Khi nói đến việc quản lý các sự kiện đặc biệt, có thể khó đánh giá thành công vì mọi thứ hiếm khi đi theo kế hoạch và luôn có chỗ để cải thiện. Một phân tích khoảng cách làm cho việc đo lường sự thành công của các sự kiện đặc biệt dễ dàng hơn nhiều. Phân tích khoảng cách tạo ra một bộ mục tiêu trước sự kiện và so sánh các mục tiêu này với kết quả thực tế. Điều này sẽ cho phép bạn đánh giá mức độ thành công của một sự kiện khi đạt được những mục tiêu này.
Viết ra một danh sách các mục tiêu mà bạn muốn đạt được trước sự kiện đặc biệt. Những mục tiêu này nên được đo lường. Ví dụ về các mục tiêu cho một sự kiện đặc biệt có thể bao gồm số lượng người tham dự, mức độ phủ sóng truyền thông, chi phí hoặc tăng nhận thức về thương hiệu. Dù bạn chọn mục tiêu nào, hãy đảm bảo rằng chúng là những gì bạn cho là quan trọng đối với sự thành công của sự kiện đặc biệt. Các mục tiêu cần được cụ thể; nếu mục tiêu của bạn là số lượng người tham dự, hãy ghi lại số lượng cụ thể bạn muốn đạt được.
Viết ra một danh sách những thành tựu sau sự kiện. Chỉ bao gồm những mục tiêu mà bạn đã đặt ra trong mục tiêu của mình. Một lần nữa, bạn muốn sử dụng số liệu cụ thể. Hãy chắc chắn rằng các số liệu bạn sử dụng là tương đương với mục tiêu của bạn. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là phân phối 100 đơn vị quảng cáo tại sự kiện, thành tích của bạn phải được đo bằng đơn vị (không phải trường hợp, bảng Anh hoặc giá trị đô la).
Tính toán sự khác biệt giữa mục tiêu của bạn và thành tích của bạn. Đây là một quá trình tương đối đơn giản: bạn chỉ cần lấy con số mà bạn đã chọn cho mục tiêu của mình và con số bạn đạt được, sau đó tính toán sự khác biệt giữa hai con số. Nếu bạn có mục tiêu bán 3.000 vé cho sự kiện đặc biệt và con số thực tế là 2.000, thì bạn có khoảng cách là 1.000 vé. Nếu bạn bán được 3.000 vé trở lên, không có khoảng cách tồn tại.
Viết báo cáo dựa trên những khoảng trống được ghi nhận trong sự kiện. Điều này sẽ giúp bạn cải thiện cách bạn tổ chức các sự kiện đặc biệt trong tương lai. Bạn nên bao gồm tất cả các khoảng trống, với các giải thích và đề xuất có thể có để cải thiện, cũng như tất cả các thành tựu không có khoảng trống, với các giải thích về lý do tại sao mục tiêu đạt được.
Phân phối báo cáo cho tất cả các bên liên quan, bao gồm tất cả những người đã làm việc trong sự kiện đặc biệt và sẽ làm việc với các sự kiện đặc biệt tương tự trong tương lai. Điều này sẽ cho phép họ hiểu các khoảng trống hiệu suất tại sự kiện trước đó và sẽ cung cấp cho họ lời khuyên về cách cải thiện trong tương lai. Điều này sẽ làm giảm khoảng cách hiệu suất trong tương lai.
Lời khuyên
-
Hãy nhớ chỉ sử dụng các mục tiêu có thể đo lường được. Nếu bạn sử dụng mục tiêu ít hữu hình hơn, chẳng hạn như tăng nhận thức về thương hiệu, bạn cần có một chỉ số hiệu suất có thể đo lường được, chẳng hạn như tăng 20% mức độ quen thuộc với thương hiệu giữa những người tham dự sự kiện.
Cảnh báo
Chỉ sử dụng dữ liệu mà bạn biết là đáng tin cậy. Ước tính hoặc phỏng đoán sẽ không mang lại kết quả hữu ích và có thể khiến bạn đưa ra kết luận không chính xác.
