Cấu trúc phân chia công việc (WBS) giống như một sơ đồ tổ chức cho một dự án. Một sản phẩm cuối cùng hoặc kết quả nằm ở đầu biểu đồ với các sản phẩm, nhiệm vụ hoặc kết quả cần thiết để hoàn thành nó ở cấp thấp hơn. WBS có thể sâu vài cấp và cung cấp cấu trúc cho một dự án. Tài liệu dự án chi tiết hỗ trợ WBS. Một trong những chi tiết đó là một lịch trình làm việc của dự án. Lịch làm việc bao gồm ngày bắt đầu và ngày hoàn thành cho các nhiệm vụ, hoạt động hoặc sản phẩm được xác định trong WBS. Một WBS cần lịch trình làm việc hỗ trợ để lập kế hoạch dự án.
Mục đích
Một WBS được thiết kế để mô tả hoàn toàn các sản phẩm, kết quả và nhiệm vụ cần phải được thực hiện. Nó thực hiện điều này theo cách liên kết sản phẩm cuối cùng hoặc kết quả với các sản phẩm và nhiệm vụ hỗ trợ trong một hệ thống phân cấp tương tự như một hóa đơn vật liệu hoặc biểu đồ tổ chức. WBS không cung cấp các chi tiết khác như lịch làm việc. Lịch làm việc hỗ trợ lập kế hoạch dự án bằng cách cung cấp ngày bắt đầu và ngày hoàn thành cho các sản phẩm và nhiệm vụ được xác định trong WBS. Lịch trình làm việc cũng có thể được sử dụng cho các công việc không liên tục, như dự án chế tạo và lắp ráp.
Sản phẩm so với quy trình
Các WBS ban đầu được định hướng theo sản phẩm, xác định không chỉ các bộ phận và lắp ráp mà cả các hệ thống và công nghệ cần thiết cho một dự án. WBS cũng được sử dụng để xác định các dự án định hướng quy trình, bao gồm triển khai các hệ thống phần mềm lớn và các dự án thiết kế kỹ thuật. Lịch trình làm việc cũng có thể được áp dụng cho các sản phẩm hoặc quy trình. Ví dụ, trong môi trường sản xuất, phần mềm lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP) cung cấp lịch trình vật liệu dẫn đến công việc mua và sản xuất. Phần mềm lập kế hoạch sàn cửa hàng cung cấp lịch trình làm việc xem xét giờ lao động tiêu chuẩn và thiết bị cần thiết để thực hiện một hoạt động sản xuất. Phần mềm quản lý dự án phát triển lịch làm việc với đầu vào cho lao động, tài nguyên và liên kết giữa các nhiệm vụ dự án.
Quản lý chi phí
WBS cung cấp một cơ chế để cung cấp chi phí ước tính cho các yếu tố khác nhau của WBS và tổng hợp, hoặc tổng hợp các chi phí. WBS cũng có thể được sử dụng để thu thập chi phí thực tế để so sánh với các ước tính ban đầu. Lịch trình làm việc có thể cung cấp đầu vào cho thời gian của chi phí hoặc phân kỳ thời gian của chi phí. Cả hai chi phí dự án và ước tính thực tế có thể được xem theo thời gian bằng phần mềm quản lý dự án. Chi phí theo thời gian ước tính hoặc chi phí thực tế cũng có thể được cung cấp bởi phần mềm kế toán chi phí.
Thực hiện
WBS có thể được thực hiện bằng tay hoặc với công nghệ. Lịch làm việc liên quan đến nhiều chi tiết hơn và thay đổi thường xuyên hơn đòi hỏi các hệ thống phần mềm để quản lý dự án hoặc lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất.
