Có năm loại cấu trúc tổ chức: hệ thống phân cấp truyền thống, tổ chức phẳng hơn, tổ chức phẳng, chế độ quân chủ và tổ chức holacratic. Một hệ thống phân cấp được thiết lập sao cho có một chuỗi lệnh. Thay vì để tất cả mọi người báo cáo với một ông chủ, nói cách khác, công nhân báo cáo cho người giám sát, họ báo cáo với người giám sát của họ và trên đường dây. Mặc dù có những lợi ích đối với cấu trúc tổ chức phân cấp, nhưng nó có một vài hạn chế, khiến nó không phù hợp với mọi loại hình kinh doanh.
Cơ cấu tổ chức phân cấp là gì?
Hãy nghĩ về một tổ chức phân cấp như một kim tự tháp, với giám đốc điều hành hoặc giám đốc của bạn ở trên cùng, một lớp người quản lý dưới người đó, một lớp công nhân thậm chí còn lớn hơn trong nhóm đó, cho đến cuối cùng, bạn đến lớp dưới cùng của kim tự tháp. Nếu một doanh nghiệp có cấu trúc phẳng, một giám đốc có thể mời mọi nhân viên thảo luận về một dự án sắp tới hoặc lên kế hoạch cho một chiến dịch tiếp thị sắp tới. Trong một hệ thống phân cấp, cùng một giám đốc sẽ gặp đội ngũ quản lý của mình, người sau đó sẽ chuyển thông tin xuống cho nhân viên của họ. Nếu những nhân viên đó cũng là người quản lý, họ sẽ tiếp tục kênh thông tin bằng cách truyền lại những gì họ đã học được. Nếu giám đốc tìm kiếm đầu vào, điều đó cũng có thể được thông qua chuỗi.
Điều tốt nhất về cấu trúc phân cấp là nó phân phối khối lượng công việc đều hơn xuống chuỗi. Một giám đốc điều hành hoặc giám đốc hiện không phải quản lý trực tiếp mọi nhân viên trong tổ chức của mình. Thay vào đó, anh ta có thể tin tưởng cấp dưới của mình để xử lý việc đó, và những cấp dưới đó cũng có thể ủy thác một số nhiệm vụ của họ. Lý tưởng nhất, nhân viên sẽ có một liên hệ trực tiếp hướng dẫn họ khi họ cố gắng làm tốt hơn trong công việc của họ. Thật không may, nó không luôn luôn hoạt động theo cách này. Một sự phá vỡ nhỏ trong chuỗi có thể khiến giao tiếp bị phá vỡ, nhân viên trở nên bất mãn và các nhà quản lý cảm thấy thất vọng.
Mặc dù có thể dễ dàng liên kết một trạng thái phân cấp với một tập đoàn lớn, các nhà lãnh đạo quan tâm đến thiết lập này có thể bắt đầu chuẩn bị ngay từ đầu. Điều này có nghĩa là khi bạn thêm nhân viên, hãy xem xét nơi họ sẽ rơi vào hệ thống phân cấp. Bạn có thể cần một nhà phát triển ứng dụng trước khi bạn cần một người quản lý, nhưng điều đó có nghĩa là bạn sẽ cần phải bắt đầu suy nghĩ về việc thuê một người quản lý để giám sát nhà phát triển đó, cùng với bất kỳ người nào khác bạn thuê trong những năm tiếp theo. Sau đó, bạn có thể từ từ mở rộng đội ngũ lãnh đạo của mình đồng thời bạn thêm các nhân viên cấp thấp hơn.
Bạn đã thắng được chỉ có thể thuê ngoài các hướng dẫn hàng ngày và ra quyết định lớn cho đội ngũ lãnh đạo của bạn. Bạn cũng có thể ủy thác cho các chuyên gia này chăm sóc việc tuyển dụng, sa thải và kỷ luật nhân viên. Nếu bạn thuê một người quản lý có chuyên môn trong lĩnh vực vấn đề của mình, anh ấy sẽ là người giỏi nhất để thuê những người dưới quyền trong chuyên ngành đó. Bạn không chỉ có được những nhân viên tốt hơn theo cách này mà những người quản lý của bạn sẽ đầu tư vào những nhân viên họ chọn, khiến cho nhiều khả năng họ sẽ muốn nuôi dưỡng sự nghiệp của họ.
