Kế toán chính xác cho chi phí tiền lương là một phần lớn trách nhiệm của bất kỳ bộ phận kế toán, trong kinh doanh trên cả nước và thế giới. Hồ sơ tài chính chính xác được yêu cầu trong bất kỳ số tình huống nào, chẳng hạn như khi báo cáo số kế toán cho các cơ quan quản lý tài chính, xin cấp tiền và cho các đơn xin vay tiền. Giữ hồ sơ chi phí chính xác cũng sẽ giúp quản lý đưa ra quyết định ngân sách khả thi và sẽ giúp thúc đẩy chu kỳ tuyển dụng. Mặc dù ít người nghĩ về ngày trả lương cho đến khi cuối cùng nó đến, chuẩn bị cho ngày trả lương là một công việc toàn thời gian cho những người khác.
Thu thập các bảng thời gian hoặc các bản ghi chi tiết đột nhập / đột xuất và nhập chúng vào một ứng dụng phần mềm tính lương. Những điều này cũng sẽ bao gồm các yêu cầu về tiền lương ốm đau / cá nhân, tiền nghỉ hè và bảng điều chỉnh thời gian. Hãy chắc chắn rằng bảng thời gian được phê duyệt bởi người quản lý thích hợp trước khi nhập cảnh.
Kiểm tra lại hồ sơ thời gian để chắc chắn rằng chúng hợp lý và chính xác. Quá trình này sẽ loại trừ bất kỳ khả năng gian lận đồng hồ thời gian.
Đạt được sự chấp thuận của người quản lý cuối cùng trước khi cắt séc và gửi EFT (Chuyển tiền điện tử) cho các tổ chức ngân hàng.
Cắt séc và ủy quyền giao dịch EFT.
Giữ hồ sơ tiền lương trong hồ sơ trong năm năm kể từ khi nhân viên được trả tiền.
Theo dõi hoạt động kiểm tra trực tiếp, bao gồm cả khi chúng được gửi vào tài khoản của nhân viên, khi ngân hàng xóa ngân hàng và khi bạn có quyền truy cập vào hình ảnh điện tử của séc bị xóa. Giữ một bản sao của kiểm tra xóa trên tay.
