Các doanh nghiệp phải cung cấp cho nhân viên và các hình thức thu nhập của nhà thầu độc lập để khai thuế. Nhân viên nhận được mẫu W-2 và nhà thầu độc lập nhận mẫu 1099-MISC. Các biểu mẫu này yêu cầu tên, địa chỉ và Mã số thuế liên bang, còn được gọi là số An sinh xã hội cho cá nhân và Số nhận dạng người sử dụng lao động cho doanh nghiệp.Ngăn chặn các sự cố nộp đơn tiềm năng cho tất cả các bên bằng cách xác minh thông tin Mã số thuế (TIN) trên các biểu mẫu bạn tạo. Hồ sơ tìm kiếm công khai có các tài nguyên khác nhau để xác nhận chủ sở hữu TIN.
Internal Revenue Service
Tìm kiếm phi lợi nhuận: IRS có một công cụ để tìm kiếm các thực thể phi lợi nhuận được gọi là Tổ chức Miễn trừ Chọn Kiểm tra. Bằng cách nhập TIN, công cụ cung cấp tên phi lợi nhuận và chi tiết địa chỉ được biết cuối cùng. Nó cũng nêu tình trạng miễn thuế, xác định các thực thể đã mất trạng thái phi lợi nhuận. Nhà tuyển dụng sử dụng các chi tiết TIN phi lợi nhuận khi khấu trừ các khoản đóng góp cũng như khi phát hành các mẫu 1099-MISC nếu tổ chức từ thiện được ký hợp đồng dịch vụ.
Vì lợi nhuận và tìm kiếm cá nhân: IRS cũng có dịch vụ đối sánh TIN cho các doanh nghiệp để khớp thông tin thuế cá nhân hoặc doanh nghiệp. Dịch vụ này khớp thông tin TIN với các biến thể tên tiềm năng. Dịch vụ này chỉ hoạt động nếu bạn có tên phù hợp với TIN. Điều này giúp ngăn chặn gian lận của nhân viên hoặc nhà cung cấp cung cấp thông tin không chính xác. Dịch vụ này có sẵn trực tuyến và có kết quả ngay lập tức cho các tìm kiếm lên tới 25 tên. Các tìm kiếm lớn cần 24 giờ để khớp hàng loạt lên tới 100.000 TIN.
Ủy ban giao dịch chứng khoán
Hệ thống EDGAR là tìm kiếm cơ sở dữ liệu được duy trì bởi SEC cho các công ty đã đăng ký huy động từ 1 triệu đô la trở lên. Các công ty dưới ngưỡng này không bắt buộc phải đăng ký. Hệ thống này yêu cầu bên tìm kiếm phải có một số thông tin công ty để tiến hành tìm kiếm. Không có cách nào để tìm kiếm độc quyền dựa trên TIN. Điều này giới hạn hệ thống EDGAR, nhưng nó là một tài nguyên miễn phí có sẵn cho các doanh nghiệp.
Quản trị an ninh xã hội
Dịch vụ xác minh số quản trị an sinh xã hội hoạt động tương tự như hệ thống IRS nhưng chỉ dành riêng cho số An sinh xã hội, phục vụ các cá nhân chứ không phải các thực thể kinh doanh. Một doanh nghiệp có thể xác minh tối đa 10 số với tên hoặc biến thể tên trực tuyến ngay lập tức miễn phí. Nhà tuyển dụng có thể xác nhận thông tin nhân viên trước khi gửi thông tin W-2.
Không phải mọi nhà thầu độc lập đều có một thực thể kinh doanh chính thức được thành lập. Các nhà thầu này đang "kinh doanh như" chủ doanh nghiệp, những người thường sử dụng số An sinh xã hội của riêng họ thay vì một TIN riêng cho mục đích kinh doanh. Dịch vụ xác minh số quản lý an sinh xã hội xác nhận thông tin trong các tình huống này.
Xử lý sự cố thêm
Có thể bị từ chối thuế nếu thông tin TIN không chính xác. Nếu tìm kiếm cơ sở dữ liệu không cung cấp xác minh TIN mong muốn, hãy khắc phục sự cố hồ sơ kinh doanh hiện có. Điều này có thể tốn thời gian, nhưng tỷ lệ thành công tăng với nhiều thông tin hơn.
Bắt đầu với tờ khai thuế cũ và hồ sơ việc làm. Tham chiếu chéo TIN với thông tin nhân viên hoặc nhà cung cấp trước đó. Khớp từng TIN với thông tin được cung cấp trên Mẫu I-9 khi nhân viên hoặc nhà cung cấp được thuê. Gọi cho người kinh doanh hoặc nhà cung cấp và giải thích vấn đề với xác minh. Yêu cầu thông tin cập nhật như bản sao thẻ An sinh xã hội để xử lý lại một cách chính xác.
