báo cáo hàng tồn kho trong bảng cân đối kế toán, còn được gọi là báo cáo về tình hình tài chính hoặc báo cáo về tình trạng tài chính. Ngoài hàng hóa, bảng cân đối kế toán còn cho biết các tài sản khác của công ty, như các khoản phải thu, bất động sản, thiết bị và máy móc. Một báo cáo về tình hình tài chính cũng có các khoản nợ và vốn chủ sở hữu của một công ty.
