Biểu đồ quy trình công việc là một sơ đồ thể hiện tất cả các bước chính của quy trình hoặc đơn vị kinh doanh. Biểu đồ quy trình làm việc có thể giúp bạn hiểu được bức tranh lớn và mối quan hệ giữa các bước khác nhau và chức năng công việc, xác định các giai đoạn quan trọng của quy trình hoặc đơn vị kinh doanh và xác định các khu vực có vấn đề. Kiến thức lập trình đặc biệt là không cần thiết để tạo ra một biểu đồ công việc. Hầu hết các chuyên gia kinh doanh có thể làm theo các hướng dẫn cơ bản được cung cấp trong phần mềm hoặc mẫu chuyên dụng được tải xuống từ Internet.
Biểu tượng và kết nối sơ đồ
Biểu đồ tiến trình công việc sử dụng các ký hiệu và trình kết nối để chỉ ra các bước quy trình khác nhau và mối quan hệ của chúng với các chức năng công việc khác. Ví dụ, một hình chữ nhật chỉ ra một nghiên cứu, phân tích hoặc quy trình cụ thể, một viên kim cương chỉ ra một quyết định cụ thể và một hình bầu dục cho thấy sự bắt đầu hoặc kết thúc của sơ đồ. Xác định giai đoạn nghiên cứu, phân tích hoặc quy trình cụ thể sẽ cho biết bắt đầu biểu đồ tiến trình công việc của bạn. Các ký hiệu quyết định nên được sử dụng xuyên suốt để xác định logic đằng sau các chức năng khác nhau trong biểu đồ quy trình công việc. Kết quả của các quyết định (có hoặc không) sẽ xác định hướng của biểu đồ tiến trình công việc. Các định nghĩa biểu tượng và trình kết nối thường phổ biến trên tất cả các ứng dụng phần mềm và các mẫu biểu đồ quy trình công việc.
Tạo biểu đồ
Phần mềm biểu đồ quy trình làm việc cho phép bạn tạo sơ đồ bằng nhiều công cụ vẽ, trình kết nối và hình dạng. Bắt đầu biểu đồ quy trình công việc của bạn bằng cách xác định điểm bắt đầu của quy trình, nghiên cứu hoặc hệ thống và đặt nó trong một hình bầu dục ở đầu trang của bạn. Chèn một biểu tượng khác bên dưới điểm bắt đầu và sử dụng mũi tên kết nối để kết nối các biểu tượng và hiển thị mối quan hệ giữa cả hai. Tiếp tục điều này cho đến khi bạn hoàn toàn lập sơ đồ quy trình công việc của bạn.
Bạn cũng có thể tạo biểu đồ tiến trình công việc bằng cách sử dụng các mẫu có thể tải xuống. Các ứng dụng này sẽ bao gồm các tính năng kéo và thả để giúp bạn qua từng bước tạo biểu đồ tiến trình công việc. Hãy chắc chắn xác nhận rằng các ứng dụng máy tính của bạn tương thích với chương trình được sử dụng để tạo mẫu biểu đồ quy trình công việc và bạn đang tải xuống từ một trang web đáng tin cậy.
Thực hành tốt nhất
Tạo một phác thảo chi tiết về những gì bạn muốn đạt được và phác thảo sơ đồ quy trình công việc trước khi sử dụng phần mềm hoặc mẫu biểu đồ quy trình công việc. Điều này sẽ giúp đảm bảo biểu đồ của bạn là chính xác và đầy đủ. Luôn xem xét khả năng quản lý quy trình và quy trình công việc của bạn khi chèn logic vào biểu đồ quy trình công việc của bạn. Bạn có thể sử dụng các ký hiệu quyết định, kết nối và hộp văn bản. Luôn xác nhận tính chính xác của biểu đồ tiến trình công việc của bạn với các bên liên quan khác.
