Đối với nhiều người, việc nhớ số lượng lớn số điện thoại là một nhiệm vụ bất khả thi. Khi ai đó gọi đến văn phòng của bạn, bạn cần có số điện thoại phù hợp ngay bây giờ và cách tốt nhất để làm điều đó là giữ một danh bạ điện thoại văn phòng. Mặc dù các văn phòng lớn có thể có hệ thống điện thoại phức tạp với các thư mục điện tử, hầu hết các văn phòng không cần bất cứ thứ gì phức tạp này. Với rất ít nỗ lực, bạn có thể tạo một thư mục văn phòng đơn giản để đặt tất cả thông tin bạn cần trong tầm tay.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy vi tính
-
Phần mềm bảng tính hoặc tài khoản Google Docs
Tạo một bảng tính mới và đặt tên là "Thư mục Office". Sử dụng bảng tính là một cách dễ dàng để thiết lập danh bạ điện thoại cho một văn phòng không đủ lớn để có hệ thống thư mục điện thoại trung tâm.
Thêm ba tiêu đề cột vào bảng tính của bạn: Tên, Office # và Điện thoại. Nếu bạn muốn, hãy thêm nhiều cột vào bảng tính và bạn có thể dễ dàng theo dõi, ví dụ: địa chỉ email và số fax.
Gửi thư mục (hoặc liên kết đến nó nếu bạn đang sử dụng bảng tính trực tuyến) cho đồng nghiệp của bạn và yêu cầu họ điền thông tin chính xác của họ và gửi lại cho bạn. Có thể có một trợ lý hành chính văn phòng với một số thông tin này mà bạn có thể yêu cầu điền thông tin cho bạn ngay lập tức.
Đối chiếu các kết quả thành một bảng tính với tất cả các thay đổi trên đó. Bây giờ bạn có một thư mục điện thoại làm việc cho văn phòng của bạn.
In danh bạ điện thoại hoặc gửi email cho phần còn lại của văn phòng để sử dụng chung. Xem Mẹo dưới đây để biết cách dễ dàng phân phối thư mục điện thoại với ít rắc rối hơn.
Lời khuyên
-
Vì số điện thoại văn phòng thay đổi tương đối thường xuyên, sử dụng bảng tính trực tuyến như Google Docs có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Chia sẻ bảng tính thư mục điện thoại với mọi người trong văn phòng của bạn và để họ thực hiện thay đổi khi cần thiết và vì thư mục đang trực tuyến, bạn sẽ không phải lo lắng về việc gửi email các bản sao mới khi thư mục được cập nhật.
