Mọi lựa chọn được đưa ra khi điều hành một doanh nghiệp đều có thể tác động đến điểm mấu chốt, nhưng đôi khi thay đổi là bắt buộc đối với các doanh nghiệp, và các quyết định trở thành cố gắng làm cho tình huống tốt nhất trở nên tồi tệ. Trong những trường hợp này, chủ doanh nghiệp thực dụng nghiên cứu để xem hậu quả nào có thể phát triển và cách các phản ứng khác nhau có thể thay đổi kết quả. Để làm điều này, họ sử dụng phân tích tác động.
Phân tích tác động là gì?
Phân tích tác động là câu thành ngữ "hãy nhìn trước khi bạn nhảy", những gì nếu điều đó ngăn chặn một động thái ngu ngốc có thể đến từ các phản ứng giật đầu gối để thay đổi.
Nếu một số khía cạnh của doanh nghiệp của bạn bị gián đoạn, hậu quả là gì? Nó sẽ ảnh hưởng đến nhóm của bạn, ngân sách của bạn, lợi nhuận của bạn, thua lỗ và tương lai của bạn như thế nào? Phân tích tác động là một cách chính thức để thu thập dữ liệu và giả định để hỗ trợ các ưu và nhược điểm trong bất kỳ thay đổi hoặc gián đoạn nào đối với doanh nghiệp của bạn. Phân tích tác động tốt sẽ giúp bạn xác định các chiến lược phục hồi, phương pháp phòng ngừa hoặc phương tiện giảm thiểu tác động đến doanh nghiệp.
Sự gián đoạn có thể đến dưới nhiều hình thức - từ lũ lụt sau cơn bão cho đến một điều gì đó đơn giản hơn, như một cửa hàng đóng cửa nhà cung cấp đáng tin cậy. Cho dù sự gián đoạn là lớn hay nhỏ, tất cả đều có tác động. Nhưng theo truyền thống, phân tích tác động đã được coi là quản lý liên tục kinh doanh, một bước cần phải làm trong việc khắc phục thảm họa, nơi cảm nhận được nhiều tác động quan trọng hơn.
Tại sao bạn cần thực hiện đánh giá tác động kinh doanh
Phân tích tác động thường được hoàn thành khi có một tác động tiêu cực hoặc khó khăn phải đối mặt, và các giải pháp được tìm thấy, thường là trong trường hợp thảm họa hoặc các tác động bất ngờ và không lường trước khác. Phục hồi từ những vấn đề như vậy thường có thể được thực hiện theo nhiều cách, nhưng nếu mức độ đầy đủ của hậu quả được biết đến, có thể không có một nền tảng tốt nào để đưa ra nghị quyết. Phân tích có nghĩa là để thay đổi tỷ lệ cược bằng cách cung cấp sự hiểu biết tổng thể tốt hơn trước khi hành động.
Thông thường, sự thay đổi không lường trước được bắt buộc đối với một doanh nghiệp, có nghĩa là không có sự chuẩn bị cho nó. Có lẽ luật dân sự thay đổi liên quan đến giờ làm việc hoặc phân vùng giao thông. Có thể cần phải thay đổi địa điểm sau khi tăng giá thuê bất ngờ, đột ngột hoặc thảm họa hệ thống ống nước lớn xảy ra. Có lẽ chuỗi cung ứng đã bị phá vỡ.
Trong tất cả các trường hợp này, phân tích tác động có thể giúp ban quản lý hiểu được chi phí thực sự của tình huống mà họ đang gặp phải và cách tiến về phía trước.
Thật tuyệt khi phân tích tác động giúp ích trong những tình huống này, nhưng nó là một công cụ hữu ích mà nó không nên bị loại bỏ khi chỉ được sử dụng trong các trường hợp khẩn cấp. Bất cứ khi nào có bất kỳ thay đổi lớn nào xảy ra trước một doanh nghiệp, phân tích tác động có thể giúp cho vay rõ ràng trước khi đưa ra quyết định có ảnh hưởng.
Cuối cùng, lý do tại sao bạn cần đánh giá tác động kinh doanh đi đến thực tế rằng các tác động hiếm khi chỉ cảm thấy ở dòng dưới cùng. Chúng ảnh hưởng đến thương hiệu, lòng tin, lòng trung thành, danh tiếng và các khía cạnh khác phát sinh màu đen và trắng, có thể gây ra hậu quả lâu dài.
