Trong ngày làm việc, nhân viên làm theo một số quy trình để thực hiện mục tiêu của họ. Các mục tiêu này thay đổi theo vị trí và bao gồm các nhiệm vụ như ghi lại các mục nhật ký, trả lời các câu hỏi của khách hàng hoặc khắc phục sự cố máy tính. Mỗi bộ phận hoạt động hướng tới các mục tiêu khác nhau và sử dụng các quy trình khác nhau để thực hiện các mục tiêu đó. Một số công ty thiếu thời gian để cẩn thận chi tiết các quy trình kinh doanh mà họ sử dụng. Tuy nhiên, viết ra các quy trình của doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích cho một công ty. Khi một công ty làm tài liệu cho các quy trình kinh doanh của mình, nó tạo ra các bước chi tiết để có thể hướng dẫn nhân viên hiện tại và đào tạo nhân viên mới.
Viết ra mục tiêu của quá trình kinh doanh. Tuyên bố này liệt kê lý do và tầm quan trọng của việc tuân theo quy trình được mô tả. Khi phát triển mục tiêu của bạn, hãy nghĩ về lý do tại sao nhân viên cần tuân theo quy trình và hỏi quản lý về kết quả của việc tuân theo quy trình nên là gì; mục tiêu của bạn nên truyền đạt những hiểu biết này.
Xác định từng bước xảy ra trong suốt quá trình và viết từng bước ra dưới dạng một câu.
Xem lại từng bước để xác định xem nó có thêm vào việc hoàn thành quá trình hay sử dụng tài nguyên mà không thêm giá trị. Loại bỏ những bước không đóng góp cho mục tiêu.
Xác định và liệt kê các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành mỗi bước. Bao gồm thông tin về bất kỳ tài nguyên nào cần thiết để hoàn thành bước và cách có được các tài nguyên đó. Viết ra từng chi tiết theo thứ tự cần được thực hiện.
Vẽ sơ đồ. Một số nhân viên tìm hiểu thêm bằng cách xem sơ đồ trực quan của quy trình hơn là đọc các bước. Bao gồm từng bước và chi tiết được viết trong quy trình trong sơ đồ.
Xem lại quá trình tổng thể để xác định bất kỳ bước bị bỏ lỡ. Sau khi tạo quy trình kinh doanh sơ bộ, hãy đọc qua tài liệu từ đầu. Thực hành từng bước cả trực quan và thể chất để đảm bảo rằng mọi bước cần thiết được bao gồm. Sau khi kết luận rằng quy trình kinh doanh đã hoàn tất, hãy in một bản sao cuối cùng của tài liệu.
Lời khuyên
-
Giả sử rằng nhân viên đọc quy trình kinh doanh không có kiến thức trước về công ty hoặc tài nguyên của công ty và bao gồm các bước có vẻ rõ ràng đối với người lao động có kinh nghiệm vì những bước này có thể không rõ ràng đối với người lao động thiếu kinh nghiệm.
Tạo tài liệu quy trình kinh doanh bằng phần mềm xử lý văn bản. Điều này cho phép bạn thực hiện các thay đổi dễ dàng khi quy trình kinh doanh phát triển.
