Một khoản trợ cấp hoàn trả cung cấp kinh phí để cấp cho người nhận sau khi đã phát sinh chi phí. Người được cấp phải tuân theo một quy trình nhất định để được bồi hoàn chi phí dự án. Khoản bồi hoàn được cung cấp theo lịch thanh toán đã đặt sau khi tổ chức đã gửi đủ tài liệu để xác minh chi phí.
Bắt đầu dự án của bạn
Sau khi bạn nhận được thông báo rằng bạn được chọn để nhận giải thưởng, bạn có thể bắt đầu các hoạt động dự án của mình. Vì bạn đã được trao một khoản trợ cấp hoàn trả, dự kiến bạn có khả năng tài trợ cho các hoạt động này trước. Cho dù các quỹ tài trợ sẽ hoàn trả việc thuê nhân viên hoặc cung cấp dịch vụ cho dân số cụ thể, tổ chức nên đã chứng minh một lịch sử tài chính ổn định để thực hiện các hoạt động này. Hầu hết những người được cấp được yêu cầu phải có ít nhất ba năm kinh nghiệm để đủ điều kiện nhận tài trợ vì những lý do này.
Chi phí tài liệu
Để nhận được khoản bồi hoàn của bạn, hầu hết các cơ quan cấp phép yêu cầu bạn phải ghi lại các chi phí của mình. Tài liệu đáng tin cậy bao gồm biên lai, hóa đơn hoặc sao kê thẻ tín dụng. Ngay cả khi tài liệu đầy đủ được cung cấp, không phải tất cả các chi phí đều đủ điều kiện để được bồi hoàn. Chính phủ liên bang đã cung cấp hướng dẫn về các chi phí cho phép mà tài trợ có thể hoàn trả thông qua Văn phòng Quản lý và Thông tư Ngân sách. Nếu bạn đã nhận được một khoản trợ cấp liên bang, bạn phải tuân thủ Thông tư OMB cho loại tổ chức của bạn. Có một Thông tư OMB riêng cho các tổ chức phi lợi nhuận, các tổ chức học tập cao hơn, và chính quyền tiểu bang hoặc địa phương.
Rút vốn
Các cơ quan liên bang yêu cầu bạn thiết lập một tài khoản ngân hàng để rút tiền tài trợ của bạn. Tổ chức cấp phép cung cấp hướng dẫn về tần suất tài trợ của bạn có thể được rút xuống. Thông thường, khoản tài trợ có thể được rút xuống hàng tháng hoặc hàng quý cho đến khi tất cả các khoản tài trợ đã cạn kiệt. Bạn phải gửi chi phí phát sinh để rút tiền cho kỳ báo cáo đó. Khi tiền được chuyển vào tài khoản của bạn, bạn có thể ghi có tiền vào tổ chức của mình. Trong mỗi kỳ báo cáo, tổ chức phải nộp các khoản chi tiêu để có được khoản tài trợ còn lại.
Yêu cầu báo cáo
Vào cuối giai đoạn cấp, sau khi tất cả kinh phí đã được sử dụng, tổ chức được yêu cầu lưu giữ hồ sơ về tất cả các chi phí được tính cho khoản tài trợ trong một số năm nhất định. Đối với các khoản tài trợ của liên bang, tổ chức sẽ phải tuân thủ các cuộc kiểm toán Tổng doanh thu và thanh tra nội bộ. Các chi phí không được duy trì trong hồ sơ có thể phải được trả lại cho cơ quan cấp. Tổ chức cũng phải lưu giữ hồ sơ về kết quả và kết quả của dự án được tài trợ.
