Nhà tuyển dụng có khá nhiều thời gian rảnh rỗi khi chuẩn bị bảng lương cho nhân viên của họ miễn là phương pháp họ sử dụng là hiệu quả và công bằng. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ chọn cách tự chuẩn bị bảng lương để tiết kiệm tiền và duy trì sự kiểm soát và giám sát tốt hơn. Khi tự mình chuẩn bị bảng lương, bạn có thể chọn thực hiện hoàn toàn bằng tay hoặc sử dụng bảng tính và bạn có thể chọn tính toán giờ và phút làm việc bằng cách làm tròn số phút thành một phần tư giờ hoặc bằng cách chuyển số phút thành số thập phân. Ngoài ra, bạn có thể cân nhắc sử dụng chương trình phần mềm tính lương để tiết kiệm thời gian và sức lực.
Làm tròn số phút chính xác cho Quarters
Nếu bạn đang thực hiện hoàn toàn bảng lương bằng tay, có thể khó theo dõi và tính toán giờ và phút làm việc với tổng độ chính xác. Thay vào đó, bạn có thể thấy dễ dàng hơn để làm tròn số phút chính xác đến một phần tư của một giờ, đây là phần lớn nhất trong một giờ mà bạn có thể làm tròn một cách hợp pháp cho mục đích trả lương.
Điều quan trọng nhất cần lưu ý khi sử dụng phương pháp này là trong khi bạn có thể làm tròn số phút một cách hợp pháp đến một phần tư giờ, bạn không thể làm tròn xuống hoặc bạn sẽ vi phạm Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng. Thay vào đó, thời gian của nhân viên từ một đến bảy phút nên được làm tròn xuống, nhưng tám đến 14 phút nên được làm tròn đến quý gần nhất của một giờ.
Ví dụ: nếu John làm việc từ 8:46 sáng đến 5:28 chiều, bao gồm cả bữa trưa được trả lương, ông chủ của anh ta có thể làm tròn giờ của mình đến 8:45 sáng đến 5:30 chiều. Điều này có nghĩa là anh ta làm việc tám giờ 45 phút cho mục đích trả lương, thay vì chính xác là tám giờ và 42 phút anh ta thực sự làm việc. Tám giờ ba mươi phút này sau đó sẽ được nhân với tiền lương mỗi giờ của anh ta, vì vậy nếu anh ta kiếm được 20 đô la mỗi giờ, anh ta sẽ kiếm được 175 đô la.
Chuyển đổi phút thành số thập phân
Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp chính xác hơn để chuyển đổi phút cho bảng lương, bạn có thể muốn sử dụng đồng hồ 24 giờ và sau đó chuyển đổi phút thành số thập phân thay vì làm tròn chúng thành giờ. Chuyển đổi số phút thành số thập phân cho bảng lương có thể được thực hiện tự động nếu bạn đang sử dụng bảng tính bằng cách tạo công thức chia số phút cho 60. Nếu bạn đang thực hiện tính lương bằng tay, bạn có thể tham khảo máy tính chuyển đổi thời gian trả lương hoặc bạn chỉ có thể chia số phút cho 60 bằng tay. Sử dụng phương pháp này để dễ dàng trừ thời gian nghỉ của nhân viên khỏi thời gian chờ của họ.
Đối với ví dụ trên, bạn sẽ thay đổi 8:46 sáng của John thành 5:28 sáng. giờ đến 8,77 và 17,47, tương ứng. Trừ 8,77 từ 17,47 và bạn nhận được 8,7, sau đó bạn sẽ nhân với tiền lương của anh ta, sẽ cung cấp cho bạn tổng cộng $ 174.
Sử dụng phần mềm biên chế
Trong khi hầu hết các nhà tuyển dụng doanh nghiệp nhỏ vẫn tính toán bảng lương bằng tay và sẽ dựa vào hai phương pháp này để tính toán chính xác số phút cho bảng lương, một chương trình phần mềm có thể thực hiện công việc cho bạn. Các chương trình này có một máy tính chuyển đổi thời gian trả lương tích hợp và có thể tự động tính toán tiền lương mà một nhân viên kiếm được dựa trên tổng số giờ làm việc thường xuyên và ngoài giờ của họ. Phần mềm cũng có thể đảm nhận các khoản thuế, trang trí, W-2, tiền thưởng và các vấn đề về biên chế phức tạp khác.
Mặc dù nhiều nhà tuyển dụng thích làm bảng lương bằng tay cho đến khi họ thuê đủ nhân viên để biện minh cho phần mềm bảng lương, họ không cần phải làm vậy. Có nhiều chương trình trả lương miễn phí và rẻ tiền cho những người quan tâm về chi phí chuyển đổi sang tùy chọn phần mềm.
