Lập kế hoạch cho một buổi lễ đột phá có thể tương đối dễ dàng hoặc rất khó khăn, tùy thuộc vào thời gian trong năm, loại và số lượng cá nhân liên quan, và sự hợp tác của báo chí địa phương. Dưới đây là một số lời khuyên để lập kế hoạch cho một buổi lễ đột phá thành công.
Lập kế hoạch trước chương trình Lễ khởi công
Thiết lập một ngày và thời gian cho buổi lễ. Hãy chắc chắn ghi nhớ sự sẵn có của các đại diện cần tham gia.
Đặt chương trình cho sự kiện.
Lập danh sách tất cả các cá nhân được mời. Nó có thể bao gồm các quan chức thành phố, quận và thậm chí cả tiểu bang và liên bang; phòng thương mại và các nhóm phát triển kinh tế địa phương; giám đốc điều hành của công ty hoặc tổ chức đã xảy ra đột phá; và báo chí địa phương.
Xây dựng kế hoạch dự phòng cho thời tiết xấu. Điều này có thể bao gồm một buổi lễ ngắn bên ngoài để các quan chức đào xẻng đất đầu tiên với phần còn lại của buổi lễ được tổ chức tại một địa điểm gần đó bên trong hoặc trong một khu vực có lều. Nếu thời tiết cấm bất kỳ buổi lễ bên ngoài nào, hãy quyết định xem có nên chuyển buổi lễ sang một ngày thay thế mưa hay loại bỏ việc đào nghi lễ và giữ mọi thứ ở một địa điểm bên trong.
Xác định cách tốt nhất để mở rộng lời mời sự kiện. Nếu sự kiện này bị đóng cửa cho công chúng, hãy mời người tham gia qua thư, điện thoại hoặc email trực tiếp. Nếu nó được mở cho công chúng, thì lời mời cũng có thể được đăng trên tờ báo địa phương và công khai trong các thông báo dịch vụ công cộng trên đài phát thanh và truyền hình.
Gọi để xác nhận rằng ngày và giờ của buổi lễ là trong lịch trình của mỗi người có mặt trong chương trình. Hãy chắc chắn rằng tất cả những người sẽ được yêu cầu phát biểu hoặc làm điều gì đó cho sự kiện này đều hiểu vai trò của họ trong chương trình và lượng thời gian họ phải nói.
Theo dõi tất cả các RSVP cho mục đích hậu cần. Nếu một người nói chương trình nên bỏ học vào phút cuối, hãy có một người nói thay thế để thay thế cô ấy và sắp xếp cần thiết càng sớm càng tốt.
Chuẩn bị cho buổi lễ
Gọi cho phòng thương mại hoặc nhóm phát triển kinh tế địa phương để xác định xem họ có bộ công cụ đột phá nào không. Hầu hết các tổ chức thuộc loại này sẽ có dây thừng hoặc ruy băng để đánh dấu trang web cũng như một cái xẻng vàng (hoặc màu khác) và hardhats cho buổi lễ. Họ thường sẽ cung cấp miễn phí cho các thành viên trong nhóm của họ. Nếu những thứ đó không có sẵn, thì hãy xác định làm thế nào để có được thứ bạn muốn hoặc cần một mình.
Thiết lập ngân sách cho sự kiện. Nếu không có ngân sách, hãy xác định các cách để có được sự quyên góp cần thiết để làm cho buổi lễ diễn ra theo kế hoạch.
Quyết định về trang trí nếu chúng sẽ cần thiết. Hãy ghi nhớ cả kế hoạch ban đầu và dự phòng. Để chúng tại chỗ ít nhất một giờ trước khi sự kiện bắt đầu.
Sắp xếp để giải khát và hàng hóa giấy nếu có. Nếu không, hãy chắc chắn rằng, ở mức tối thiểu, nước ngọt có sẵn cho loa chương trình.
Sắp xếp chỗ ngồi cả trong nhà và ngoài trời. Nếu chỗ ngồi không khả thi đối với mọi người vì quy mô khán giả hoặc nơi tổ chức sự kiện, hãy sắp xếp chỗ ngồi nghiêm ngặt cho người tham gia chương trình và các chức sắc khác. Xác định xem sẽ có chỗ ngồi được chỉ định. Nếu vậy, hãy lập một biểu đồ chỗ ngồi để mọi người tham gia vào buổi lễ biết nơi những người tham gia chương trình và các chức sắc khác sẽ được ngồi.
Sắp xếp cho một cái lều nếu cần thiết. Hãy chắc chắn rằng nó đã kết thúc và diễn ra vài giờ trước khi sự kiện được lên lịch bắt đầu.
Sắp xếp cho một hệ thống âm thanh nếu cần thiết. Hãy chắc chắn rằng nó được thiết lập và thử nghiệm trước khi buổi lễ được bắt đầu.