Những điều cần chú ý trong phân tích tác động
Đánh giá tác động sẽ dễ dàng hơn nếu chỉ là về tiền, nhưng có rất nhiều thay đổi và khắc phục thảm họa với công ty của bạn.
Mặc dù phân tích tác động kinh doanh nên có phần toàn diện, nhưng điều quan trọng là không nên quá nhiệt tình và tạo ra rất nhiều danh mục đánh giá. Quá nhiều dữ liệu lan truyền quá mỏng có thể làm vẩn đục nước.
Thay vào đó, hãy có một cái nhìn tổng quan phân chia tác động giữa các hiệu ứng "định lượng" và "định tính". Định lượng là bất cứ điều gì ảnh hưởng đến lợi nhuận và thua lỗ từ quan điểm tiền vào / ra tiền. Vì vậy, điều này sẽ bao gồm mất doanh thu, tăng chi phí hoạt động và bất kỳ hình phạt, tiền phạt hoặc xử phạt nào phải chịu do hậu quả của tác động. Đánh giá định tính liên quan nhiều đến phần còn lại của nó - nó ảnh hưởng đến khách hàng như thế nào, thay đổi tình cảm đối với thương hiệu, bất kỳ thiệt hại hay tín dụng nào đối với danh tiếng của công ty và thậm chí liệu hóa đơn có thể được thanh toán kịp thời để duy trì trạng thái tốt với nhà cung cấp hay không.
Sẽ có các danh mục rõ ràng mà gần như mọi đánh giá tác động nên bao gồm, như tăng chi phí hoạt động, tổn thất doanh thu và thiệt hại thương hiệu hoặc danh tiếng. Nhưng các lĩnh vực khác được nghiên cứu sẽ phản ánh nhiệm vụ cốt lõi của công ty.
Ví dụ, giả sử nó là một văn phòng bác sĩ đã bị lũ lụt. Có lẽ văn phòng có thể vẫn mở dù có thiệt hại, nhưng nếu nó sẽ gây ô nhiễm hạt trong không khí hoặc làm giảm sức nóng hoặc sự thoải mái của khu vực chờ, thì điều quan trọng là phải xem xét an toàn và an ninh cho bệnh nhân. Đó cũng là tác động. Nhưng việc ngừng hoạt động quá lâu và trì hoãn các dịch vụ có thể gây nguy hiểm cho một số khách hàng - tuy nhiên, yếu tố này sẽ thay đổi tác động trong suốt những tháng hè khi nhiều bệnh nhân đi nghỉ so với tháng 11 khi mọi người đi làm về và đi học vào mùa cúm. cơn thịnh nộ.
Các tham số phân tích tác động rất khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh có liên quan, do đó, điều quan trọng là bạn hiểu những yếu tố bên ngoài có thể và ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh cụ thể của bạn phát triển hay thất bại. Biết điều này, chọn ba hoặc bốn loại cho mỗi đánh giá tác động định lượng và định tính và ghi chú chi tiết cho phù hợp. Khi làm như vậy, đảm bảo bạn sử dụng dữ liệu hiện tại hoặc gần đây và cộng tác với các nhà quản lý hoặc nhân viên khác để họ quan sát hoặc hiểu biết, vì đầu vào của họ có thể có giá trị đối với chiến lược của bạn.
Ba hạng mục tác động chính
Nếu bạn chịu một tác động kinh doanh, nó có thể sẽ thuộc một trong ba loại sau:
- Một là mất mát ảnh hưởng đến một tòa nhà hoặc cửa hàng, có thể gây ra bởi hỏa hoạn, thảm họa, thiệt hại nước và các tình huống khác gây ra thiệt hại đủ cho sự gián đoạn kinh doanh.
- Hai là sự gián đoạn dữ liệu và công nghệ trong đó bạn đã bị mất hệ thống máy tính hoặc bạn đã bị hỏng hóc lớn trong công nghệ hoặc máy móc giúp bạn thực hiện công việc hàng ngày.
- Ba là sự mất mát của nhân viên và các tài nguyên khác có thể gây ra bởi bệnh tật lan rộng hoặc ảnh hưởng của một cuộc đình công quá cảnh mà Lừa đang diễn ra.
Đánh giá tác động không khẩn cấp
Đôi khi, tiến hành phân tích tác động sau thảm họa cũng giống như học cách bơi sau khi rơi khỏi thuyền - nó không lý tưởng.
