Cách bắt đầu kinh doanh dịch vụ thanh toán hóa đơn

Một trong những nhiệm vụ ít được yêu thích nhất trong việc điều hành doanh nghiệp là thanh toán hóa đơn. Nhu cầu theo dõi, quản lý và phục vụ các hóa đơn đến thường làm giảm sự tập trung của chủ doanh nghiệp vào việc xây dựng doanh nghiệp của cô ấy. Do đó, nhiều chủ doanh nghiệp dựa vào dịch vụ thanh toán hóa đơn để quản lý các khoản thanh toán đi của họ. Ngoài việc quản lý thanh toán hóa đơn, dịch vụ thanh toán hóa đơn có thể ngăn chặn các hình phạt thanh toán trễ và thậm chí tiết kiệm tiền cho các hóa đơn bằng cách tận dụng các ưu đãi thanh toán sớm từ các nhà cung cấp.

Chọn một tên cho doanh nghiệp thanh toán hóa đơn của bạn sẽ là duy nhất và đáng nhớ. Lý tưởng nhất, tên doanh nghiệp của bạn nên truyền đạt một số chất lượng tích cực mà bạn muốn liên kết với doanh nghiệp của mình. Ví dụ: "Thanh toán hóa đơn an toàn" có thể đề xuất bảo mật theo cách mà "Dịch vụ thanh toán hóa đơn của Dave" không có.

Đăng ký tên doanh nghiệp mới của bạn với văn phòng Bộ trưởng Ngoại giao. Hoạt động kinh doanh dưới bất kỳ tên nào ngoài tên riêng của bạn yêu cầu Đăng ký Tên hư cấu với Bộ trưởng Ngoại giao. (Xem Tài nguyên 1 để biết danh sách các trang web của Bộ trưởng Ngoại giao trên toàn quốc.)

Ghé thăm tòa thị chính hoặc tòa án quận để lấy giấy phép của nhà cung cấp. Các tiểu bang không có thuế bán hàng, bao gồm Montana, Alaska, Oregon, Delkn và New Hampshire, không yêu cầu giấy phép của nhà cung cấp.

Viết kế hoạch kinh doanh bao gồm mô tả về phạm vi dịch vụ thanh toán hóa đơn mà bạn sẽ cung cấp, tóm tắt về người sẽ sử dụng dịch vụ của bạn, phân tích các doanh nghiệp cạnh tranh, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài chính và ngân sách dự kiến cho ba năm đầu hoạt động của bạn.

Phát triển hệ thống của riêng bạn để theo dõi và thanh toán thay mặt cho khách hàng của bạn hoặc xem xét việc mua phần mềm thanh toán hóa đơn của khách hàng, chẳng hạn như phần mềm thanh toán hóa đơn BillPay hoặc PPS (Xem Tài nguyên). Sử dụng phần mềm làm sẵn sẽ giúp bạn phục vụ khách hàng tốt hơn và cho phép bạn tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng.

Tạo một nơi an toàn nơi bạn sẽ lưu trữ séc, hóa đơn, hồ sơ thanh toán, v.v. của khách hàng, cũng như các báo cáo bạn sẽ cung cấp cho từng người trong số họ. Kiểm tra đặc biệt nên được giữ trong một hộp an toàn hoặc bảo mật bị khóa, và một tủ hồ sơ khóa sẽ giữ an toàn hồ sơ bí mật.

Xác định số tiền bạn sẽ tính cho dịch vụ của bạn. Bạn có thể tiếp cận điều này bằng cách xác định số tiền bạn sẽ kiếm được mỗi tháng và sau đó ước tính số lượng khách hàng bạn sẽ cần để đạt được số đó hoặc bạn có thể liên hệ với các dịch vụ tương tự và hỏi về cấu trúc phí của họ.

Thiết kế một cuốn sách giới thiệu dịch vụ của bạn và mô tả các lợi ích mà bạn phải cung cấp cho khách hàng của mình, chẳng hạn như thanh toán kịp thời, dòng tiền được cải thiện, tránh bị phạt chậm thanh toán và giảm giá thanh toán sớm. Bao gồm thông tin liên lạc, số điện thoại, địa chỉ email, trang web, cũng như các điều khoản bắt đầu và phí liên tục của bạn.

Thiết kế văn phòng phẩm kinh doanh và phong bì sẽ giúp bạn trình bày dịch vụ của bạn một cách chuyên nghiệp nhất có thể. Các chuỗi cung ứng văn phòng lớn như Staples, Office Max hay Office Depot đều có các gói văn phòng phẩm tiêu chuẩn đáp ứng hầu hết nhu cầu của doanh nghiệp.

Gửi thư giới thiệu nhấn mạnh tính bảo mật và tiện lợi của dịch vụ thanh toán hóa đơn của bạn, cùng với một trong những tài liệu quảng cáo của bạn, cho tất cả các doanh nghiệp trong khu vực của bạn có thể là khách hàng tiềm năng. Gửi thư của bạn theo từng đợt nhỏ để có thời gian theo dõi chúng.

Theo dõi thư của bạn với các cuộc gọi điện thoại cá nhân cho mỗi khách hàng tiềm năng. Bạn có thể muốn cung cấp một ưu đãi "không rủi ro" đặc biệt, chẳng hạn như một tháng dịch vụ miễn phí để lôi kéo khách hàng mới thử dịch vụ của bạn.

Sắp xếp với khách hàng mới của bạn như thế nào hóa đơn sẽ được giao cho bạn. Họ sẽ được mang đến cho bạn? Bạn sẽ đón chúng chứ? Hay bạn sẽ đến bưu điện để thu thập chúng?

Đồng hành cùng khách hàng của bạn đến ngân hàng của họ để được thêm làm người ký trên tài khoản kiểm tra của họ. Sau đó yêu cầu danh sách các nhà cung cấp và nhà cung cấp hiện tại từ mỗi khách hàng của bạn cũng như bất kỳ hướng dẫn đặc biệt nào họ có khi bạn nhận được séc của họ.

Cung cấp báo cáo hàng tháng về hóa đơn đã nhận, hóa đơn đã thanh toán và hóa đơn đang chờ xử lý cho mỗi khách hàng của bạn để kế toán của họ có thể được cập nhật và để họ biết chính xác nghĩa vụ nào đã được đáp ứng và còn tồn tại. Lưu ý mọi khoản thanh toán đã tiết kiệm tiền của khách hàng bằng cách thanh toán sớm.