Những cải tiến quy trình hiệu quả nhất có sức mạnh để tăng chất lượng và năng suất đồng thời cắt giảm chi phí. Nhiều doanh nghiệp Mỹ đã tìm thấy nguồn cảm hứng từ các chiến lược cải tiến quy trình của Nhật Bản dẫn đến thành công rực rỡ trong vài thập kỷ qua. BP Trends báo cáo rằng các kỹ thuật sản xuất được sử dụng bởi các doanh nghiệp thành công nhất của Nhật Bản bao gồm giảm hoạt động lãng phí, không nhất quán và căng thẳng về thể chất; quy trình đánh lừa; khắc phục sự cố; luân chuyển công nhân thông qua các công việc khác nhau; và khuyến khích cải tiến liên tục.
Động não
Brainstorming là bước đầu tiên tốt để tạo ra ý tưởng, sự tham gia và sáng tạo của nhóm và để xác định các khu vực có vấn đề và giải pháp tiềm năng từ những người trực tiếp tham gia vào mỗi quy trình kinh doanh. Có một người hướng dẫn chỉ đạo phiên động não để đảm bảo sự tham gia tích cực của tất cả các cá nhân trong nhóm. Không cho phép phê bình hoặc thảo luận về các ý tưởng trong khi động não. Ý tưởng là tạo ra một môi trường không có sự chỉ trích để cho phép sự sáng tạo không bị cản trở. Tổ chức các phiên với mục tiêu tìm kiếm các cách cụ thể để cải thiện quy trình kinh doanh.
Ban chỉ đạo
Các cá nhân tham gia vào một bước của một quá trình có thể thấy bức tranh lớn đủ để biết những thay đổi cần thực hiện để cải thiện các quy trình có thể khó khăn. Tổ chức một ban chỉ đạo để kiểm tra và thu thập dữ liệu về tất cả các quy trình trong doanh nghiệp của bạn từ đầu đến cuối. Đối với các doanh nghiệp lớn hơn và phức tạp hơn, nhiều ban chỉ đạo có thể cần thiết để giám sát tất cả các quy trình trong từng bộ phận của doanh nghiệp. Để có hiệu quả, một ban chỉ đạo phải có thẩm quyền để thực hiện các thay đổi trong các quy trình dựa trên dữ liệu họ thu thập được.
Giảm hoạt động lãng phí
BP Trends báo cáo rằng nhiều công ty Nhật Bản thành công sử dụng các chiến lược để giảm bớt hoạt động lãng phí, bao gồm cả sự không nhất quán và căng thẳng về thể chất, làm cơ sở cho cải tiến quy trình. Hoạt động lãng phí phát sinh dưới hình thức làm lại để sửa chữa sai lầm, chờ đợi người khác hành động quá mức và các bước quy trình không cần thiết hoặc quá phức tạp. Xác định và sau đó giảm hoặc loại bỏ sự không nhất quán trong thời gian thực hiện, hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng để cải thiện quy trình kinh doanh của bạn. Phân tích các chuyển động vật lý theo yêu cầu của mỗi công nhân trong một quy trình. Thực hiện các bước để tăng sự thoải mái và giảm căng thẳng để khuyến khích tăng năng suất và sự hài lòng.
Kaizen: Cải tiến quy trình liên tục
Nền tảng của các chiến lược cải tiến quy trình hiệu quả nhất được biết đến ở Nhật Bản là kaizen, có nghĩa là cải tiến quy trình liên tục. Kaizen liên quan đến việc liên tục thực hiện các cải tiến nhỏ có tác động lớn đến hiệu quả quá trình. BP Trends báo cáo rằng các công ty bảo hiểm ô tô thường chờ đợi để nhận được hình ảnh của các phương tiện bị hư hỏng qua thư trước khi xử lý yêu cầu bồi thường. Các công ty đã cải thiện quy trình bằng cách sử dụng máy ảnh kỹ thuật số thay vì máy ảnh phim, giúp giảm thời gian tham gia vào quá trình từ hai đến ba ngày. Tìm kiếm những đổi mới và thay đổi nhỏ sẽ có tác động mạnh mẽ nhất đến quy trình kinh doanh và tiếp tục lặp lại chiến lược.
