Khi một dự án xây dựng được đưa ra để đấu thầu, chủ sở hữu của nó đang tìm kiếm một nhà thầu có trách nhiệm, có trình độ để thực hiện công việc với chi phí hợp lý. Quá trình đấu thầu đảm bảo rằng các nhà thầu tiềm năng đang làm việc từ cùng một thông tin, dẫn đến khả năng so sánh không chỉ giá cả, mà cả tính kỹ lưỡng của giá thầu.
Cơ hội của một kết quả dự án thành công được tăng lên rất nhiều khi chủ sở hữu chuẩn bị đầy đủ, thông tin thực tế cho các nhà thầu. Thông tin này được gọi là gói thầu hoặc tài liệu thầu. Những tài liệu này bao gồm các kế hoạch dự án, thông số kỹ thuật, danh sách số lượng, thông tin lịch trình và dữ liệu trên bất kỳ thiết bị hoặc sản phẩm cụ thể sẽ được sử dụng. Thông tin liên quan về điều kiện trang web cũng được bao gồm. Một bản sao của hợp đồng sẽ được ký thường là một phần của gói để cho phép các công ty đấu thầu có thời gian xem xét lại. Các tài liệu thầu, được thực hiện cùng nhau, thường trở thành một phần của hợp đồng của nhà thầu thành công. Số lượng giá thầu và đơn giá kiểm soát số tiền phải trả trong các khoản thanh toán tiến độ trong suốt vòng đời của dự án.
Giá thầu công khai, hoặc những người có cơ quan hoặc chủ sở hữu chính phủ, tuân theo các quy tắc khác với giá thầu riêng. Chúng phải được quảng cáo trước và chúng cho phép bất kỳ nhà thầu đủ điều kiện nào trả giá nếu họ chọn. Chủ sở hữu tư nhân có thể chọn giới hạn quy trình cho các nhà thầu mà họ đã chọn làm nhà thầu.
Khi các nhà thầu nhận được các gói thầu, họ gọt bút chì, hoặc kích hoạt phần mềm dự toán của họ, và xác định chi phí vật liệu và tính sẵn có, lao động và thiết bị sẽ cần, thứ tự làm việc và lên lịch yêu cầu. Vấn đề đôi khi phát sinh khi họ xem xét một dự án. Một ví dụ sẽ thấy rằng một thành phần quan trọng có thời gian giao hàng dài sẽ xung đột với lịch trình xây dựng mong muốn của chủ sở hữu. Một vấn đề điển hình khác xảy ra khi số lượng do chủ sở hữu cung cấp không khớp với số lượng vì nhà thầu đã ước tính chúng. Các câu hỏi được giải quyết bằng cách yêu cầu làm rõ từ chủ sở hữu. Một chủ sở hữu có trách nhiệm sẽ trả lời cả những câu hỏi này và chia sẻ thông tin mới hoặc cập nhật với tất cả các nhà thầu.
Các chuyến thăm trang web thường được sắp xếp để cho phép các nhà thầu có cơ hội xác định các vấn đề tiềm ẩn có thể tốn kém, như các vấn đề truy cập hoặc xung đột với các cấu trúc hoặc cải tiến hiện có.
Khi ngày đấu thầu đến, các cơ quan chính phủ có thể hoặc không thể mở thầu công khai. Một số cơ quan yêu cầu rằng giá thầu được trao cho nhà thầu đáp ứng thấp nhất. Điều này đôi khi có vấn đề ở chỗ người trả giá thấp có thể đã mắc lỗi hoặc tính toán sai chi phí thực sự của dự án, điều này có thể dẫn đến việc cắt góc hoặc làm việc không đạt tiêu chuẩn trong quá trình xây dựng. Chủ sở hữu tư nhân thường không có mở thầu công khai. Họ có toàn quyền quyết định sử dụng các tiêu chí khác ngoài giá để chọn nhà thầu. Một nhà thầu có thể có giá cao hơn, nhưng có thể đã xác định hiệu quả lập lịch để đưa dự án trực tuyến nhanh hơn, ví dụ.
Bất kỳ quy trình nào được tuân thủ, công khai hay riêng tư, các hồ sơ dự thầu đều được đánh giá tính đầy đủ. Một nhà thầu đã loại trừ một số công việc, ví dụ, có thể được coi là "không đáp ứng", và giá thầu đó có thể bị từ chối. Thông tin được yêu cầu nhưng không được cung cấp, có lẽ liên quan đến bảo hiểm hoặc danh sách các dự án trước đó, cũng có thể là căn cứ để từ chối giá thầu. Các nhà thầu cần hết sức cẩn thận để bao gồm tất cả các tài liệu được yêu cầu.
Khi kết thúc quá trình đấu thầu được thực hiện tốt, các hồ sơ dự thầu đưa ra mục tiêu của chủ dự án, các tiêu chí táo để chọn nhà thầu tốt nhất cho công việc.
