Quản lý hồ sơ là chức năng bắt buộc của các công ty, tổ chức phi lợi nhuận, cơ quan chính phủ, cơ quan xã hội, y tế, thương mại, tài chính, trường học, cao đẳng và đại học và tất cả các loại thực thể khác tạo ra thông tin cần lưu giữ trong một khoảng thời gian xác định. Hộ gia đình cá nhân cũng cần thực hành quản lý hồ sơ tốt. Quản lý hồ sơ là một quá trình có hệ thống, có tổ chức, có kế hoạch và được kiểm soát để quản lý hoặc theo dõi vòng đời của hồ sơ. Một bản ghi có thể là một đối tượng giấy hữu hình hoặc nó có thể ở dạng kỹ thuật số hoặc điện tử. Hồ sơ có thể được lưu giữ trên tài chính, y tế, thông tin, tài liệu chính thức, tài liệu văn phòng, bảng lương, biểu mẫu của chính phủ và email trong số hàng trăm loại hồ sơ khác. Quản lý hồ sơ giải quyết ba giai đoạn của vòng đời của hồ sơ: Việc tạo hoặc nhận hồ sơ; việc bảo trì, lưu trữ an toàn, truy xuất hoặc sử dụng chung hồ sơ; việc xử lý một hồ sơ.
Tạo hồ sơ
Tạo hoặc nhận hồ sơ là những gì tạo ra nhu cầu quản lý hồ sơ. Có thể là một ứng dụng việc làm, hóa đơn hoặc báo cáo kiểm soát hàng tồn kho, một khi hồ sơ đã được tạo, tất cả các hoạt động hoặc chức năng quản lý khác cho hồ sơ đó phải được sử dụng. Một chức năng của quy trình quản lý hồ sơ là xác định luồng của bản ghi sau khi nó được tạo hoặc nhận. Ai phải xem hồ sơ? Bản ghi sẽ đi đâu sau khi mọi người đã xem hoặc hành động theo bản ghi (chẳng hạn như ghi lại một khoản thanh toán trên tài khoản)? Ai chịu trách nhiệm đảm bảo lưu trữ an toàn hồ sơ? Tất cả những câu hỏi này cần câu trả lời truyền đạt tốt.
Duy trì hồ sơ
Duy trì hồ sơ liên quan đến việc phát triển các hoạt động để lưu trữ hồ sơ. Một số cân nhắc phải được thực hiện khi lưu trữ hồ sơ, bao gồm làm cho hồ sơ có sẵn để truy xuất bởi những người cần tham khảo thông tin hoặc có quyền truy cập vào bản chất cá nhân của hồ sơ. Mặt khác của việc làm cho hồ sơ có sẵn là biểu thị những người không thể có quyền truy cập vào hồ sơ. Khi hồ sơ được lưu trữ, điều quan trọng là quản lý hồ sơ tốt phải có một hệ thống để xác định ai có hồ sơ, nơi họ có hồ sơ và khi nào họ có ý định trả lại hồ sơ. Đảm bảo trả lại đúng hồ sơ cũng là một phần quan trọng của hệ thống quản lý hồ sơ. Lưu trữ an toàn các hồ sơ có thể bao gồm lưu trữ các bản sao kỹ thuật số của từng hồ sơ ngoài cơ sở tại một văn phòng khác hoặc trong một hộp ký gửi an toàn tại ngân hàng. Hồ sơ nên được lưu trữ ở nơi khô ráo, thoáng mát để tránh làm hỏng giấy hoặc bản sao điện tử. Quy trình lưu trữ là một phần của giai đoạn bảo trì quản lý hồ sơ. Xác định khi nào một bản ghi trở thành đủ điều kiện để lưu trữ là một phần của quản lý hồ sơ. Chọn nơi lưu trữ các bản ghi và thời gian lưu trữ các bản ghi cũng là một phần của chức năng này. Một số hồ sơ như hồ sơ lịch sử có thể được lưu giữ cho cuộc sống và đôi khi vượt ra ngoài công ty. Đối với các thành phố, tiểu bang và thị trấn, các hồ sơ lịch sử có thể phải được lưu trữ trong một khoảng thời gian không xác định.
Xử lý hồ sơ
Việc xử lý các hồ sơ trong khung thời gian thích hợp là rất quan trọng. Việc xử lý hầu hết các hồ sơ nên được hoàn thành bằng cách băm nhỏ. Cân nhắc để xử lý bao gồm xác định thời gian lưu trữ hồ sơ. Khung thời gian lưu giữ hồ sơ phụ thuộc vào bản chất của hồ sơ. Một số lưu trữ hồ sơ được quyết định bởi các quy định của chính phủ như hồ sơ thuế, một số bởi các ngân hàng để quản lý khoản vay và một số theo hướng dẫn pháp lý như giấy tờ thành lập. Nó cũng bao gồm việc xác định cách xử lý các hồ sơ như bằng cách băm nhỏ trong công ty hoặc thuê một công ty bên ngoài để xé nhỏ và phát triển hệ thống theo dõi xử lý cũng có thể hữu ích. Liệt kê những bản ghi theo danh mục nơi xử lý, cách chúng được xử lý và nơi có thể có lợi cho việc quản lý hồ sơ dài hạn. Hơn nữa, việc thực hiện cơ chế đăng xuất để xử lý hồ sơ có thể giúp đảm bảo mọi người cần biết đều biết trước khi bất kỳ hồ sơ nào bị hủy.
Những cân nhắc khác về quản lý hồ sơ
Một số tùy chọn khác để phù hợp với hệ thống quản lý hồ sơ bao gồm lập tài liệu và truyền đạt các chính sách và quy trình liên quan đến tất cả quản lý hồ sơ, xây dựng và triển khai các cơ chế và quy trình kiểm soát cho mọi giai đoạn quản lý hồ sơ và giữ cho hệ thống quản lý hồ sơ đơn giản và dễ giao tiếp và dễ dàng để quản lý.
Tài nguyên cho quản lý hồ sơ học tập
Có hàng trăm nguồn tài nguyên có sẵn để học quản lý hồ sơ hiệu quả. Các trường kỹ thuật, cao đẳng và đại học, đào tạo trực tuyến và sách tham khảo có rất nhiều tại hiệu sách địa phương hoặc hiệu sách đại học có thể giúp phát triển hệ thống quản lý hồ sơ tuân thủ pháp luật và hiệu quả. Cũng luôn luôn kiểm tra với các quy định của địa phương, tiểu bang và liên bang về các quy tắc cụ thể để quản lý hồ sơ.
