Một hệ thống tổ chức, khá đơn giản, là cách một công ty được thành lập. Một cấu trúc tổ chức tốt đưa ra cả hệ thống phân cấp và luồng giao tiếp trong một công ty. Điều quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, bất kể quy mô của nó là gì, để thực hiện một hệ thống tổ chức. Có nhiều lợi ích để có một cơ cấu tổ chức được xác định rõ, bao gồm cải thiện hiệu quả, năng suất và ra quyết định. Mỗi cấu trúc có điểm mạnh và điểm yếu của nó. Cuối cùng, những ưu và nhược điểm này phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp bạn điều hành, ngành nghề của bạn, quy mô tổ chức của bạn và các yếu tố khác. Điều quan trọng là phải xem xét mọi loại hệ thống tổ chức trước khi quyết định cái nào phù hợp với công ty của bạn.
Hệ thống tổ chức là gì?
Một hệ thống tổ chức là cấu trúc của cách tổ chức được thiết lập. Cấu trúc đó xác định cách mỗi bộ phận của một doanh nghiệp được thiết lập, hệ thống phân cấp của ai báo cáo cho ai và cách truyền thông trong toàn tổ chức. Bị phá vỡ hơn nữa, một cấu trúc tổ chức xác định cách mỗi vai trò trong một tổ chức hoạt động. Với một cấu trúc tổ chức được xác định rõ ràng, tất cả các nhân viên đều biết những gì được mong đợi ở họ và họ báo cáo cho ai. Chủ doanh nghiệp nên suy nghĩ lâu dài và chăm chỉ về việc lựa chọn hệ thống nào, vì mỗi tổ chức có nhu cầu riêng biệt. Một cơ cấu tổ chức phù hợp với một công ty sẽ không phù hợp với một công ty khác.
Ví dụ về hệ thống tổ chức trong kinh doanh
Có bốn loại cấu trúc tổ chức chính: chức năng, phân chia, ma trận và căn hộ. Mỗi hệ thống có các tính năng độc đáo.
Cơ cấu tổ chức chức năng: Một cấu trúc tổ chức chức năng là một hệ thống phân cấp truyền thống. Nhiều công ty, đặc biệt là các tập đoàn lớn hơn, theo cấu trúc chức năng. Hệ thống này có một số bộ phận chuyên ngành như tiếp thị, tài chính, bán hàng, nguồn nhân lực và hoạt động. Sau đó, một quản lý cấp cao giám sát tất cả các bộ phận chuyên môn. Luồng báo cáo là rõ ràng. Mỗi nhân viên báo cáo cho cấp cao của họ, bao gồm cả trưởng phòng, người báo cáo cho quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao giám sát toàn bộ cấu trúc. Bởi vì công ty vẫn được chia thành các bộ phận chuyên biệt, nhân viên cũng có xu hướng trở thành chuyên gia. Điều này gây ra một con đường rõ ràng cho sự thúc đẩy và tăng trưởng. Tuy nhiên, các bộ phận có thể gặp khó khăn khi giao tiếp với nhau. Bởi vì tất cả các phòng ban báo cáo lên trên, có rất ít giao tiếp theo chiều ngang giữa họ, để lại không gian nhỏ cho suy nghĩ toàn diện, toàn công ty, ngoại trừ ở cấp quản lý cao nhất. Điều này làm cho hệ thống tổ chức chức năng chậm thích ứng với thay đổi.
Cơ cấu tổ chức bộ phận: Một cấu trúc tổ chức bộ phận chia doanh nghiệp thành các nhóm dựa trên các dự án mà nhân viên đang làm việc. Hệ thống này bao gồm nhiều loại nhóm khác nhau, bao gồm cả pháp lý, quan hệ công chúng, nghiên cứu và phát triển kinh doanh. Hơn nữa, các đội được tạo ra xung quanh các dự án cụ thể. Ví dụ, một công ty dược phẩm có thể có các nhóm riêng biệt dành riêng cho từng loại thuốc họ sản xuất. Mỗi nhóm dự án có một giám đốc hoặc phó chủ tịch và thực hiện một mức độ tự chủ nhất định trong tổ chức. Cấu trúc bộ phận cho phép nhân viên làm quen sâu sắc với công việc nhóm của họ. Tuy nhiên, các bộ phận thường không biết những gì các đội khác đang làm và không liên lạc với nhau. Nhân viên có thể không thể làm việc hiệu quả giữa các bộ phận khi cần thiết. Cuối cùng, hệ thống này có thể là thách thức để quản lý do cấu trúc dàn trải của nó.
