Dòng tiền là huyết mạch của kinh doanh và quản lý tiền mặt là rất quan trọng. Điều hành một doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi nhiều mũ khác nhau và Giám đốc tài chính là một. Sử dụng Quicken để quản lý tài chính doanh nghiệp giúp bạn tiết kiệm thời gian. Quicken rất đơn giản để thực hiện và cung cấp tất cả các thông tin mà chuyên gia kế toán của bạn cần để chuẩn bị khai thuế và báo cáo tài chính. Mở khóa phiên bản "Gia đình và Doanh nghiệp" của Quicken mở ra một hệ thống quản lý tài chính doanh nghiệp rẻ tiền, hiệu quả và dễ sử dụng.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Quicken 2011 Trang chủ và doanh nghiệp
-
Danh sách tài khoản tài chính, thẻ tín dụng và khoản vay cùng với báo cáo hiện tại
-
Danh sách các loại hình kinh doanh sẽ được theo dõi
-
Danh sách các nhà cung cấp và khách hàng thường xuyên cùng với thông tin liên lạc
-
Danh sách dự án hoặc hàng tồn kho
Thiết lập
Lập kế hoạch thu thập dữ liệu. Làm việc với chuyên gia kế toán của bạn và xác định danh mục, thẻ và phương pháp theo dõi tài khoản sẽ dễ dàng và hiệu quả nhất để bạn quản lý.
Nhấp vào tab "Doanh nghiệp", sau đó mũi tên xuống "Hoạt động kinh doanh" và chọn "Tài khoản doanh nghiệp". Chọn "Thêm tài khoản" từ menu. Thêm ngân hàng kinh doanh, thẻ tín dụng và tài khoản cho vay.
Chọn "Thêm khách hàng" từ lệnh "Khách hàng" trong danh sách thả xuống "Hoạt động kinh doanh". Điều này sẽ mở cửa sổ "Chỉnh sửa bản ghi sổ địa chỉ". Nhập tên người nhận thanh toán - thường là tên doanh nghiệp - và thông tin liên hệ. Chọn hộp "Danh sách khách hàng" trong khung "Bao gồm người nhận thanh toán này".
Chọn "Thêm nhà cung cấp" từ lệnh "Nhà cung cấp" trong danh sách thả xuống "Hoạt động kinh doanh". Điều này sẽ mở cùng cửa sổ "Chỉnh sửa bản ghi sổ địa chỉ" như đối với khách hàng. Chọn hộp "Danh sách nhà cung cấp" trong khung "Bao gồm người nhận thanh toán này".
Tạo "Dự án / Công việc" từ lệnh "Khách hàng" và tạo các tác vụ có thể thanh toán hoặc hàng tồn kho có thể bán được bằng cách sử dụng lựa chọn "Xem tất cả các hóa đơn" trên menu "Hóa đơn và ước tính" trong "Hoạt động kinh doanh".
Chọn "Danh sách danh mục" từ menu "Công cụ" trên thanh lệnh và nhấp vào nút "Mới" để tạo các loại thu nhập và chi phí kinh doanh. Quicken gợi ý lịch biểu thuế liên bang hoặc bạn có thể chọn lịch biểu theo cách thủ công. Chọn "Danh sách thẻ" từ menu "Công cụ" và tạo thẻ doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu lưu trữ, báo cáo hoặc tìm kiếm của bạn.
Sử dụng Quicken cơ bản
Nhập dữ liệu tài chính bắt đầu trong mỗi tài khoản. Quicken hỗ trợ nhập dữ liệu trong quá khứ hoặc thiết lập lưu trữ hồ sơ kể từ ngày nhập. Liên kết tài khoản của bạn với khả năng tải xuống trực tuyến của tổ chức ngân hàng của bạn.
Nhập tất cả các hóa đơn chưa thanh toán hiện tại bằng cách sử dụng lệnh "Tạo hóa đơn" trong menu "Hóa đơn và nhà cung cấp" trong "Hoạt động kinh doanh". Quicken cho phép các khoản phí liên tục được tích lũy trong tháng cho đến khi nhận được hóa đơn hoặc bảng sao kê và tài khoản phải trả được tích lũy.
Nhập tất cả các giao dịch không được cung cấp bằng cách sử dụng lệnh "Tạo hóa đơn" trên menu "Hóa đơn và Ước tính" trong "Hoạt động kinh doanh". Quicken cho phép các giao dịch được tích lũy cho đến khi phát hành hóa đơn hoặc bảng sao kê.
Thiết lập các công cụ kế toán doanh nghiệp bổ sung, chẳng hạn như trình theo dõi số dặm trong danh sách thả xuống "Công cụ kinh doanh". Nếu sử dụng Microsoft Outlook 2003 hoặc mới hơn, từ danh sách thả xuống "Công cụ kinh doanh", hãy thiết lập ngày đến hạn thanh toán và hóa đơn, địa chỉ và các tác vụ khác để được phối hợp với chương trình quản lý thời gian. Quicken cũng có thể kích hoạt các cảnh báo do Outlook tạo.
Lời khuyên
-
Trì hoãn việc tạo tài sản, nợ và tài khoản đầu tư và các tài khoản phải trả và phải thu trong bước thiết lập tài khoản. Đây là những bổ sung hợp lý hơn trong các bước sau. Preplanning tiết kiệm thời gian và tiền bạc khi sử dụng Quicken. Các giao dịch khách hàng hoặc nhà cung cấp được sử dụng nhiều lần có thể được chỉ định các phím tắt bằng cách chọn hộp "Danh sách QuickFill" trên cửa sổ "Chỉnh sửa bản ghi sổ địa chỉ". Thêm thông tin khách hàng và nhà cung cấp bất cứ lúc nào vào tab "Liên hệ", "Thứ cấp", "Cá nhân" và "Khác" cho mỗi bản ghi. Trang web hỗ trợ của Quicken cung cấp nhiều hướng dẫn và hướng dẫn trợ giúp trực tuyến có hướng dẫn chi tiết để tìm hiểu cách sử dụng chương trình tinh vi hơn trong kinh doanh.
Cảnh báo
Nhập chính xác hồ sơ sổ địa chỉ để đảm bảo rằng các giao dịch, hóa đơn, báo cáo và hồ sơ thanh toán hợp lệ được tạo. Sử dụng biểu mẫu "Tạo hóa đơn" và "Tạo hóa đơn" thay vì sổ cái phải thu hoặc phải trả để nhập dữ liệu. Bước này kết nối tất cả các giao dịch chính xác khi tiền được nhận hoặc thanh toán. Không phân loại từng giao dịch có thể ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo cho báo cáo thuế xuất khẩu hoặc báo cáo tài chính.
