Không có doanh nghiệp là quá nhỏ cho một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho. Mặc dù vậy, các tùy chọn như một hệ thống điện tử tích hợp là không cần thiết cũng không hiệu quả về chi phí. Mặt khác, việc cân bằng giữa việc có quá nhiều và quá ít hàng tồn kho có thể khó khăn với một hệ thống thủ công. Nếu điều này mô tả doanh nghiệp của bạn, sử dụng bảng tính Excel để theo dõi hàng tồn kho có thể là một sự thay thế hiệu quả về chi phí. Mặc dù Excel có thể tự động hóa mọi thứ, nhưng các công thức và quy tắc định dạng có điều kiện có thể giúp bạn tính toán mức tồn kho trong tay và hỗ trợ đặt hàng tồn kho chính xác và kịp thời.
Tạo bảng tính hàng tồn kho cơ bản
Tạo bảng tính từ đầu hoặc tải xuống mẫu theo dõi hàng tồn kho miễn phí từ trang web Microsoft Office tại office.microsoft.com. Đối với một hệ thống đơn giản, bảng tính 11 cột sẽ hoạt động cho các tác vụ theo dõi hàng tồn kho. Tạo nhãn cột cho ID hàng tồn kho, tên sản phẩm, mô tả, đơn giá, số lượng trong kho, các mặt hàng được bán, số lượng hiện tại, mức sắp xếp lại và nhãn cột để xác định các mặt hàng đã ngưng. Bạn sẽ cần điền vào bảng tính với thông tin hiện tại, vì vậy đây cũng có thể là thời điểm tốt để tiến hành kiểm kê vật lý.
Làm thế nào nó hoạt động
Nhập dữ liệu hàng tồn kho hiện tại vào tất cả trừ các mặt hàng được bán, số lượng hiện tại và các cột đã ngưng. Cột các mục bị gián đoạn đóng vai trò thay thế cho việc xóa thông tin khỏi bảng tính khi các mục không khả dụng. Khi bạn cập nhật bảng tính bằng cách nhập dữ liệu đã bán, một công thức sẽ tính toán số lượng hiện có trong tay. Nếu các mức số lượng hiện tại bằng hoặc nhỏ hơn mức sắp xếp lại, màu nền trong cột số lượng hiện tại sẽ cảnh báo bạn sắp xếp lại bằng cách thay đổi màu.
Tạo công thức số lượng hiện tại
Nhập một số lượng trong kho trừ đi các mặt hàng được bán trong cột số lượng hiện tại. Để tạo nó, bấm vào ô đầu tiên dưới nhãn cột số lượng hiện tại và nhập dấu bằng. Tiếp theo, nhấp vào ô đầu tiên dưới số lượng trong nhãn chứng khoán, nhập dấu trừ, nhấp vào ô đầu tiên bên dưới nhãn được bán và nhấn "enter". Ví dụ: công thức có thể xuất hiện dưới dạng Mạnh = E3-F3. Để mở rộng công thức, nhấp vào ô, đặt con trỏ chuột lên góc dưới bên phải của ô để con trỏ giống với hình chữ thập. Giữ nút chuột trái xuống và kéo xuống dưới cùng của bảng tính.
Nhập quy tắc sắp xếp lại
Thay đổi màu nền của ô số lượng hiện tại thành màu đỏ để thông báo cho bạn khi nó sắp xếp lại thời gian sắp xếp lại. Để thực hiện việc này, nhấp vào ô đầu tiên bên dưới nhãn cột số lượng hiện tại, chọn định dạng có điều kiện có điều kiện khác nhau từ ruy-băng Excel, chọn "tô sáng tùy chọn ô" và chọn hình chữ nhật ở giữa. Trong hộp thoại mở ra, nhập số 5 vào hộp văn bản đầu tiên, nhập số 0 vào hộp văn bản thứ hai và chọn màu đỏ ánh sáng màu đỏ lấp lánh từ hộp thả xuống. Mở rộng quy tắc bằng cách kéo qua tất cả các ô trong cột giống như bạn đã làm với công thức.
