Mặc dù các từ đính kèm và bao vây thường được sử dụng thay thế cho nhau trong các chữ cái kinh doanh, chúng đại diện cho các phương pháp khác nhau bao gồm các mặt hàng. Theo nghĩa chặt chẽ nhất, một tài liệu đính kèm được coi là một phần của bức thư trong khi một bao vây được coi là một tài liệu riêng biệt. Đối với một số tổ chức, chẳng hạn như chính phủ, việc sử dụng cho mỗi tổ chức được phân định bằng thư tương ứng được gửi, trong khi đối với các tổ chức khác, việc sử dụng là chấp nhận được.
Thêm một tập tin đính kèm
Tệp đính kèm là một tài liệu là một phần của thư kinh doanh. Nó thêm hoặc mô tả thêm thông tin trong thư. Một số ví dụ bao gồm bảng tính cung cấp giải thích trực quan về thanh toán hoặc dự báo tài chính, biểu đồ cung cấp chế độ xem đồ họa về xu hướng kinh doanh hoặc ngân sách. Khi gửi tệp đính kèm, hãy bao gồm từ, Phần đính kèm của Phần đính kèm ở phía dưới bên trái của chữ có dấu chấm phẩy và số lượng tệp đính kèm. Bạn cũng nên đề cập trong phần thân của bức thư rằng một mục được đính kèm (hoặc nhiều mục được đính kèm) để tăng cường hoặc giải thích thêm thông tin trong thư.
Bao gồm một bao vây
Một bao vây là một tài liệu ngoài thư kinh doanh. Nó có thể độc lập như một tài liệu riêng và không yêu cầu thư kinh doanh giải thích tài liệu đó là gì hoặc làm thế nào để giải thích nó. Khi gửi một bao vây trong một lá thư kinh doanh, hãy đặt các chữ cái Enc Enc với một dấu chấm phẩy hoặc viết từ "Bao vây" ở dưới cùng của bức thư ở phía bên trái. Sau đó đặt tên của tài liệu. Điều này cảnh báo người đọc rằng một tài liệu thứ hai được bao gồm trong thư. Một ví dụ về một tài liệu phù hợp cho một bao vây là một sơ yếu lý lịch kèm theo thư xin việc. Sơ yếu lý lịch tách biệt với thư và dễ dàng đứng một mình.
Tệp đính kèm trong Email
Trong một số tình huống, không có phương pháp nào có sẵn để phân biệt giữa phần đính kèm và phần đính kèm. Một trong những tình huống này xảy ra khi bạn đang gửi thư kinh doanh qua email. Do không có tùy chọn bao vây được cung cấp và email là một hình thức truyền điện tử, tất cả các tài liệu được gửi qua email sẽ trở thành một tệp đính kèm. Tệp đính kèm được thêm vào email dưới dạng một mục có thể tải xuống được gửi cùng với phần thân của email.
Chính phủ liên bang sử dụng
Có thể có các quy tắc tại chỗ cho việc sử dụng các tệp đính kèm và bao vây trong các chi nhánh nhất định của chính phủ liên bang. Ví dụ: trong sổ tay thư tín của họ, Khảo sát Địa chất Hoa Kỳ mô tả cách xử lý tệp đính kèm và bao vây khi gửi thư cho họ. Theo sổ tay của họ, bạn gửi một mục dưới dạng tệp đính kèm khi thư tương ứng là một bản ghi nhớ, trong khi nếu đó là một bức thư bạn nên sử dụng bao vây từ cho các tài liệu bổ sung. Trong cả hai trường hợp, nhập "Bao vây" hoặc "Tệp đính kèm" hai dòng bên dưới khối chữ ký. Làm điều này cho người đọc tìm kiếm các bao vây hoặc tệp đính kèm. Nếu họ bị mất, yêu cầu gửi cho họ vì họ dự định được gửi cùng với thư hoặc bản ghi nhớ.
Nếu có nhiều hơn một tệp đính kèm hoặc bao vây, hãy cho biết có bao nhiêu, chẳng hạn như "2 Bao vây" hoặc "3 Tệp đính kèm". Nếu một trong hai không được xác định trong văn bản, sử dụng dấu hai chấm sau từ, theo sau là tiêu đề hoặc giải thích của tài liệu trên dòng tiếp theo. Ví dụ: "Bao vây:" (dòng tiếp theo) thụt vào hai khoảng trắng và thêm "Resume of John Q. Adams" mà không kết thúc dấu chấm câu. Khi có nhiều vỏ bọc hoặc tệp đính kèm không được đề cập trong văn bản, tiêu đề hoặc mô tả từng loại trên một dòng riêng biệt. Ví dụ: 2 Tệp đính kèm: (dòng tiếp theo) thụt vào hai khoảng trắng và gõ: "Resume of John Q. Adams" (dòng tiếp theo) thụt vào hai khoảng trắng và loại: Danh sách Giải thưởng và Thành tích "không có dấu chấm câu.
