Khi một nhân viên sử dụng phương tiện cá nhân để thực hiện công việc của mình nhận được tiền bồi thường, người sử dụng lao động cũng được hưởng lợi. Sử dụng một chiếc xe cho mục đích kinh doanh có thể tốn kém. Ngay cả trung bình 100 dặm mỗi tháng có nghĩa là vài trăm đô la chi phí trong quá trình cả một năm. Một số nhà tuyển dụng sẵn sàng chọn tab để thu hút và giữ những người có trình độ mà họ phải có để thành công.. Có hai mô hình được sử dụng rộng rãi để bồi thường cho nhân viên sử dụng ô tô riêng của họ: trợ cấp xe hơi và bồi hoàn dặm.
Khái niệm cơ bản về phụ cấp xe hơi của công ty
Phụ cấp xe hơi của công ty là một khoản tiền được xác định trước trả cho nhân viên dưới dạng bồi thường cho việc lái xe của chính họ vì lý do kinh doanh. MileIQ cho biết các công ty sử dụng phụ cấp xe hơi để giảm thiểu chi phí kế toán. Khi một nhân viên đã được phân bổ trợ cấp xe hơi, số tiền đó chỉ đơn giản được thêm vào tiền lương của nhân viên. Ví dụ: nếu phụ cấp xe hơi là 500 đô la mỗi tháng, số tiền này được trả cho nhân viên thông qua tiền lương của anh ấy hoặc cô ấy.
Số tiền trợ cấp xe hơi được xác định như thế nào
Người sử dụng lao động dựa trên hai ước tính để xác định mức trợ cấp xe hơi là bao nhiêu. Đầu tiên là đối với số dặm kinh doanh liên quan đến một ổ lao động; thứ hai là chi phí vận hành một chiếc xe cá nhân. Mục tiêu là để xác định chi phí vận hành của xe, bắt đầu bằng chi phí xăng. Công ty sau đó bổ sung các khoản chi cho bảo hiểm, thuế, bảo trì, sửa chữa và khấu hao. Kết quả được chuyển đổi thành tỷ lệ trên mỗi dặm và nhân với ước tính số dặm. Đây thực chất là quy trình tương tự mà Dịch vụ doanh thu nội bộ sử dụng để đặt tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn cho việc sử dụng phương tiện kinh doanh. Do đó, phụ cấp xe hơi trung bình tương đương với tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn của IRS. Tuy nhiên, chi phí cho một công ty trả trợ cấp xe hơi cao hơn so với khi sử dụng mô hình hoàn trả số dặm và nhân viên kết thúc với số tiền ít hơn sau thuế theo Motus.
Hậu quả thuế của phụ cấp xe hơi
IRS coi phụ cấp xe hơi là thu nhập chịu thuế cho người lao động giống như mức lương của anh ta phải chịu thuế. Điều này có nghĩa là các công ty cũng phải trả thuế áp dụng cho số tiền, chẳng hạn như phần sử dụng thuế của An sinh xã hội. Ngược lại, một khoản bồi hoàn dặm được phân loại là chi phí kinh doanh. Người lao động không phải trả thuế thu nhập hoặc các loại thuế khác đối với tiền, và người sử dụng lao động không phải trả thuế lương. Nếu một nhân viên không nhận được bồi thường cho việc lái xe kinh doanh, anh ta có thể khấu trừ số dặm theo tỷ lệ IRS tiêu chuẩn. Tỷ lệ này được đặt ở mức 54,5 cent mỗi dặm cho năm tính thuế 2018.
Mô hình hoàn trả số dặm
Khi một công ty trả một khoản bồi hoàn dặm thay vì phụ cấp xe hơi, các quy tắc IRS đặt ra các giới hạn và yêu cầu về tài liệu không áp dụng cho các khoản phụ cấp. Nhân viên phải giữ một nhật ký số dặm bao gồm các chỉ số đo đường cùng với mục đích và đích đến của mỗi chuyến công tác. Chỉ đi du lịch vì lý do kinh doanh thuần túy là đủ điều kiện - đi lại và đi làm không đủ điều kiện. Bởi vì các khoản bồi hoàn dặm không phải là thu nhập chịu thuế, nhân viên kết thúc với nhiều tiền hơn so với số tiền sau thuế của một khoản phụ cấp xe hơi.
