Trong nhiều nơi làm việc, các bản ghi nhớ phục vụ như một phương tiện giao tiếp thuận tiện và hiệu quả. Bằng cách trả lời các câu hỏi trong một bản ghi nhớ, thay vì giao tiếp trực tiếp, bạn có thể tăng số lượng công nhân mà câu trả lời của bạn đạt được và cung cấp cho công nhân một tài liệu vật lý hoặc điện tử để tham khảo sau nếu họ quên câu trả lời bạn đưa ra. Để đảm bảo rằng bản ghi nhớ của bạn hiệu quả nhất có thể, hãy định dạng giao tiếp của bạn đúng cách và cẩn thận soạn nó với đối tượng của bạn.
Tạo một tiêu đề ghi nhớ. Bao gồm "Ngày:" theo sau là ngày đầy đủ mà bạn đang gửi bản ghi nhớ của mình, Từ Đến: với lời giải thích về việc bạn đang gửi bản ghi nhớ tới, Từ Từ: tên với tên của bạn và Chủ đề: một mô tả ngắn gọn của chủ đề. Nếu chuẩn bị bản ghi nhớ của bạn qua email, nhóm này có thể sẽ sẵn sàng cho bạn. Nếu gõ ghi nhớ của bạn, đặt tất cả các thông tin này ở đầu ghi nhớ, căn chỉnh bên trái.
Đặt câu hỏi trong dòng chủ đề. Nếu câu hỏi bạn đang giải quyết quá dài, hãy cô đọng nó bằng cách rút ngắn nó thành một cụm từ gồm hai hoặc ba từ có nghĩa. Nếu bạn có kế hoạch giải quyết nhiều hơn một câu hỏi trong bản ghi nhớ của mình, hãy liệt kê chủ đề của các câu hỏi, theo sau là Hỏi & Đáp để thông báo cho nhân viên về nội dung của bản ghi nhớ. Bằng cách đặt câu hỏi này hoặc ký hiệu Q & A trong dòng chủ đề, bạn sẽ giúp nhân viên dễ dàng tìm thấy bản ghi nhớ hơn nếu họ cần tham khảo nó sau này.
Trả lời câu hỏi hoặc câu hỏi chính xác nhưng rõ ràng. Nhân viên muốn câu trả lời cho câu hỏi của họ, không lan man dài dòng. Bằng cách giữ cho câu trả lời của bạn rõ ràng và ngắn gọn, bạn có thể tăng khả năng người đọc có thể hiểu câu trả lời và trả lời hiệu quả cho nó.
Nói với nhân viên rằng họ nên liên hệ nếu họ cần thêm thông tin. Nếu bạn muốn tự mình làm sáng tỏ mọi sự nhầm lẫn liên quan đến các câu hỏi, hãy yêu cầu họ nói chuyện với bạn. Nếu có một bộ phận khác trong doanh nghiệp của bạn phù hợp hơn để trả lời các câu hỏi về chủ đề này, hãy nói với nhân viên của bạn tham khảo một cá nhân cụ thể trong bộ phận này và bao gồm thông tin liên hệ của cá nhân này.