Chạy các đánh giá tác động trước khi thảm họa xảy ra giống như lái xe an toàn, trong đó bạn phải luôn luôn nhận thức được những gì người lái xe hai xe phía trước đang làm, không chỉ là người đi trước bạn. Nó chuẩn bị cho bạn, vì vậy bạn đã sẵn sàng hành động nếu mọi thứ xảy ra.
Hiểu những thứ như chi phí và tác động đối với những gián đoạn có thể xảy ra, như lũ lụt và biến động chuỗi cung ứng, cho phép bạn tạo ra các kế hoạch dự phòng để bạn có thể hành động thay vì tìm ra nơi bạn đứng. Đối với các công ty lớn hơn, phân tích tác động phủ đầu có thể tiết kiệm trong ngày nếu mọi thứ đi ngang. Các trường hợp như lũ lụt, bão băng và các vấn đề của nhà cung cấp đều có thể được lên kế hoạch trước và phân tích tác động có thể giúp ích.
Thông thường, tác động xảy ra với một số cảnh báo. Có lẽ một nhà cung cấp đã bỏ qua rằng họ có thể không thể cung cấp cho bạn một nhãn hiệu sản phẩm nào đó hoặc một loại dịch vụ mà bạnveve trở nên phụ thuộc. Bằng cách chạy đánh giá tác động kinh doanh, bạn có thể xác định được hành động nào là lý tưởng nếu thay đổi này xảy ra. Có lẽ bạn nhận ra rằng bạn có thể chấp nhận thay đổi đã nói, vì vậy bạn có thể cung cấp một nhà cung cấp mới và có thể thương lượng với họ. Có lẽ bạn tìm hiểu nhà cung cấp đáng tin cậy của bạn đang tìm một giải pháp thay thế, vì vậy bạn có thể đánh giá để xem liệu điều này có hiệu quả với bạn và khách hàng của bạn không.
Điều hướng đánh giá tác động khẩn cấp
Tác động là mối đe dọa đối với doanh nghiệp của bạn và có kế hoạch sẵn sàng đe dọa là một phần của việc là chủ doanh nghiệp thông minh. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu nó là một thứ mà họ gọi là sự kiện thiên nga đen, một thứ mà bạn có thể thấy trước, điều này hoàn toàn không thể đoán trước và bất ngờ? Làm thế nào để bạn nhặt các mảnh và hiểu những gì thực sự bị đe dọa?
Ngoài các sự kiện thiên nga đen, các lựa chọn khác là bạn đang phải đối mặt với một cuộc khủng hoảng cả được biết và chuẩn bị, hoặc đó là điều gì đó đã biết nhưng chưa được chuẩn bị.
Dù thế nào đi nữa, bạn sẽ cần phải hành động. Bạn sẽ cần những người có đầu óc ổn định để có thể tìm ra những việc cần làm tiếp theo.
Tất cả những tình huống này có nghĩa là thời gian là rất quan trọng, và hành động là cần thiết để ngăn chặn mất thu nhập và ngăn chặn sự gián đoạn kinh doanh lâu hơn cần thiết. Bằng cách có sẵn các hệ thống để sao lưu dữ liệu ngoài trang web để duy trì quyền truy cập vào những thứ như nhà cung cấp, nhân viên và các liên hệ khác mà bạn sẽ cần trong quá trình phục hồi tác động, bạn có thể thức dậy và chạy nhanh hơn đáng kể.
Trong tình huống thảm khốc, biết một số chuyên gia làm điều này để kiếm sống. Liên hệ với một công ty quản lý khủng hoảng kinh doanh có thể giúp bạn vượt qua cú sốc ban đầu và lập ra một kế hoạch hành động nhanh hơn để thực hiện việc phân chia. Nó có thể tốn kém, nhưng bạn sẽ cần phải cân nhắc điều đó với các chi phí có thể phải chịu nếu bạn rời khỏi việc cố gắng tìm ra nơi để bắt đầu một mình.
Phân tích tác động: Một trường hợp nghiên cứu
Dưới đây, một ví dụ về một tình huống không xuất hiện có lợi từ việc phân tích tác động trước khi phản ứng với tin xấu.
