Trợ lý hành chính và thư ký câu lạc bộ có thể lưu trữ biên bản cuộc họp theo nhiều cách khác nhau. Tốt nhất là có cả bản điện tử và bản cứng để người ta có thể dùng làm bản sao lưu cho bản kia nếu một bản sao bị mất hoặc vô tình bị hủy hoại.
Lưu tệp điện tử
Lưu số phút họp trên máy tính của bạn ở cùng địa điểm khi tổ chức của bạn có cuộc họp. Đặt cho nó một tên tệp tương tự mỗi lần để dễ dàng xác định vị trí tệp chính xác bạn cần trong tương lai. Ví dụ: bạn có thể đặt tiêu đề cho các cuộc họp hội đồng phi lợi nhuận trong vài phút họp Board Board_Minutes_21 tháng 4 năm 2011, và sau đó vào tháng tới hãy lưu lại với tên là Board Board_Minutes_20 tháng 5 năm 2011. Nếu bạn có các loại cuộc họp khác nhau để theo dõi số phút. Người ta có thể được gắn nhãn Cuộc họp hội đồng quản trị và một cuộc họp nhân viên khác, và cả hai đều được lưu trong thư mục Cuộc họp trên đường trên máy tính của bạn.
Lưu trữ trực tuyến
Lưu số phút của bạn bằng cách sử dụng dịch vụ lưu trữ tài liệu trực tuyến. Các dịch vụ này thường tính phí, nhưng nếu máy tính hoặc máy chủ của bạn gặp sự cố, bạn có thể truy cập Internet từ một vị trí khác và truy xuất các tệp của mình.
Giá cả
Các công ty lưu trữ trực tuyến có thể cung cấp thời gian dùng thử miễn phí để bạn kiểm tra sản phẩm của họ. Ví dụ, LiveDrive cung cấp bản dùng thử miễn phí hai tuần và tính phí 6,95 đô la mỗi tháng cho một máy tính dự phòng và 16,95 đô la mỗi tháng cho tối đa ba máy tính để sao lưu trực tuyến, kể từ tháng 4 năm 2011. Cả hai gói đều có băng thông không giới hạn (số tiền bạn có thể tải lên và tải về). Voi Drive có bản dùng thử miễn phí 15 ngày. Nó cung cấp một gói riêng với dung lượng lưu trữ lên tới 100 GB cho 2 máy tính với giá 9,95 đô la mỗi tháng hoặc 99,50 đô la mỗi năm. Gói gia đình bao gồm tối đa năm thiết bị, có dung lượng lưu trữ lên tới 500 GB với giá 19,95 đô la mỗi tháng, hoặc 199,50 đô la mỗi năm.
Bản sao cứng
In ra một bản sao của biên bản cuộc họp. Đặt các vạch chia được dán nhãn theo tháng và năm của các cuộc họp trong một cuốn sổ. Chèn bản sao biên bản vào phần tháng và năm chính xác. Khi chất kết dính của bạn đầy, dán nhãn cột sống với năm phút trong và bắt đầu một chất kết dính mới. Cân nhắc giữ hai bản cứng của biên bản cuộc họp của bạn được lưu trữ ở hai địa điểm trong trường hợp có điều gì đó xảy ra với một trong số chúng.
