Các tổ chức lớn và những người có nhiều địa điểm phải đối mặt với một hình thức lừa đảo tài chính được gọi là nhân viên ma. Để phát hiện ra chúng, và cuối cùng là để ngăn chặn chúng, các công ty này thường xuyên tham gia vào một hoạt động kiểm toán ma.
Nhân viên ma xác định
Nhân viên ma - đôi khi được gọi là nhân viên ảo - là tên trong bảng lương được trả lương, nhưng không phải là nhân viên thực tế và không thực hiện bất kỳ công việc nào. Họ Thuật ngữ ma nhân viên ma thuật được đưa ra bởi vì nhân viên tồn tại trên giấy nhưng không tồn tại ở nơi làm việc; những công việc mà nhân viên ma được giao có mục đích thường được gọi là những công việc không có việc làm. Có thể mất nhiều thời gian để tìm nhân viên ma mà không có sự trợ giúp của kiểm toán ma. Kiểm soát nội bộ nghiêm ngặt có thể giúp ngăn chặn nhân viên ma.
Lén lút nhân viên ma lên bảng lương
Hầu hết các tổ chức yêu cầu tài liệu tuyển dụng để đưa ai đó vào biên chế, điều này thường có nghĩa là người giám sát hoặc người quản lý - người có thẩm quyền chỉ đạo bộ phận biên chế để thêm nhân viên mới - phải được tham gia. Đôi khi một thành viên của bộ phận biên chế cũng tham gia. Nhân viên ma được thêm vào bảng lương, trong số những thứ khác, tạo ra một nhân viên hư cấu, sử dụng tên của một nhân viên bị chấm dứt, đưa nhân viên mới vào hệ thống một kỳ trả lương trước khi họ bắt đầu làm việc cho công ty và thêm nhân viên tạm thời vào bảng lương. Trong một số trường hợp, những người lén nhân viên ma vào bảng lương sẽ loại bỏ họ chỉ sau vài tuần, khiến việc kiểm toán trong tương lai trở nên khó khăn hơn trong việc xác định.
Nhân viên ma trừ tà
Mặc dù sự tồn tại của nhân viên ma đôi khi có thể được phát hiện trong một cuộc kiểm toán thông thường, trong hầu hết các trường hợp, tài liệu được cung cấp là đủ để vượt qua kỳ thi như vậy. Kiểm toán ma được thiết kế đặc biệt để khám phá bất kỳ nhân viên ma nào, và điều tra chặt chẽ hồ sơ tiền lương và hành vi của nhân viên để tìm bằng chứng về ma. Những kiểm toán này đã được chứng minh là có lợi, đặc biệt là đối với các tổ chức lớn. Chẳng hạn, vào năm 2009, một cuộc kiểm toán do Trường Công lập Detroit thực hiện đã tìm thấy hơn 250 nhân viên ma - một vụ lừa đảo khiến hệ thống tốn hơn 400.000 đô la trong bốn năm.
Quy trình kiểm toán ma
Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để thực hiện kiểm toán ma là yêu cầu tất cả nhân viên nhận tiền lương hoặc cuống tiền gửi trực tiếp. Tiền lương hoặc cuống của nhân viên ma sẽ không được thu thập. Đây là cách các trường công lập Detroit xác định có bao nhiêu nhân viên ma. Các phương pháp kiểm toán ma hiệu quả khác bao gồm tìm kiếm nhân viên trú ẩn, không liệt kê địa chỉ thực tế và không nhận được các khoản khấu trừ vào tiền lương của họ (đối với An sinh xã hội, thuế hoặc bảo hiểm). Ngoài ra, những người tiến hành kiểm toán ma tìm kiếm nhiều khoản tiền gửi trực tiếp vào cùng một tài khoản ngân hàng, số An sinh xã hội không hợp lệ và thông tin nhân viên bị thiếu.
