Quickbooks là một phần mềm kế toán được sử dụng để tổ chức và tính toán các số liệu tài chính và thông tin liên quan khác. Nó mang đến cho bạn lợi thế của việc tạo ra công việc tài chính chất lượng với lợi thế hữu ích của công nghệ ngày nay. Mặc dù Quickbooks không yêu cầu một số kinh nghiệm máy tính với bảng tính và kế toán, nhưng điều này không có nghĩa là khó thành thạo. Với hướng dẫn và hướng dẫn thích hợp, bất cứ ai cũng có thể tìm hiểu thủ tục này. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng phần mềm Quickbooks để tạo bảng tính và cơ sở dữ liệu bảng lương chuyên nghiệp.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy vi tính
-
Phần mềm Quickbooks
Cách sử dụng Quickbooks cho bảng lương
Nhấp vào biểu tượng "Quickbooks" trên màn hình máy tính của bạn để mở chương trình. Khi chương trình tải, nó sẽ xuất hiện hiển thị mô-đun nền tảng mặc định. Bạn sẽ cần xây dựng cấu hình thiết lập bảng lương. Bạn có thể làm như vậy bằng cách nhấp vào liên kết "Nhân viên" nằm ở đầu thanh menu điều hướng của chương trình. Nhấp vào "Thiết lập bảng lương" sẽ được liệt kê dưới dạng danh mục con trong hộp thả xuống "Nhân viên". Trình hướng dẫn thiết lập sẽ xuất hiện và cho phép bạn định cấu hình cài đặt mặc định của mình để khấu trừ thuế, thanh toán và tính toán hàng giờ và tính toán tiền lương hàng năm.
Nhấp vào "Chọn tùy chọn thanh toán" khi màn hình trình hướng dẫn thiết lập đầu tiên xuất hiện. Bạn sẽ được cung cấp ba tiểu mục để lựa chọn. Chọn "Hoàn thành bảng lương" để tự động tạo ra các tính toán và khấu trừ thuế khi giờ và thời gian khác được nhập vào hệ thống. Điều này có thể phục vụ như một thời gian chính vì nó tiết kiệm thời gian và cắt giảm số lượng sai lầm có thể.
Thiết lập cơ sở dữ liệu nhân viên. Màn hình hiển thị các biểu mẫu dữ liệu thông tin nhân viên sẽ cần phải được hoàn thành. Mỗi chủ đề sẽ được phân tách bằng các tab theo tầm quan trọng và chủ đề của nó. Bạn sẽ cần nhập thủ công thông tin của từng nhân viên. Thông tin này sẽ bao gồm thông tin cá nhân của nhân viên. Các mục như ngày sinh của họ, số an sinh xã hội hoặc mã số thuế, nghĩa vụ quân sự, thông tin khuyết tật, chính tả tên của nhân viên và địa chỉ. Khi bạn đã hoàn thành một tab, nhấp vào "Thay đổi tab" để nhập bộ thông tin. Tab tiếp theo sẽ hiển thị "Mô-đun lương và lương".
Nhấp vào hộp "Thu nhập" nằm trong bảng bù của mô-đun. Thông tin này cực kỳ quan trọng và phải được nhập chính xác. Trong tab cụ thể này, bạn sẽ cần nhập thông tin cá nhân cho từng nhân viên vì thông tin này thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào nhân viên. Nhập tỷ lệ thanh toán, bồi thường, ngày ốm, ngày nghỉ, ngày thanh toán và các thông tin khác mà công ty bạn sử dụng liên quan đến tính toán và kế toán thanh toán. Gửi tiền trực tiếp cũng là một khía cạnh quan trọng của độ chính xác. Số định tuyến và số tài khoản nên được nhập chính xác để đảm bảo tiền được gửi đến các vị trí phù hợp.
Thay đổi tab để tiếp tục. Tab tiếp theo sẽ là "Thông tin tuyển dụng". Phần này chứa tất cả các thông tin về tình trạng việc làm như nhân viên là toàn thời gian hay bán thời gian, ngày thuê và ngày chấm dứt. Vị trí của nhân viên và chi tiết mô tả công việc cũng có thể được bao gồm trong phần này theo quyết định của bạn. Nhấp vào "OK" để đóng và lưu quy trình nhập. Phần mềm Quickbooks của bạn sẽ tự động tạo kiểm tra bảng lương cho mục đích trực quan. Nó sẽ hiển thị một chế độ chụp trực quan của kiểm tra để đảm bảo nó được thực hiện chính xác. Bạn sẽ được cung cấp tùy chọn để in một hình thức kiểm tra xác thực cho lần sau hoặc lưu nội dung và cơ sở dữ liệu cho lần sau. Chọn hành động của bạn cho thành phẩm theo quyết định của riêng bạn.
Lời khuyên
-
Kiểm tra lại tất cả các công việc của bạn trước khi xuất số liệu của bạn và thông tin khác. Dịch vụ thanh toán Intuit trong các tùy chọn bảng lương của bạn rất được khuyến khích để tránh nhập thủ công. Hãy chắc chắn rằng chính tả của mỗi nhân viên là chính xác. Điều này có thể gây ra vấn đề cho nhân viên khi họ nhận được khoản thanh toán bồi thường. Cân nhắc sử dụng sổ ghi chép Quickbooks đã được triển khai trong phần "Nhân viên". Điều này có thể được sử dụng như một phương tiện ghi lại sự tương tác và quan sát của chủ nhân và nhân viên. Thực hiện hẹn giờ Quickbooks của bạn. Công cụ này phục vụ như một tài sản nhắc nhở tuyệt vời để xác định chính xác ngày đáo hạn của hóa đơn và xuất khẩu bảng lương nhân viên. Luôn in các bản sao vật lý của công việc của bạn cho mục đích thận trọng. Nếu bạn dự định chỉ để lại thông tin trên máy tính hoặc cơ sở dữ liệu chương trình, hãy quay lại chương trình và tệp như một biện pháp an toàn. Bạn không bao giờ nên có một bản sao của công việc của mình, đặc biệt là không chỉ trên một máy tính có các tệp tài liệu như thế này.
Cảnh báo
Tránh nhập tất cả các số liệu bằng tay. Điều này để lại nhiều lỗi trong vài phút có thể ảnh hưởng lâu dài đến độ chính xác của kế toán. Xem lại tất cả thông tin trong màn hình "Đánh giá tiền lương" trước khi in để đảm bảo độ chính xác. Xem qua báo cáo nợ phải trả trước và sau khi in séc để chắc chắn thông tin đầu vào của bạn là chính xác. Luôn duy trì hồ sơ thuế chính xác. Bất kể trình tạo tính toán Quickbooks, bạn vẫn sẽ cần nhập thông tin chính xác để nhận được số liệu chính xác. Đừng chỉ phụ thuộc vào máy tính của bạn và máy tính của nó. Luôn phê bình công việc của riêng bạn.