Cơ cấu tổ chức ma trận: Một hệ thống ma trận là sự giao thoa giữa cấu trúc chức năng và cấu trúc phân chia. Từ quan điểm mắt chim, doanh nghiệp được thiết lập trong một cấu trúc chức năng, với một hệ thống phân cấp truyền thống và phân chia chuyên ngành. Tuy nhiên, khi bạn nhìn vào các bộ phận đó gần nhau, chúng sẽ được thiết lập trong một cấu trúc tổ chức bộ phận. Điều này có nghĩa là họ được chia thành các dự án và các nhóm nhỏ hơn. Kiểu ma trận của cấu trúc tổ chức khá phức tạp và đòi hỏi nhiều kế hoạch, chưa kể các hệ thống truyền thông mạnh mẽ trong toàn tổ chức. Tuy nhiên, khi cấu trúc ma trận hoạt động tốt, nó sẽ loại bỏ rất nhiều vấn đề nảy sinh với các tổ chức chỉ phân chia hoặc chức năng. Giao tiếp có thể đi đến đúng người, giúp tăng năng suất và suy nghĩ toàn diện. Hơn nữa, nhân viên được tiếp xúc với các phòng ban và dự án khác, khuyến khích hợp tác chéo. Mặt khác, cấu trúc ma trận có thể nhanh chóng gây nhầm lẫn cho nhân viên khi có quá nhiều người quản lý và nó không rõ ràng phải báo cáo cho ai.
Cơ cấu tổ chức phẳng: Cơ cấu tổ chức phẳng làm phẳng phần lớn hệ thống phân cấp và cho phép nhân viên tự chủ hơn trong công việc. Thông thường, các tổ chức phẳng được chia thành các nhóm tạm thời, mặc dù họ thường không có cấu trúc chính thức. Vẫn còn một số động lực từ trên xuống trong một hệ thống phẳng. Thông thường, có ít nhất một số lãnh đạo cấp cao chỉ đạo tàu. Tuy nhiên, hệ thống này được khẳng định là phá vỡ cấu trúc phân cấp truyền thống của các doanh nghiệp. Nhiều công ty khởi nghiệp và công nghệ có xu hướng hướng tới một tổ chức phẳng, vì nó khuyến khích sự đổi mới và đầu vào của nhân viên. Suy nghĩ là khi nhân viên không bị cuốn theo băng đỏ, họ sẽ suy nghĩ thoải mái và tạo ra những ý tưởng mới mẻ, sinh lợi. Điều này làm tăng sự giao tiếp giữa các đội và loại bỏ một số vấn đề giao tiếp có thể xảy ra khi các thông điệp truyền lên cấu trúc từ trên xuống. Thật không may, một hệ thống phẳng rất khó để duy trì khi một công ty phát triển và nhu cầu về các hệ thống truyền thông có cấu trúc chặt chẽ hơn xuất hiện. Hơn nữa, nhân viên trong một tổ chức phẳng có thể trở nên quá tải với việc thực hiện quá nhiều nhiệm vụ khác nhau và không có nhiều chỗ để phát triển hoặc được thăng chức.
Tại sao doanh nghiệp cần hệ thống tổ chức
Hệ thống tổ chức rất quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Có một cấu trúc vững chắc, được xác định rõ ràng sẽ xóa bỏ sự nhầm lẫn và đưa ra các quy trình đơn giản để nhân viên tuân theo. Mỗi công nhân nên biết chính xác những người họ báo cáo. Không có một số loại phân cấp hoặc cấu trúc tại chỗ, một nơi làm việc có thể trở nên hỗn loạn. Nhân viên có thể không hiểu ai chịu trách nhiệm cho việc gì, khiến những thứ quan trọng rơi vào vết nứt. Một cấu trúc tổ chức vững chắc sắp xếp hợp lý một công ty và giữ tất cả mọi người trên cùng một trang.
