Báo cáo tài chính của một công ty bao gồm báo cáo thu nhập, bảng cân đối và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Báo cáo thu nhập tóm tắt các khoản thu, chi phí và lợi nhuận trong một kỳ kế toán. Bảng cân đối kế toán liệt kê các tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của cổ đông và báo cáo lưu chuyển tiền tệ tóm tắt các dòng tiền và dòng tiền ra. Báo cáo tài chính chính xác rất quan trọng vì ban lãnh đạo, nhà đầu tư, chủ nợ và kiểm toán viên bên ngoài phụ thuộc vào thông tin đáng tin cậy và đầy đủ để đánh giá sức khỏe tài chính và hiệu quả hoạt động của các công ty. Độ chính xác bắt đầu với các mục tạp chí và kết thúc với giám đốc điều hành xác nhận độ tin cậy của thông tin.
Đảm bảo tính chính xác của quy trình nhập dữ liệu, bao gồm các mục nhật ký của các giao dịch tài chính và đăng các mục nhật ký lên sổ cái. Nếu các chuyên gia nhập dữ liệu của bạn đang mắc lỗi toán học hoặc nhập dữ liệu vào tài khoản sai, ngay cả một gói kế toán tinh vi cũng sẽ không phát hiện ra. Đào tạo và giám sát ngẫu nhiên là hai cách để đảm bảo kiểm soát chất lượng trong quá trình nhập dữ liệu. Trong một bài báo "Tuần báo kinh doanh phía Bắc Nevada" tháng 11 năm 2010, kế toán viên công chứng Mike Bosma khuyên bạn nên cung cấp cho nhân viên nhập dữ liệu một biểu đồ in các tài khoản của công ty để sử dụng làm tài liệu tham khảo để họ nhập dữ liệu vào đúng tài khoản.
Điều chỉnh hồ sơ kế toán của bạn với các hồ sơ bên ngoài, chẳng hạn như báo cáo ngân hàng, hóa đơn nhà cung cấp, sao kê thẻ tín dụng và các tài liệu khác. Các số phải khớp. Ví dụ: số dư tiền mặt trên bảng cân đối kế toán của bạn phải khớp với số dư cuối kỳ trên bảng sao kê ngân hàng của bạn. Tương tự, số dư trách nhiệm dài hạn phải phù hợp với tổng số dư trên thế chấp và các tài liệu cho vay dài hạn khác.
Kiểm tra các lỗi bảng cân đối rõ ràng. Trong một ghi chú hướng dẫn được công bố trên trang web của mình, Trung tâm Phát triển Doanh nghiệp Nhỏ Illinois tại Đại học Bang Illinois khuyến nghị các chủ doanh nghiệp nhỏ nên tìm các lỗi rõ ràng trên bảng cân đối kế toán, chẳng hạn như số dư tiền mặt âm.
Xem lại báo cáo thu nhập cho các lỗi có thể. Giá vốn hàng bán không nên giống nhau mỗi tháng, bởi vì thành phần bán hàng của bạn có thể thay đổi mỗi tháng. Nếu bạn có tài sản cố định, cần có một mục cho chi phí khấu hao. Xác minh rằng bạn đã thực hiện các mục điều chỉnh cho các chi phí tích lũy nhưng chưa thanh toán, chẳng hạn như chi phí lãi vay và chi phí tiền lương.
Xác minh rằng bạn đã thực hiện điều chỉnh cho các chi phí không dùng tiền mặt trong báo cáo lưu chuyển tiền mặt. Sự khác biệt trong số dư tiền mặt ròng giữa các giai đoạn trước và hiện tại phải khớp với thay đổi trong báo cáo ngân hàng của bạn, giả sử rằng tiền cho vay đi qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp bạn.
Theo dõi với nhân viên kế toán, quản lý cửa hàng hoặc người giám sát kho nếu bạn phát hiện ra sự bất thường. Ví dụ: số dư tồn kho cao hơn bình thường có thể là kết quả của quá nhiều mặt hàng đã lỗi thời hoặc không còn hàng trong kho. Số tiền lãi bán hàng cao có thể chỉ ra vấn đề kiểm soát chất lượng trong cơ sở sản xuất của bạn hoặc tại cơ sở của nhà cung cấp.
