Theo dõi dòng tiền, thanh toán và hạn mức tín dụng đều liên quan đến sổ sách kế toán. Kế toán viên phải giải quyết những khác biệt xảy ra trong tài khoản công ty và tạo điều kiện giao tiếp liên quan đến tài chính giữa các nhân viên khác để đảm bảo thông tin được đưa đầy đủ và chính xác vào sổ cái của công ty. Mặc dù có một số lợi thế rõ ràng đối với sổ sách kế toán, thực tế có những hạn chế có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và lợi nhuận của công ty.
Nghĩa vụ pháp lý
Một trong những lợi thế của sổ sách kế toán là bạn phải đáp ứng nghĩa vụ pháp lý để duy trì báo cáo tài chính cho công ty của bạn. Các doanh nghiệp không được phép vận hành hợp pháp trên các bảng, vì vậy để nói chuyện. Bạn phải theo dõi và ghi lại các khoản thu và chi để trả thuế phù hợp mỗi năm. Không duy trì sổ sách công ty có thể dẫn đến các hình phạt của chính phủ nếu bạn được kiểm toán và yêu cầu đưa ra bằng chứng về các giao dịch kinh doanh của công ty bạn.
Trách nhiệm và minh bạch
Một lợi thế khác của sổ sách kế toán là trách nhiệm và minh bạch. Sổ sách kế toán tạo ra trách nhiệm với khách hàng, vì bạn có thể tra cứu các giao dịch trước đó để xác minh giá hoặc thanh toán được thực hiện. Nó cũng tạo ra trách nhiệm giữa các đối tác kinh doanh, vì các đối tác được ủy quyền có thể truy cập vào sổ sách của công ty để xem xét các khoản thu và chi hoặc để quét các tín hiệu cho thấy tiền đang được sử dụng hoặc báo cáo không phù hợp. Sổ sách kế toán tạo ra sự minh bạch hơn; các công ty có thể mở sách của họ cho các nhà đầu tư tiềm năng quan tâm đến tài liệu về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.
Dữ liệu
Sổ sách kế toán tạo ra dữ liệu cứng mà chủ doanh nghiệp có thể sử dụng để đưa ra quyết định sáng suốt về việc mở rộng, cắt giảm chi phí hoặc rút thêm các khoản tín dụng. Thay vì đưa ra những ý kiến chung chung, chủ quan về việc công ty đang hoạt động tốt, hay làm chậm lại, các bên liên quan có thể chỉ ra xu hướng tăng hoặc giảm bằng cách sử dụng các ví dụ cơ bản và theo dõi lợi nhuận. Dữ liệu từ sổ sách kế toán có thể được sử dụng để biện minh cho việc đóng cửa một địa điểm cửa hàng, thuê thêm nhân viên hoặc mở rộng để bao gồm các sản phẩm bổ sung.
Thời gian
Một bất lợi liên quan đến sổ sách kế toán là thời gian. Thu thập hồ sơ tài chính, nghiên cứu chênh lệch sổ cái và theo dõi lỗi có thể mất nhiều giờ, ngay cả với phần mềm máy tính tự động. Cần có thời gian để duy trì sổ sách bằng cách thêm thông tin mới, và cũng cần có thời gian để phân tích hiệu quả hồ sơ sổ sách kế toán để đưa ra quyết định tài chính.
Giá cả
Chi phí là một bất lợi khác liên quan đến sổ sách kế toán. Thuê một dịch vụ kế toán bên ngoài có thể tốn kém cho các công ty nhỏ hơn, mặc dù nó có thể rẻ hơn so với việc thuê một nhân viên kế toán toàn thời gian được chỉ định. Việc mua phần mềm kế toán cho công ty của bạn cũng có thể tốn kém, đặc biệt là vì chúng cần được cập nhật và thay thế khi có phiên bản mới hơn.
Không chính xác
Một bất lợi khác đối với sổ sách kế toán liên quan đến sự không chính xác. Sự thiếu chính xác ngẫu nhiên vẫn có thể dẫn đến mất thời gian và tiền bạc vì chúng phải được xác định và sửa chữa. Sự thiếu chính xác có chủ ý từ các nhân viên hoặc đối tác kinh doanh không đáng tin cậy có thể dẫn đến những cuốn sách nấu chín có thể được xem là gian lận kinh doanh hoặc trốn thuế của chính phủ. Thuê một kiểm toán viên để xem xét hồ sơ sổ sách kế toán của bạn có thể giúp xác định những vấn đề này.