Hãy tưởng tượng bạn điều hành một quán cà phê trên một góc bận rộn. Tin tức cho biết các cơ quan vận chuyển trong khu vực đã phê duyệt một tuyến xe buýt mới để chạy song song với mặt tiền cửa hàng của bạn. Các kế hoạch xây dựng trên mặt đất nhà nước có thể được thực hiện ở các mức độ khác nhau trong hai năm. Điều đó có nghĩa là sẽ có một hàng rào kim loại ở hai bên đường trong phần lớn thời gian đó, chặn giao thông qua đường trong hơn một dặm. Ở đây và ở đó, người đi bộ sẽ có thể băng qua, nhưng không phải ô tô; nhưng ngay cả người đi bộ cũng sẽ vật lộn. Toàn bộ khu vực dự kiến sẽ chịu tổn thất kinh doanh và nhiều doanh nghiệp đồng nghiệp của bạn đang nghĩ đến việc di dời.
Vì vậy, vấn đề nan giải là, bạn ở lại, hay bạn đi? Nếu bạn ở lại, trong hai năm, bạn sẽ có một cửa hàng chính với nhiều khả năng kinh doanh hơn bạn đã từng có trước đây, vì đây sẽ là một trung tâm trung chuyển. Điểm dừng sẽ ở ngay đó, và một siêu thị điểm đến mới sẽ hoàn thành việc xây dựng trên đường phố. Nhưng trong lúc này, bạn sẽ phải đối mặt với một sự mất mát đáng kể trong kinh doanh. Không còn những người lái xe dừng lại để uống cà phê và rất ít người vượt qua rào cản. Doanh nghiệp của bạn sẽ chịu thiệt hại đến mức độ nào?
Mặt khác, di chuyển sẽ tốn kém. Bạn sẽ cần phải làm một phân tích vị trí, nhận giấy phép và thậm chí cả danh thiếp và tiêu đề thư mới. Bạn sẽ mất khách hàng lâu dài, những người dựa vào bạn vì sự thuận tiện hoặc thói quen. Bạn sẽ cần phải tiếp thị trong một khu phố mới. Sẽ có chi phí xây dựng. Mặt khác, ở lại nơi bạn ở có nghĩa là giữ người dân địa phương - những người bảo trợ cốt lõi của bạn - và có khả năng nhận được sự bảo trợ từ những người làm việc trên tuyến xe buýt. Khi công việc leo thang và kinh doanh chậm lại vào mùa hè, bạn có thể tân trang lại cửa hàng, vì dù sao việc kinh doanh cũng sẽ thua lỗ, và trong hai năm, bạn đã có một cái nhìn mới mẻ đúng lúc cho những khách hàng quen mới.
Ở đây, một phân tích tác động cung cấp cho bạn một ý tưởng vững chắc về những gì bạn mất so với những gì bạn đạt được từ cả hai kịch bản. Có thể bạn quyết định lợi nhuận từ việc di chuyển don lớn hơn chi phí cho việc đó và ở lại có ý nghĩa nhất. Bây giờ bạn có thể hình thành một chiến lược. Đàm phán với chủ nhà để được giảm giá cho thuê vì không để lại trong quá trình xây dựng, cộng với một thỏa thuận tốt về một hợp đồng thuê dài hạn cho cuộc sống sau xe buýt. Có thể giảm giờ, cắt giảm nhân viên và điều chỉnh ngân sách. Với một cửa hàng ít bận rộn hơn, đây sẽ là thời điểm hoàn hảo để tiếp cận cộng đồng nhiều hơn hoặc bắt đầu đêm mic mở mà bạn luôn nghĩ đến, cho phép bạn gieo hạt giống cho việc kinh doanh đa dạng hơn khi việc xây dựng kết thúc.
Phân tích tác động là quản lý thông minh
Mặc dù phân tích tác động ban đầu có thể được sinh ra từ việc khắc phục thảm họa, nhưng thực tế là nó cũng có thể được sử dụng để ngăn chặn các quyết định tai hại. Những thay đổi mà bạn thực hiện sẽ dẫn đến lợi nhuận tối thiểu trong khi phải trả tiền để thực hiện? Thương hiệu và danh tiếng của bạn sẽ bị ảnh hưởng, chống lại bất kỳ khoản tiết kiệm tài chính nào cho biết những thay đổi có thể có?
Bằng cách tận dụng cơ hội để xem xét cẩn thận hơn các hậu quả và tiền chi trả từ việc thay đổi doanh nghiệp của bạn hoặc sử dụng phân tích để giảm thiểu tác động không mong muốn, bạn có thể phát hiện ra những lợi ích không mong muốn - hoặc tránh gây ra tình huống đáng tiếc. Dù bằng cách nào, phân tích tác động chỉ là một vũ khí thông minh khác trong kho vũ khí của bất kỳ chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý được chuẩn bị tốt nào.
