Các tập đoàn được yêu cầu soạn thảo các quy định trong quá trình khởi động đặt ra các quy trình quản lý chung cho công ty. Nội quy thường thiết lập số lượng thành viên hội đồng quản trị tối đa có thể ngồi trong ban giám đốc của tập đoàn, thời gian mỗi người có thể phục vụ và quá trình thêm hoặc thay thế thành viên. Khi các quy định được ban giám đốc ban đầu phê chuẩn, các quy định của họ chỉ có thể được thay đổi bằng sửa đổi, thông qua các thủ tục sửa đổi được nêu trong quy định hoặc theo đa số phiếu.
Tham khảo quy định của tập đoàn để xác định các quy trình quản lý thành phần hội đồng quản trị. Nếu ít thành viên hiện đang ngồi trên bảng hơn quy định ủy quyền, hãy làm theo giao thức đề cử và bỏ phiếu được thiết lập bởi quy định để thêm thành viên mới. Quy định điển hình sẽ yêu cầu một thành viên hội đồng tiềm năng được đề cử và hiệu đính bởi hội đồng hiện tại, mà các thành viên sau đó sẽ bỏ phiếu về ứng cử. Thành viên mới có thể được thêm vào ban giám đốc nếu đa số thành viên hiện tại bỏ phiếu ủng hộ.
Đề xuất sửa đổi các quy định nếu hội đồng quản trị hiện đang ở số lượng thành viên tối đa được phép. Một sửa đổi nên được lưu hành trước một cuộc họp của hội đồng quản trị, thảo luận tại cuộc họp và bỏ phiếu. Nếu đa số thành viên hội đồng quản trị đồng ý với thay đổi, sửa đổi sẽ được phê chuẩn và giám đốc mới xử lý theo các thủ tục thông thường. Một số công ty yêu cầu thay đổi quy định phải được đa số cổ đông phê chuẩn thay vì đa số hội đồng quản trị, trong trường hợp đó, vấn đề sẽ phải được thêm vào chương trình họp đại hội đồng cổ đông và bỏ phiếu tại đó.
Trình bày ứng cử của giám đốc tiềm năng cho hội đồng quản trị hiện tại và bỏ phiếu về vấn đề này nếu công ty không áp dụng quy định. Một số tập đoàn hoạt động mà không có quy định. Mặc dù điều này là không đúng đắn và đi ngược lại quy chế thành lập công ty ở hầu hết các tiểu bang, nhưng không có cơ quan quản lý nào kiểm tra xem liệu một công ty có thực sự đưa ra quy định bằng văn bản hay không. Một hội đồng có thể chỉ cần bỏ phiếu để thêm một thành viên mới khi không có thủ tục kiểm soát nào tồn tại.
Tưởng niệm việc bổ sung giám đốc mới trong hồ sơ công ty. Có thư ký hội đồng bao gồm kết quả bỏ phiếu và các chi tiết thích hợp của cuộc thảo luận kiểm tra ứng cử viên trong biên bản cuộc họp hội đồng. Thêm thông tin liên lạc của giám đốc và sơ yếu lý lịch vào hồ sơ nhân sự của tập đoàn. Điều chỉnh lịch sử hội đồng chính thức để lưu ý ngày bổ sung trong trường hợp có vấn đề pháp lý trong tương lai và tập đoàn phải tham khảo lại những người đang ngồi trên bảng vào một thời điểm cụ thể. Thay đổi tất cả các thông tin liên lạc công cộng liệt kê các thành viên hội đồng hiện tại.
Lời khuyên
-
Cân nhắc việc thành lập một ban cố vấn thay cho việc thêm thành viên vào ban giám đốc hoặc sửa đổi các quy định. Một ban cố vấn thu hút những người ủng hộ mà không bắt buộc họ phải giám sát các công việc của tập đoàn. Nó có thể được biên chế mà không tuân thủ các thủ tục cần thiết cho các thành viên của ban giám đốc dưới quy định. Thành viên hội đồng tư vấn có thể hữu ích cho công ty như các thành viên hội đồng quản trị thông thường.
