Nếu bạn đang có kế hoạch bắt đầu một trung tâm cuộc gọi, bạn có thể bỏ qua một cách an toàn đề xuất lâu đời rằng vị trí là tất cả. Bởi vì liên hệ duy nhất của bạn với khách hàng - hoặc hầu hết trong số họ dù sao - sẽ không bao giờ đến thăm bạn trực tiếp, không gian đầy đủ quan trọng hơn địa điểm. Cơ sở hạ tầng và yêu cầu lưu trữ dữ liệu cũng là những cân nhắc quan trọng. Ngoài ra, vì môi trường làm việc có thể trở nên khá ồn ào, bố trí vật lý không chỉ tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên của bạn mà còn giảm tiếng ồn.
Yêu cầu quay phim vuông
Công ty Thiết kế Phản hồi - chuyên về thiết kế trung tâm cuộc gọi - thảo luận về các yêu cầu về không gian theo "diện tích mỗi mét vuông", khuyên bạn nên cho phép 125 đến 150 feet vuông mỗi ghế. "Số cảnh quay vuông này áp dụng cho tất cả các nhu cầu chung, không chỉ cho hình khối," Ghi chú Thiết kế. Đối với không gian tủ, nó trích dẫn một trung tâm cuộc gọi nơi mỗi đại diện dịch vụ khách hàng được cung cấp một tủ có diện tích 33 feet vuông. Kết hợp những trọng tâm đó, nếu bạn có kế hoạch bắt đầu với 10 điện thoại, bạn sẽ cần khoảng 330 feet vuông cho các hình khối và thêm từ 920 đến 1.170 feet vuông cho phòng họp, phòng vệ sinh và lưu trữ dữ liệu.
Xác định yêu cầu cơ sở hạ tầng
Làm việc với một nhà tư vấn viễn thông kinh doanh để xác định nhu cầu cơ sở hạ tầng. Hệ thống dây điện nội bộ, hệ thống điện thoại và yêu cầu băng thông là một trong những cân nhắc quan trọng nhất. Ví dụ: quyết định xem các đường dây điện thoại truyền thống chuyển mạch tiêu chuẩn hoặc Giao thức thoại qua Internet là lựa chọn tốt nhất. Nếu bạn chọn VoIP, hãy kiểm tra xem liệu một trang web tiềm năng đã được thiết lập cho dịch vụ mạng cáp quang chưa và liệu bạn có thể xây dựng chi phí cho bất kỳ sửa đổi bắt buộc nào trong thanh toán cho thuê hay bạn có cần trả trước các chi phí này không. Băng thông đề cập đến tốc độ truyền dữ liệu, từ đó xác định cả tốc độ và hiệu quả của các kết nối Internet của bạn.
Tối ưu hóa môi trường lưu trữ dữ liệu
Để đảm bảo thời gian và độ tin cậy của hệ thống, hãy lắp đặt thiết bị dữ liệu trong phòng kín được trang bị hệ thống điều hòa không khí và thiết bị theo dõi độ ẩm riêng biệt. Avtech Software, Inc., một công ty chuyên về kiểm soát nhiệt độ và môi trường của trung tâm dữ liệu, khuyến nghị nhiệt độ phòng xung quanh là từ 68 độ đến 75 độ F, và độ ẩm tương đối từ 45% đến 55%.
Mua phần mềm và thiết bị
Trong cuốn sách của mình, Bộ dụng cụ đào tạo Trung tâm cuộc gọi của Comdex Call, tác giả và doanh nhân Vikas Gupta khuyến nghị rằng tất cả các trung tâm cuộc gọi mới đều bắt đầu với năm công nghệ cơ bản. Chúng bao gồm kết nối Internet, nhà phân phối cuộc gọi tự động, hệ thống phản hồi bằng giọng nói tương tác, tích hợp điện thoại máy tính và các công cụ liên hệ với khách hàng. Nếu bạn tập trung vào các cuộc gọi đi, bạn cũng sẽ cần phần mềm quay số dự đoán. Mỗi đại lý cũng sẽ cần một máy tính và tai nghe. Giá cho phần mềm và thiết bị khác nhau đáng kể, vì vậy hãy so sánh cửa hàng và nhận ít nhất ba báo giá trước khi đưa ra quyết định mua.
Giảm thiểu tiếng ồn
Điện thoại đổ chuông, các cuộc trò chuyện liên tục và thiết bị điều hành đều góp phần vào một môi trường làm việc ồn ào. Điều này làm cho quy hoạch sàn, bố trí và thiết kế máy trạm để giảm tiếng ồn quan trọng. Các tùy chọn để thực hiện việc này bao gồm sắp xếp các máy trạm thay vì nhóm các tác nhân lại với nhau, thêm bảng điều khiển âm thanh giữa các máy trạm, xây dựng một hoặc hai văn phòng riêng để sử dụng cho các cuộc họp và cuộc gọi yêu cầu máy in riêng tư và máy in và máy sao chép khỏi máy trạm. Thực vật và đồ nội thất mềm, giảm tiếng ồn như rèm, thảm, đệm và ghế đệm có thể làm giảm tiếng ồn hơn nữa.