Biểu đồ tổ chức phân cấp là gì?
Nếu bạn muốn xác định xem tổ chức của mình có phân cấp hay loại khác trong năm loại, tất cả những gì bạn cần làm là xem sơ đồ tổ chức của bạn. Biểu đồ tổ chức phẳng, rộng là dấu hiệu cho thấy bạn không có cấu trúc phân cấp. Đối với hệ thống phân cấp, bạn sẽ muốn đảm bảo cấu trúc dọc, với ít nhân viên báo cáo cho mỗi người quản lý.
Có hai cách để tạo cấu trúc phân cấp: từ trên xuống hoặc từ dưới lên. Nếu bạn chọn cấu trúc từ trên xuống, bạn sẽ đặt phần lớn quyền kiểm soát vào tay những người ở đầu biểu đồ, khiến những vị trí đó có trách nhiệm hơn đối với các quyết định cấp cao. Cấu trúc từ dưới lên có nghĩa là giải phóng những người ở dưới cùng của biểu đồ tổ chức để đưa ra quyết định mà không phải liên tục tra cứu biểu đồ để được hướng dẫn.
Khi nói từ trên xuống hoặc từ dưới lên, sự thật là không có một kích cỡ nào phù hợp với tất cả các nhà cung cấp khi bạn đang cố gắng thiết kế một cấu trúc tổ chức. Biểu đồ tổ chức từ trên xuống thường làm việc cho các doanh nghiệp có nhân viên cấp thấp thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, trần tục. Ví dụ, nếu bạn điều hành một nhà máy sản xuất, bạn có thể cần điều khiển từ trên xuống để những người làm việc trong dây chuyền lắp ráp có hướng dẫn và giám sát công việc họ làm. Văn hóa làm việc bình thường nên nhiều giải thưởng doanh nghiệp ngày nay thường đòi hỏi nhiều hơn về văn hóa từ dưới lên, vì nó mang lại cho nhân viên sự tự do mà họ cần để sử dụng theo ý mình trong cách họ tiếp cận các nhiệm vụ khác nhau. Nó cũng có nhiều khả năng làm cho họ cảm thấy được tham gia, đặc biệt là nếu họ khuyến khích đóng góp cho quá trình ra quyết định.
Mặc dù có nhiều mẫu có sẵn để giúp bạn đạt được cấu trúc phân cấp trong doanh nghiệp của mình, bạn có thể sử dụng bất kỳ phần mềm biểu đồ tổ chức nào để thiết lập biểu đồ phân cấp. Nếu bạn có cổ đông, họ sẽ đứng đầu, với ban giám đốc của bạn nằm ngay bên dưới đó. Giám đốc sẽ ở dưới ban giám đốc, và tại thời điểm đó, biểu đồ sẽ bắt đầu mở rộng. Tất cả các nhà quản lý của bạn sẽ ở bên dưới giám đốc, bao gồm quản lý tiếp thị, quản lý nhóm phát triển ứng dụng, quản lý phát triển kinh doanh, quản lý nhân sự, COO, CTO và bất kỳ trưởng nhóm nào khác. Chúng sẽ đóng vai trò là đỉnh của nhiều silo giới thiệu các nhân viên sẽ làm việc dưới quyền trưởng nhóm đó. Bạn có thể có toàn bộ đội báo cáo cho một nhà lãnh đạo. CTO của bạn có thể quản lý toàn bộ quá trình phát triển ứng dụng, bàn trợ giúp, nhóm quản lý dự án và bảo mật của bạn.
Những lợi thế của cấu trúc phân cấp là gì?