Sắp xếp cho thùng rác, nếu có. Hãy chắc chắn rằng chúng được đặt đúng chỗ trước khi sự kiện bắt đầu.
Đặt tên cho tất cả các chức sắc tham dự sự kiện để có thể dễ dàng xác định chúng. Sắp xếp cho ai đó chào họ khi họ đến và ngồi cho họ.
Đánh dấu trang web đào bằng dây thừng hoặc cờ để cho mọi người biết cụ thể nơi để đi. Sắp xếp một lối đi bằng vải thả bằng nhựa nếu vị trí bị bùn để tránh làm hỏng giày của người tham gia.
Hãy chắc chắn rằng tất cả những người tham gia đào có một chiếc mũ cứng. Xin lưu ý rằng những chiếc mũ như vậy có thể cần thiết cho tất cả những người tham gia nếu buổi lễ diễn ra trong khu vực mũ cứng được chỉ định.
Tiến hành buổi lễ
Hãy chắc chắn rằng tất cả những người tham gia đang ở nơi được chỉ định trước khi buổi lễ bắt đầu. Hãy chắc chắn rằng họ hiểu các thông số của họ và lượng thời gian họ phải nói.
Gọi người tham gia để đặt hàng trước khi buổi lễ bắt đầu. Chào mừng tất cả mọi người đến buổi lễ và giới thiệu diễn giả đầu tiên khi đến lúc bắt đầu. Phác thảo bất kỳ yêu cầu hậu cần như trang web giải khát hoặc vị trí của phòng vệ sinh.
Chụp ảnh sự kiện khi cần thiết. Một lựa chọn khác là sắp xếp để có được các bản sao ảnh được chụp bởi báo chí.
Duy trì dòng chảy của chương trình từ đầu đến cuối. Nếu cần thiết, hãy bước vào và nói chuyện ngay lập tức để giữ cho chương trình đi đúng hướng hoặc để trang trải cho bất kỳ người tham gia bị mất tích nào.
Hãy chăm sóc dọn dẹp một khi sự kiện được kết thúc. Đảm bảo rằng tất cả rác được nhặt và trang web được trả lại tình trạng như trước khi sự kiện bắt đầu.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Danh sách đại diện báo chí địa phương
-
Danh sách đại diện thành phố, quận, tiểu bang và liên bang
-
Lời mời
-
Sợi dây để đánh dấu trang web
-
Xẻng
-
Hardhats cho người tham gia
-
Máy ảnh
-
Đồ trang trí
-
Giải khát
-
Trang web đánh dấu thiết bị
-
Thẻ tên
-
Bàn ghế
-
Bục với hệ thống âm thanh
-
Lều
Lời khuyên
-
Các địa điểm của thành phố Cameron tương ứng với các trang web đột phá. Thời gian duy nhất có thể thay đổi là do quy mô khán giả hoặc điều kiện thời tiết. Có thể không thể có được tất cả mọi người muốn ở đúng nơi vào đúng thời điểm, vì vậy hãy chụp cho một ngày và thời gian đáp ứng lịch trình của những người liên quan. Các nghi thức đột phá thường bao gồm một nghi thức đào của xẻng đất đầu tiên. Chúng cũng có thể bao gồm các nhận xét từ thị trưởng hoặc các quan chức thành phố, tiểu bang hoặc liên bang khác, Phòng Thương mại hoặc lãnh đạo cơ quan phát triển kinh tế và các quan chức từ doanh nghiệp hoặc tổ chức đột phá. Trong hầu hết các trường hợp, tốt nhất là cố gắng làm việc mà không có hệ thống địa chỉ công cộng vì những rắc rối và chi phí liên quan đến việc thiết lập một. Giữ đồ giải khát đơn giản, như bánh và đấm. Hầu hết mọi người tham gia vào sự kiện này đều có lịch trình chặt chẽ và không có thời gian cho các bữa tiệc tự chọn hoặc bữa tối kéo dài. Hãy chắc chắn rằng chúng ở đúng vị trí ít nhất một giờ trước khi sự kiện bắt đầu. Chỉ sử dụng bảng tên nếu cần thiết. Mũ cứng thường có thể được mượn từ ngành công nghiệp địa phương nếu có sẵn tiền để mua. Luôn luôn sẵn sàng để bước vào và làm bất cứ điều gì được yêu cầu để đảm bảo một kết quả thành công. Cảm ơn những người tham gia đã đến bằng lời nói hoặc bằng cách giao tiếp bằng văn bản.
Cảnh báo
Không bao giờ có công chúng trong một khu vực mũ cứng mà không tuân theo giao thức thích hợp như được thành lập bởi chính quyền thành phố, tiểu bang và liên bang.