Một hệ thống tổ chức đặt mỗi người vào đúng vị trí của họ, có thể đóng góp một phần của họ cho công ty. Có một hệ thống cải thiện hiệu quả tổng thể, nâng cao năng suất và cung cấp sự rõ ràng cho mọi người trong tổ chức. Mỗi bộ phận có thể làm việc tốt hơn khi vai trò được xác định rõ ràng và mục tiêu được chia sẻ. Hơn nữa, hệ thống tổ chức phù hợp có thể cải thiện việc ra quyết định, khi thông tin chảy khắp tổ chức. Các nhà quản lý cấp trên có thể thu thập thông tin từ tất cả các bộ phận, giúp họ hiểu rõ hơn về toàn bộ hoạt động của một công ty.
Một hệ thống tổ chức vững chắc giúp loại bỏ nhiều vấn đề kinh doanh, bao gồm cả sự trùng lặp trong công việc và xung đột giữa các vị trí. Nếu một doanh nghiệp đã được cân nhắc kỹ lưỡng, mỗi nhân viên có một vai trò riêng biệt và các vai trò không trùng lặp với nhau. Không có runaround nào mà không ai chắc chắn ai chịu trách nhiệm cho một nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể. Bởi vì điều này, sự hợp tác được tăng lên và nhân viên cảm thấy tự hào về công việc của họ. Công nhân tránh sự thất vọng của việc có vai trò và mục tiêu thay đổi liên tục. Họ có thể tập trung vào những gì họ làm tốt nhất.
Chọn hệ thống tổ chức phù hợp có thể đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn dựa trên sản phẩm, cấu trúc ma trận hoặc phân chia có thể sẽ lý tưởng. Đây là các cấu trúc dựa trên dự án tập trung vào các nhóm chuyên ngành. Mặt khác, các công ty khởi nghiệp nhỏ có thể xem xét một cấu trúc phẳng để cho phép tất cả nhân viên đóng góp các kỹ năng và chuyên môn của họ mà không có sự phân cấp can thiệp.
Ví dụ về các doanh nghiệp có hệ thống tổ chức
Ví dụ về hệ thống chức năng: Các hệ thống tổ chức chức năng trong lịch sử đã được sử dụng bởi quân đội, các trường đại học và các tổ chức chính phủ. Trong những năm qua, hệ thống phân cấp chức năng đã trở nên ít phổ biến hơn, và nhiều tổ chức đã rời xa chúng. Tuy nhiên, chúng vẫn được sử dụng bởi một số doanh nghiệp. Một ví dụ về cách sử dụng loại hệ thống tổ chức này là trong môi trường nhà máy truyền thống. Người quản lý nhà máy giám sát các bộ phận khác nhau của nhà máy, mỗi bộ phận chuyên biệt. Mỗi bộ phận có người quản lý riêng, tất cả đều báo cáo trực tiếp cho người quản lý nhà máy giám sát. Một ví dụ khác có thể là một cửa hàng bán lẻ. Một quản lý cửa hàng giám sát các hoạt động từ đỉnh của kim tự tháp. Dưới đây là các phòng ban khác nhau. Có lẽ có một cho hàng tồn kho, một cho dịch vụ khách hàng và một cho tiếp thị và khuyến mãi. Mỗi người có người giám sát riêng, và tất cả báo cáo cho tổng giám đốc.