Thời gian là lợi ích lớn nhất của cấu trúc phân cấp. Vì thời gian là một mặt hàng hiếm đối với nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp, đây có thể là một lợi thế nhất định. Khi một doanh nghiệp có cấu trúc phân cấp, thông tin có thể được truyền lại, điều đó có nghĩa là giám đốc của bạn chỉ cần đáp ứng với các báo cáo trực tiếp của chính mình. Những báo cáo trực tiếp sau đó có thể truyền thông tin trên. Nói chung, điều đó cũng có nghĩa là nếu một nhân viên có câu hỏi hoặc mối quan tâm, người đó sẽ đến gặp người giám sát của chính cô ấy, người sau đó có thể chuyển mối quan tâm lên chuỗi nếu cần thiết. Thay vì một cuộc diễu hành hàng ngày của nhân viên trong văn phòng của mình, giám đốc có thể tập trung vào các nhiệm vụ khác, bao gồm phát triển doanh nghiệp.
Một điều tuyệt vời khác về các loại cấu trúc tổ chức này là chúng cho phép mỗi nhà lãnh đạo tập trung vào lĩnh vực chuyên môn của riêng mình. Thay vì phải là một chuyên gia trong mọi lĩnh vực, điều này có nghĩa là các giám đốc có thể tập hợp tất cả các chuyên môn này trong các cuộc họp quản lý thường xuyên. Chẳng hạn, một doanh nghiệp có một đội ngũ kỹ sư, có thể chỉ cần kéo vào đầu nhóm đó để thảo luận về các vấn đề lớn, với đội được giao nhiệm vụ thực hiện các hoạt động hàng ngày giữa các cuộc họp đó.
Ngoài việc mang lại lợi ích cho toàn bộ tổ chức, một cấu trúc phân cấp có thể tạo động lực cho nhân viên. Họ có thể thấy rõ con đường dẫn đến đỉnh cao và phấn đấu cho vị trí đó. Một nhân viên kế toán phải trả cấp nhập cảnh sẽ làm việc dưới một nhóm các nhà lãnh đạo nhân sự, người có thể hướng dẫn cô ấy theo chuyên môn của riêng mình, giúp cô ấy tìm hiểu những gì cô ấy cần biết để một ngày nào đó tiến vào quản lý nhân sự. Nếu cô ấy chọn ở cùng một công ty, con đường sự nghiệp của cô ấy sẽ được đặt ra trước mặt cô ấy. Điều này cũng có lợi cho toàn bộ tổ chức, vì nhân viên có thể chọn ở lại và làm việc theo cách của họ lên các nấc thang sự nghiệp thay vì rời đi để làm việc cho đối thủ cạnh tranh.
Một lợi ích bổ sung của cấu trúc phân cấp là nhân viên có nhiều khả năng hiểu vai trò của họ trong tổ chức. Vì mọi thứ được định nghĩa rất rõ ràng, như có thể thấy rõ trong biểu đồ kinh doanh của org org, họ biết vị trí của họ trong tổ chức và điều đó liên quan đến tất cả các nhân viên khác như thế nào. Họ cũng được hưởng lợi từ một tình bạn đến từ việc làm việc với những người khác có chung chuyên môn. Các nhà lãnh đạo nhóm có thể đóng vai trò là người cố vấn, theo một nghĩa nào đó, và cũng có thể thúc đẩy tình bạn đó bằng cách khuyến khích mọi người cộng tác và giúp đỡ lẫn nhau.
Tương phản điều này với một cấu trúc tổ chức phẳng hơn, khuyến khích sự linh hoạt hơn nhiều nhưng có thể dẫn đến sự nhầm lẫn. Nhân viên có thể không biết chính xác phải làm gì nếu gặp vấn đề. Ngay cả khi một giám đốc hứa hẹn một chính sách mở cửa, thì không phải tất cả nhân viên đều cảm thấy thoải mái khi trực tiếp đến người đứng đầu phụ trách với một khiếu nại dường như nhỏ. Do đó, người lao động có thể cảm thấy như thể họ không có sự hỗ trợ cần thiết trong các hoạt động hàng ngày, điều này có thể dẫn đến tinh thần thấp.
