HRIS, hay Hệ thống thông tin nguồn nhân lực, là các giải pháp phần mềm để quản lý tất cả các khía cạnh định lượng trong việc quản lý bộ phận nhân sự và bộ phận biên chế. Những nhiệm vụ như vậy có thể rất phức tạp, đặc biệt nếu một doanh nghiệp rất lớn và sử dụng hàng trăm hoặc hàng ngàn người. Phần mềm HRIS giúp theo dõi con người và tài nguyên, tiến hành tính toán tiền lương, quản lý trách nhiệm và thực hiện kế toán cần thiết để duy trì một bộ phận hiệu quả. Như với bất kỳ loại phần mềm kinh doanh nào, có một số gói phần mềm khác nhau có sẵn bao gồm các loại hình kinh doanh và nhiệm vụ khác nhau. Hệ thống HRIS có thể thực hiện bất kỳ chức năng nào sau đây.
Thông tin nhân viên
Tất cả phần mềm HRIS duy trì một cơ sở dữ liệu thông tin về nhân viên trong quá khứ và hiện tại, bao gồm các dữ liệu như tỷ lệ chi trả, bộ phận, tăng và thông tin cá nhân.
Thời gian làm việc
Các hệ thống HRIS thường bao gồm khả năng theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, đặc biệt là khi nhân viên được trả lương theo giờ hoặc theo hợp đồng.
Lương bổng
Hầu hết các phần mềm HRIS thực hiện ít nhất một số hình thức xử lý bảng lương cơ bản. Biên chế bắt đầu bằng việc theo dõi thời gian dành cho một số hoạt động nhất định, thường là theo báo cáo của nhân viên. Báo cáo này thường được thực hiện thông qua một số loại phần mềm hoặc ứng dụng web, mặc dù một số người theo dõi thời gian làm việc trên các biểu mẫu bản sao cứng sau đó phải được quét hoặc sao chép vào hệ thống máy tính. Hệ thống bảng lương cũng sẽ tiến hành kế toán cần thiết và thậm chí có thể in các bảng lương thực tế.
Quản trị lợi ích
Các hệ thống HRIS thực hiện các hoạt động tiền lương cũng thường quản lý thông tin lợi ích, chẳng hạn như bảo hiểm y tế và tài khoản hưu trí. Những người này liên kết chặt chẽ với bảng lương nhưng cũng được theo dõi cùng với các thông tin nhân viên khác như tiền lương và thời gian nghỉ.
Hiệu suất
Các hệ thống HRIS có thể theo dõi các đánh giá hiệu suất và các vấn đề về hiệu suất như là một phần của việc quản lý thông tin nhân viên. Các hệ thống cấp cao hơn cũng có thể thực hiện các chức năng toán học liên quan đến dữ liệu này để đánh giá nhân viên dựa trên khả năng thực hiện. Thông tin này sau đó có thể được sử dụng để đưa ra các quyết định kinh doanh như có nên khuyến mại nhân viên hay tăng lương hay không.
Các loại phần mềm
Các hệ thống HRIS có nhiều cấu hình phần mềm khác nhau. Một số hệ thống được mã hóa cứng để cài đặt cục bộ trên máy tính hoặc mạng tại địa điểm của doanh nghiệp. Các hệ thống khác thực hiện kinh doanh trực tuyến dưới dạng hệ thống Phần mềm dưới dạng Dịch vụ (SaaS), thường qua Internet thông qua các trang web hoặc hệ thống Intranet. Cuối cùng, một số nhà cung cấp ứng dụng có thể cung cấp dịch vụ như một sự pha trộn của các loại phần mềm này.
Hệ thống mô-đun
Các gói phần mềm khác nhau có các khả năng khác nhau và một số nhà cung cấp có thể cung cấp các tầng dịch vụ khác nhau. Các dịch vụ cơ bản thường được cung cấp như một phần của gói với các chức năng bổ sung có sẵn dưới dạng các mô-đun có thể được cắm vào gói phần mềm cơ bản.