Ví dụ về hệ thống phân chia: Hệ thống phân chia phổ biến với các tập đoàn lớn, đa quốc gia. Ví dụ, Johnson & Johnson có cấu trúc phân chia. Mỗi thương hiệu Johnson & Johnson, hoạt động như một công ty riêng, với sự lãnh đạo và cơ cấu nội bộ riêng. Tất cả những thương hiệu báo cáo cho công ty mẹ. Một ví dụ khác về cơ cấu tổ chức bộ phận là General Electric. Giám đốc điều hành ngồi ở vị trí cao nhất, và hơn thế nữa, công ty được chia thành các nhóm khác nhau. Có một số nhóm hoạt động, chẳng hạn như những nhóm cho tài chính, pháp lý, quan hệ công chúng và nghiên cứu toàn cầu. Một số đội được dành cho các dự án cụ thể, bao gồm hàng không, năng lượng, chăm sóc sức khỏe và nhiều hơn nữa.
Ví dụ về hệ thống ma trận: Một hệ thống tổ chức ma trận rất phức tạp và do đó hầu hết được áp dụng bởi các công ty lớn, có uy tín. Một ví dụ nổi tiếng của một công ty ma trận là Starbucks. Công ty cà phê lớn nhất thế giới sử dụng một cấu trúc chức năng để chia doanh nghiệp của mình thành các bộ phận, bao gồm nhân sự, tài chính và tiếp thị. Các phòng ban này được đặt tại trụ sở của công ty thương hiệu và báo cáo lên cấp quản lý. Bộ phận nhân sự, ví dụ, tạo ra các chính sách ảnh hưởng đến tất cả các địa điểm của Starbucks trên bảng. Tiếp theo, Starbucks có các bộ phận riêng cho từng khu vực địa lý. Các khu vực này bao gồm Châu Mỹ, Trung Quốc và Châu Á - Thái Bình Dương, Châu Âu, Trung Đông, Nga và Châu Phi. Khu vực Châu Mỹ, là nơi phổ biến nhất cho công ty, được chia thành bốn bộ phận nhỏ hơn. Starbucks cũng có các bộ phận dựa trên sản phẩm. Ví dụ: có một bộ phận cho hàng hóa như cốc Starbucks và một bộ phận khác cho đồ nướng. Ở các cấp thấp hơn của tổ chức, Starbucks có các nhóm nhân viên, đặc biệt là ở cấp cửa hàng. Cấu trúc ma trận phức tạp này phục vụ tốt cho người khổng lồ cà phê, cho phép công ty vận hành hàng ngàn cửa hàng trên toàn quốc.
Ví dụ về hệ thống phẳng: Hệ thống phẳng là phổ biến giữa các công ty khởi nghiệp và công nghệ. Một ví dụ nổi tiếng của hệ thống phẳng là Zappos. Vào năm 2013, CEO của công ty giày khổng lồ đã công bố một cấu trúc quản lý mới gọi là holacality, một thiết lập để khuyến khích sự hợp tác bằng cách loại bỏ phân cấp nơi làm việc. Công ty cấm chức danh người quản lý. Nó sẽ không còn chức danh công việc và sẽ không có ông chủ. Mỗi nhân viên sẽ chịu trách nhiệm về công việc của họ. Công ty hy vọng sẽ châm ngòi cho sự đổi mới và sáng tạo bằng cách loại bỏ băng đỏ liên quan đến hệ thống phân cấp và ra quyết định. Tuy nhiên, Zappos đấu tranh để giữ cho hoạt động thực sự bằng phẳng.
Đây là một cuộc đấu tranh của nhiều công ty lớn thực hiện một cấu trúc phẳng. Nhiều công ty khởi nghiệp đã nói về những khó khăn trong việc duy trì cấu trúc tổ chức phẳng khi trải qua sự tăng trưởng theo cấp số nhân. Các nghiên cứu thấy rằng nhân viên tìm thấy các cấu trúc phân cấp thoải mái và thiết thực. Vì vậy, một cấu trúc tổ chức phẳng có lẽ là một lựa chọn tốt cho một doanh nghiệp đang ở giai đoạn đầu, để thúc đẩy sự đổi mới và tăng trưởng. Tuy nhiên, hầu hết các công ty lớn hơn di chuyển ra khỏi một hệ thống phẳng vì nó có thể trở nên cồng kềnh để quản lý theo thời gian.
