Một tổ chức kinh doanh điển hình hoàn thành khối lượng công việc của mình bằng cách tạo ra một loạt các nhiệm vụ được thực hiện và thực hiện theo yêu cầu. Những nhiệm vụ này có thể bao gồm mua vật liệu, bán dịch vụ, thuê nhân viên hoặc trả lời khách hàng. Đặt các nhiệm vụ đó vào một loạt các hệ thống có tổ chức và liên kết với nhau có thể mang lại lợi ích cho công ty bằng cách giới thiệu hiệu quả và trật tự cho ngày làm việc và cuối cùng là tăng lợi nhuận. Hệ thống làm việc cho phép các nhiệm vụ hàng ngày hoạt động theo cách phối hợp và cung cấp một khung cơ bản để sản xuất các dịch vụ và sản phẩm.
Xác định hệ thống
Một hệ thống làm việc là một nỗ lực tập thể và được thiết kế khi một nhiệm vụ hoặc mục tiêu cụ thể được xác định là yêu cầu nhiều hơn một người phải hoàn thành. Hệ thống làm việc kết hợp công nghệ, thông tin và tài nguyên kinh doanh để tạo ra các dịch vụ hoặc sản phẩm cho khách hàng cả bên ngoài và bên trong. Người hoặc người tuyển dụng người khác hoạt động trong hệ thống làm việc trước tiên phải xác định và tổ chức hệ thống sẽ cho phép đạt được mục tiêu. Hệ thống phải được xác định để biết công nhân và máy móc nào là cần thiết, mỗi người sẽ làm gì và hệ thống sẽ chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ tiếp theo như thế nào để đạt hiệu quả tối đa.
Các loại hệ thống làm việc
Không có một loại hệ thống làm việc nào tồn tại bởi vì khái niệm hệ thống làm việc là một vỏ có thể chứa đầy các mục tiêu và nhu cầu của tổ chức. Ví dụ về hệ thống làm việc bao gồm hệ thống thông tin, chuỗi cung ứng, dịch vụ cho nhân viên hoặc khách hàng và hệ thống mà người mua nhập vào khi đặt hàng sản phẩm từ tổ chức. Các trang web thương mại điện tử cũng có thể được coi là hệ thống làm việc hoàn thành các nhiệm vụ như tiếp thị, dịch vụ khách hàng hoặc quản lý giao dịch.
Một số hệ thống làm việc được thiết kế để hoàn thành một nhiệm vụ và sau đó kết thúc, chẳng hạn như một dự án đặc biệt (hội nghị, thu thập dữ liệu) hoặc một sản phẩm được sản xuất trong một thời gian cụ thể và sau đó ngừng sản xuất. Các hệ thống làm việc khác có thể liên kết với nhau để tạo thành một hệ thống làm việc lớn hơn như hệ thống làm việc tạo ra một sản phẩm. Ví dụ, hệ thống công việc sản xuất sản phẩm (dây chuyền sản xuất) liên kết hệ thống làm việc chuỗi cung ứng (mua nguyên liệu), hệ thống công việc thiết kế (kỹ thuật) và hệ thống công việc đóng gói (sản xuất một sản phẩm sẵn sàng mua.)
Các yếu tố của hệ thống
Tất cả các hệ thống làm việc chứa một loạt các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống làm việc. Các yếu tố phụ thuộc lẫn nhau và hoạt động cùng nhau để tạo ra một hệ thống. Những yếu tố này bao gồm công nhân, nhiệm vụ, cấu trúc của tổ chức, chính sách và hướng dẫn của tổ chức và thực tiễn lãnh đạo của tổ chức.
Công nhân có thể là một nhân viên hoặc một công nhân hợp đồng. Nhiệm vụ trong tay bao gồm những gì cần phải được thực hiện và làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ. Cấu trúc của tổ chức bao gồm các cá nhân, vai trò trong công ty và cách các vai trò liên quan đến công việc sẽ được thực hiện. Các chính sách của tổ chức bao gồm các thỏa thuận, quy tắc và tuyên bố chỉ đạo cách thức hoàn thành công việc.Thực hành lãnh đạo trong tổ chức kiểm soát và chỉ đạo việc hoàn thành hệ thống làm việc và giúp duy trì sự tập trung và động lực.
Khung cơ bản
Mặc dù các hệ thống làm việc khác nhau rất nhiều giữa các tổ chức, có một khung cơ bản của các thành phần có thể được sử dụng để lấp đầy hệ thống làm việc. Những thành phần này bao gồm những người tham gia, các hoạt động và quy trình, công nghệ, thông tin hoặc dữ liệu, môi trường vật lý, chiến lược quy trình và sản phẩm cuối cùng. Các thành phần khung đan xen với các yếu tố để tạo ra hệ thống làm việc.
Sửa đổi hệ thống làm việc
Động lực của việc sửa đổi một hệ thống làm việc hiện tại có thể đạt được bằng cách áp đặt một tập hợp các giai đoạn trên hệ thống làm việc. Được gọi là vòng đời của hệ thống làm việc, các giai đoạn này được mô tả là vận hành và bảo trì (cải tiến đang diễn ra), khởi xướng (hệ thống làm việc mới), phát triển (yêu cầu mới) và thực hiện (cài đặt, đào tạo, thử nghiệm). Cả hai phiên bản và thay đổi có kế hoạch và không có kế hoạch đều có thể xảy ra khi sử dụng bốn giai đoạn này. Các thay đổi có kế hoạch sử dụng tất cả bốn giai đoạn và các thay đổi không dự tính hoặc không lường trước được xảy ra qua từng giai đoạn dưới dạng thích ứng, thử nghiệm và sửa lỗi.
