Giao tiếp ban đầu giữa một khách hàng tiềm năng và một công ty luật thường qua điện thoại, được xử lý bởi một nhân viên tiếp tân. Do đó, điều quan trọng là nhân viên tiếp tân của công ty phải chuyên nghiệp và lịch sự mọi lúc. Duy trì tính chuyên nghiệp đôi khi có thể là một thách thức, tuy nhiên, đặc biệt đối với các nhân viên tiếp tân, những người trả lời một khối lượng lớn các cuộc gọi hàng ngày. Nhưng có một số nguyên tắc nhất định mà bạn phải luôn tuân theo khi trả lời các cuộc gọi tại văn phòng luật.
Nhận cuộc gọi ban đầu
Thực hiện mỗi cuộc gọi bằng cách thông báo tên của công ty luật, nhận dạng chính bạn bằng tên và hỏi về cách bạn có thể hỗ trợ cho người gọi. Ví dụ, Chào buổi sáng, đây là công ty luật của X và Y, Jane nói chuyện, tôi đang nói chuyện với ai? Một khi bạn đã xác định được người gọi bằng tên, hãy hỏi Làm thế nào tôi có thể giúp bạn hôm nay Cô Z, Khăn và đề cập đến người gọi theo tên trong phần còn lại của cuộc trò chuyện. Ghi chú trong mỗi cuộc gọi có thể hữu ích, đặc biệt là đối với tên. Duy trì giọng điệu tích cực trong suốt cuộc trò chuyện, kiên nhẫn và không bao giờ mất bình tĩnh. Tránh sử dụng các thuật ngữ, tiếng lóng hoặc không từ ngữ như từ uh huh, và um um.
Xác định nhu cầu của người gọi
Điều rất quan trọng đối với bạn là lắng nghe người gọi và xác định nhu cầu của cô ấy và cung cấp thông tin được yêu cầu cho cô ấy một cách rõ ràng và súc tích. Mỗi người gọi đang tìm kiếm sự hỗ trợ để có được thông tin cần thiết hoặc tìm đúng người để nói chuyện.
Định tuyến người gọi đến người phù hợp trong công ty
Nếu người gọi đang yêu cầu thông tin được cung cấp tốt nhất bởi luật sư, hãy thông báo cho người gọi rằng anh ta cần nói chuyện với người khác và yêu cầu anh ta giữ để chuyển. Liên lạc với luật sư mà bạn dự định chuyển cuộc gọi, thông báo cho người gọi bằng tên, tiết lộ mục đích của cuộc gọi và chuyển cuộc gọi nếu luật sư có sẵn. Không có người gọi nên bị giữ trong hơn 45 giây. Sau 45 giây, hãy hỏi người gọi nếu cô ấy muốn tiếp tục giữ, muốn được gọi lại khi có luật sư hoặc muốn gọi lại sau.
Kết thúc cuộc gọi
Trước khi kết thúc mỗi cuộc gọi, hãy hỏi xem bạn có thể được hỗ trợ thêm trước khi kết thúc cuộc gọi không. Cảm ơn người gọi đã xem xét các công ty luật. Rất hiếm khi nhân viên tiếp tân hợp pháp thuyết phục một khách hàng tiềm năng thuê một công ty luật, nhưng rất dễ để một nhân viên tiếp tân mất một khách hàng cho một công ty luật bởi sự thiếu chuyên nghiệp, thô lỗ hoặc bất lịch sự.
