Mẫu W-2 là một tài liệu thuế thiết yếu cho nhân viên. W-2 ghi lại tiền lương của một nhân viên và các khoản bồi thường khác, các khoản khấu trừ thuế theo biên chế và các thông tin khấu trừ khác phải được báo cáo trên tờ khai thuế. Dịch vụ doanh thu nội bộ cho biết nhân viên nên nhận được mẫu W-2 của họ không muộn hơn ngày 31 tháng 1 để họ có đủ thời gian để chuẩn bị khai thuế.
Hạn chót phân phối W-2
Hạn chót để các nhà tuyển dụng phân phối các mẫu W-2 là ngày 31 tháng 1 - mặc dù IRS cũng nói rằng nhân viên sẽ nhận được chúng trước ngày đó. IRS có thể phạt người sử dụng lao động cho mỗi W-2 muộn, với số tiền tùy thuộc vào việc W-2 được phân phối muộn như thế nào, quy mô của doanh nghiệp và việc vi phạm là cố ý hay vô ý. Người sử dụng lao động có thể yêu cầu gia hạn bằng cách viết thư cho IRS giải thích lý do tại sao cô ấy có thể phân phối W-2 trước hạn chót. Yêu cầu gia hạn phải được gửi đến Chi nhánh Trả về Thông tin của IRS tại Kearneysville, WV. Đánh dấu thư gửi sự chú ý của Điều phối viên Mở rộng Thời gian. Yêu cầu gia hạn phải được gửi trước ngày 31 tháng 1.
Phân phối điện tử W-2
Theo truyền thống, mẫu W-2 được gửi qua thư. Người sử dụng lao động cũng có thể gửi chúng bằng điện tử, cung cấp sự đồng ý của nhân viên và nhận W-2 vào cuối tháng 1. Nhân viên phải được thông báo các yêu cầu về phần cứng và phần mềm để nhận các mẫu W-2 bằng điện tử. Ngoài ra, nhà tuyển dụng phải thông báo cho nhân viên cách thu hồi sự đồng ý nếu họ muốn làm như vậy. Những nhân viên không bầu chọn để nhận W-2 điện tử tiếp tục nhận được các mẫu giấy.
