Nhân viên tiếp tân thành công có thể quản lý duyên dáng nhiều nhiệm vụ đồng thời tạo ấn tượng đầu tiên tích cực về công ty của họ cho khách, khách và nhân viên tiềm năng. Cho dù bạn làm việc trong một công ty dịch vụ chuyên nghiệp nhỏ hoặc một tập đoàn đa quốc gia lớn, các kỹ năng tổ chức phù hợp có thể là chìa khóa để duy trì một bàn tiếp tân hiệu quả. Các ý tưởng tổ chức lễ tân tốt nhất đơn giản hóa các nhiệm vụ thường xuyên và làm cho khách sạn hiệu quả hơn.
Hướng dẫn tham khảo nhanh
Tạo hướng dẫn tham khảo nhanh cho thông tin thường xuyên như số thường được gọi, số văn phòng và danh sách mở rộng điện thoại. Ép các hướng dẫn này để làm cho chúng dễ dàng xử lý và tham khảo nhanh chóng. Đặt các hướng dẫn này trong một tệp có tổ chức khi không sử dụng. Xem xét có thêm bản sao của các hướng dẫn này để cung cấp theo yêu cầu. Những hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiệu quả hơn và có thể giúp tăng tốc các tác vụ thông thường như chuyển cuộc gọi.
Các cuộc hẹn chính
Lập danh sách khách truy cập dự kiến trong ngày theo thời gian hẹn. Đặt tên của người đó và người mà bạn nên thông báo khi họ đến. Danh sách này sẽ cho phép bạn tùy chỉnh các tuyên bố chào mừng của bạn cho khách truy cập. Ví dụ, khi một vị khách đến, bạn có thể nói: "Chào mừng, ông Smith. Bà Epps rất vui mừng về cuộc họp của bạn." Kiểu chào này làm cho khách cảm thấy được chào đón nhiều hơn và có thể giúp cải thiện kết quả cuộc họp của mình. Sự chào đón tùy chỉnh này đặc biệt hữu ích cho các cuộc phỏng vấn nhân viên. Nếu một nhân viên tiềm năng cảm thấy được chào đón, cô ấy sẽ thoải mái hơn cho cuộc phỏng vấn của mình và sẽ có cái nhìn thuận lợi hơn khi làm việc cho công ty.
Lịch nghỉ
Đảm bảo bạn có bản sao lưu thích hợp để trang trải nhiệm vụ khi bạn nghỉ hoặc có những ngày ốm. Tạo "bảng cheat" phác thảo các nhiệm vụ và chức năng cơ bản có thể được trao cho bất kỳ ai đang điền vào cho bạn. Xem xét việc tạo một lịch trình chính thức xoay vòng nhiệm vụ bảo hiểm giữa các bộ phận khác nhau trong công ty của bạn. Hệ thống luân chuyển này sẽ giúp bạn tiếp xúc nhiều hơn với nhiều bộ phận của doanh nghiệp, giúp bạn dễ dàng đặt câu hỏi hơn trong tương lai.
Sổ lưu niệm công ty
Tạo một sổ lưu niệm của công ty làm nổi bật những câu chuyện tin tức tích cực và các hoạt động của công ty. Thủ công những cuốn sách này khi bạn có thời gian chết và đặt chúng trong khu vực chờ của bạn để khách truy cập xem xét. Những cuốn sách này sẽ cung cấp một cách xây dựng để khách truy cập vượt qua thời gian trong khi họ đang chờ cuộc hẹn và có thể giúp họ làm quen với công ty của bạn cùng một lúc. Bằng cách giữ khách của bạn ở lại, bạn sẽ có thể tập trung vào các nhiệm vụ và cuộc gọi điện thoại khác, điều này làm tăng hiệu quả tổ chức của bạn.
Giải khát
Giữ đồ giải khát trong tầm tay dễ dàng tại bàn tiếp tân của bạn. Lắp đặt tủ lạnh nhỏ để lưu trữ đồ uống lạnh dưới bàn làm việc hoặc trong khu vực chờ. Có một máy pha cà phê một tách trong tầm tay, cùng với các sản phẩm cà phê tiêu chuẩn như đường và kem. Đặt một khay bánh nướng trên quầy tiếp tân của bạn, hoặc một bát kẹo cứng. Khi có những đồ giải khát này gần, bạn có thể cung cấp sự tiếp đón nồng hậu cho khách của công ty mà không cần phải rời khỏi khu vực tiếp tân.
