Là một người sử dụng lao động, bạn cần lưu ý về luật pháp của tiểu bang và liên bang quy định loại thông tin cần được duy trì trong hồ sơ nhân sự. Một số tài liệu nhân sự cần thiết bao gồm thông tin liên hệ cá nhân cho nhân viên, tình trạng công việc, thông tin bảng lương và thông tin hiệu suất.
Thông tin tuyển dụng
Thông tin tuyển dụng trong hồ sơ nhân sự thường có ở dạng đơn xin việc hoặc giấy tờ thuê mới. Hồ sơ cũng có thể bao gồm một bản sao của thư mời làm việc được gửi cho nhân viên và một biên nhận đã ký từ nhân viên xác nhận rằng anh ta đã nhận được một bản sao của sổ tay nhân viên của công ty. Mặc dù hồ sơ nhân sự cho một nhân viên phải bao gồm ngày sinh vì mục đích lợi ích, nhưng việc lấy thông tin này để sử dụng trong việc xác định có nên thuê cá nhân đó là bất hợp pháp hay không.
Tình trạng công việc
Tình trạng làm việc là tài liệu pháp lý chứng minh nhân viên có thể làm việc tại Hoa Kỳ. Để chứng minh tình trạng công việc, hồ sơ nhân viên phải bao gồm một bản sao thẻ an sinh xã hội của nhân viên. Nếu nhân viên không phải là công dân Hoa Kỳ, phải điền vào mẫu I-9 (công dân không phải là người Mỹ tương đương với mẫu W-4), phải bao gồm một bản sao hộ chiếu của nhân viên và một bản sao thị thực làm việc của nhân viên trong hồ sơ nhân sự của nhân viên.
Lương bổng
Một thành phần chính khác của hồ sơ nhân sự liên quan đến bảng lương. Chủ nhân phải duy trì mẫu thuế W-4 liên bang cập nhật. Cùng với mẫu W-4, một tệp nhân sự cũng có thể chứa bảng chấm công cho các khoảng thời gian trả lương mà nhân viên làm việc. Nếu nhân viên có bất kỳ khoản tiền nào hợp pháp từ tiền lương của anh ta, lệnh của tòa án hoặc bản sao của quy định cũng phải có trong hồ sơ nhân sự.
Thông tin hiệu suất
Đánh giá hiệu suất là một phần không thể thiếu trong hồ sơ nhân viên. Chúng có thể bao gồm các bản sao của các mục tiêu chuyên môn của nhân viên và đánh giá hiệu suất được viết bởi người giám sát hoặc người quản lý của nhân viên. Nếu thích hợp, hồ sơ nhân sự cũng chứa bất kỳ lời khiển trách hoặc cảnh báo nào mà nhân viên nhận được trong thời gian làm việc với công ty.
Thông tin thuế nhà nước
Nếu tiểu bang nơi bạn điều hành doanh nghiệp của bạn có thuế nhà nước, thì bạn bắt buộc phải duy trì mẫu W-4 để khấu trừ thuế. Tương tự như biểu mẫu thuế W-4 của liên bang, biểu mẫu của tiểu bang phải được cập nhật và duy trì trong hồ sơ nhân sự của nhân viên dưới dạng hồ sơ dự phòng để khấu trừ thích hợp từ tiền lương của nhân viên và trong trường hợp kiểm toán bởi IRS hoặc cơ quan thuế nhà nước.