Nhược điểm của cấu trúc phân cấp là gì?
Không phải tất cả mọi thứ về một thiết lập phân cấp là tốt, mặc dù. Một cấu trúc quản lý khuyến khích một chuỗi chỉ huy có thể cảm thấy quá hạn chế, đặc biệt là nếu các nhà lãnh đạo không có kỹ năng trong việc đưa vào các nhà quản lý giỏi thúc đẩy và hướng dẫn nhân viên. Một người quản lý tồi có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng cho một doanh nghiệp, dẫn đến doanh thu tốn kém và danh tiếng vì có môi trường làm việc độc hại. Vì các đánh giá nhân viên tồi có thể ám ảnh một doanh nghiệp trong nhiều năm trực tuyến, điều đó có thể khiến những nỗ lực tuyển dụng trong tương lai trở nên khó khăn.
Một nhược điểm khác là bạn có thể dễ dàng gặp sự cố truyền thông làm hỏng dự án nghiêm trọng. Giám đốc của bạn có thể gặp các nhà quản lý của mình và cung cấp thông tin quan trọng được thiết kế để truyền cho mỗi nhóm. Nhưng nếu ngay cả một người quản lý bỏ qua việc chia sẻ thông tin đó, mọi người sẽ giành được thông tin đầy đủ. Theo thời gian, những thông tin sai lệch có thể tăng lên, dẫn đến lặp lại thời hạn bỏ lỡ và hiểu lầm. Kết quả là ít nhất một hoặc hai nhân viên cảm thấy bị bỏ rơi và thất vọng.
Như nhiều doanh nghiệp tìm thấy khi thời gian cắt giảm ngân sách, một cấu trúc tổ chức phân cấp có thể tạo ra nhiều vị trí không cần thiết làm tốn tiền kinh doanh.Nếu bạn có người quản lý báo cáo cho người quản lý báo cáo cho người quản lý, bạn sẽ thấy rằng một số vị trí tồn tại chỉ để truyền thông tin từ nhóm này sang nhóm khác. Vì mức lương của người quản lý cấp trung không phải là rẻ, bạn có thể thấy rằng bạn đang chi tiêu nhiều tiền hơn mức cần thiết để thuận tiện cho việc có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những thứ khác. Vấn đề này được phóng đại khi một doanh nghiệp phát triển và sơ đồ tổ chức phát triển rộng hơn và dài hơn. Trước khi thiết lập cấu trúc này, hãy tự hỏi nếu nó cần thiết phải có người quản lý trên mỗi bộ phận. Nó có thể bạn có thể thoát khỏi chỉ với một vài người quản lý midlevel và đưa phần còn lại của tiền lương vào công nhân.
Bạn cũng có thể tìm thấy những giọt tinh thần khi nhân viên của bạn cảm thấy bị cô lập với mọi người khác trong tổ chức. Khi bạn hoạt động trong các silo, những người trong một silo có xu hướng bị ngắt kết nối với các silo khác. Điều này có chi phí, đặc biệt nếu bạn có các nhóm có thể hưởng lợi từ việc làm việc cùng nhau. Chẳng hạn, nhóm bán hàng và tiếp thị của bạn có thể giúp đỡ lẫn nhau bằng cách kết hợp phân tích và chiến lược. Nhưng nếu bạn đã khuyến khích họ làm việc độc lập bằng cách thiết lập các phòng ban riêng biệt dưới những người quản lý khác nhau, thì bạn đã giành được sự hợp tác đó. Nếu bạn chọn một cấu trúc phân cấp, điều đó rất quan trọng để theo dõi kết quả trên cơ sở liên tục và quyết định xem nó có hoạt động theo cách bạn dự định ban đầu không.
