Nhiệm vụ và trách nhiệm của một bộ phận thanh toán rất khác nhau tùy thuộc vào ngành mà bộ phận đó hoạt động và (các) khách hàng mà nó phục vụ. Tuy nhiên, các bộ phận thanh toán được quản lý tốt và thành công chia sẻ một số hằng số. Ví dụ, một người quản lý thanh toán hiệu quả phải thể hiện các kỹ năng lãnh đạo vững chắc, thể hiện kiến thức làm việc về các bộ sưu tập và thực hành thanh toán và có khả năng thúc đẩy các nhân viên trên cơ sở nhất quán.
Thiết kế một lịch trình thanh toán khả thi để đảm bảo rằng các chu kỳ thanh toán và thanh toán được hoàn thành một cách kịp thời và phù hợp với các tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng. Cung cấp cho nhân viên bản sao các thủ tục chính sách thanh toán và sổ tay công ty để dễ dàng tham khảo.
Giám sát kiểm tra kiểm soát chất lượng. Giám sát giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói giữa nhân viên và khách hàng. Tìm kiếm sự tuân thủ với các bộ sưu tập và thủ tục thanh toán cũng như các ví dụ về các điều chỉnh và xóa nợ được thực hiện đúng.
Thực hiện các khóa đào tạo cho nhân viên về quy trình và tiêu chuẩn của công ty. Cung cấp các kỹ thuật gọi điện lạnh và mềm, mẹo đàm phán và đào tạo phần mềm.
Quản lý báo cáo về các hoạt động thanh toán và thu tiền. Cung cấp cho khách hàng các bản sao không phải bản gốc của các báo cáo như vậy. Đối chiếu thông tin giữa các bộ phận thanh toán khác để ghi lại tài khoản ở một nơi.
Tổ chức các cuộc họp nhân viên thường xuyên. Phân tích khối lượng hoạt động và áp đặt thay đổi khi cần thiết. Giữ tinh thần cao bằng cách thừa nhận các nhân viên cung cấp hiệu suất cao, hiển thị lịch sử liên lạc hiệu quả cho quản lý và theo dõi các nhân viên cũng như truyền đạt ấn tượng tích cực về tổ chức và bộ phận thanh toán.
Lời khuyên
-
Cập nhật hệ thống máy tính của bộ phận thanh toán của bạn khi các công nghệ mới có sẵn.
