Lập kế hoạch dự án rất quan trọng vì nó là một phần không thể thiếu trong quá trình lập kế hoạch dự án. Một dự án không thể chạy mà không có kế hoạch dự án. Lập kế hoạch thiết lập các mốc thời gian, phân phối và sẵn có các nguồn lực của dự án, cho dù chúng là nhân sự, hàng tồn kho hoặc vốn. Vì lý do này, bất kỳ dự án nào không có lịch trình là một dự án sẽ phải chịu các vấn đề.
Lập kế hoạch dự án là gì?
Liên quan đến quản lý dự án, lịch biểu dự án được Công ty Boldt định nghĩa là "lịch biểu trong đó các hoạt động dự án được chỉ định thời lượng và được xâu chuỗi theo thứ tự hợp lý". Mỗi hoạt động sẽ bao gồm một sự kết hợp của các nhiệm vụ, cũng như các nguồn lực và ngân sách cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ. Người quản lý dự án phải xác định chiến lược từng hoạt động để đảm bảo rằng dự án di chuyển trơn tru và hợp lý với độ trễ tối thiểu và điểm dừng công việc.
Tại sao lập kế hoạch dự án quan trọng?
Mặc dù lập kế hoạch dự án không phải là một quá trình chính xác, nhưng không có lịch trình dự án sẽ đảm bảo rằng một dự án sẽ thất bại. Lịch trình dự án được sử dụng để ước tính những tài nguyên cần thiết vào thời gian nào và trong bao lâu. Đây là một phần thiết yếu của kế hoạch dự án vì lịch trình đưa ra một hướng dẫn về cách dự án sẽ tiến triển.
Quy trình lập kế hoạch
Thành phần quan trọng trong quá trình lập kế hoạch và lập kế hoạch dự án là kinh nghiệm. Ví dụ, quy trình lập kế hoạch dự án yêu cầu ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Ước tính thời lượng này đòi hỏi đầu vào của một người có kinh nghiệm trong việc hoàn thành từng nhiệm vụ. Trên thực tế, theo Management-Hub.com, độ sâu của "đầu vào có kinh nghiệm" cho mỗi nhiệm vụ trong lịch trình sẽ quyết định liệu lịch trình đó có thật hay không là một danh sách mong muốn. Vì lý do này, đầu vào có kinh nghiệm phải cung cấp cho quá trình lập kế hoạch. Đầu vào có kinh nghiệm này có thể đến từ tài năng nội bộ hoặc tư vấn bên ngoài.
Công cụ lập kế hoạch dự án
Khi tạo lịch trình dự án, nhiều chuyên gia trong ngành sử dụng biểu đồ Gantt. Như GanttChart.com đã nêu, biểu đồ Gantt là "biểu diễn đồ họa về thời lượng của các nhiệm vụ chống lại sự tiến triển của thời gian". Người quản lý dự án và người lập lịch có thể sử dụng biểu đồ để lập kế hoạch và lập biểu đồ cho các nhiệm vụ dự án ở bất kỳ mức độ chi tiết nào họ chọn.
Nơi tìm biểu đồ Gantt
Một số công cụ phần mềm sẵn có có biểu đồ Gantt, bao gồm Microsoft Project, được thiết kế cho các dự án doanh nghiệp quy mô lớn toàn diện và Microsoft Excel, có thể được sử dụng cho các dự án cấp nhỏ hoặc ngay lập tức.
