Theo truyền thống, các doanh nghiệp áp dụng quản lý tập trung và cấu trúc phân cấp. Tập trung hóa quyền lực đối với toàn bộ tổ chức trong một nhóm nhỏ các nhà quản lý cấp cao nhất. Cách tiếp cận cấu trúc và phân cấp kinh doanh này cung cấp bốn lợi thế chính: giảm chi phí thông qua tính kinh tế theo quy mô, cải thiện năng suất thông qua việc giảm các nỗ lực trùng lặp, giảm chi phí điều tiết và mức độ linh hoạt và nhanh nhẹn tổng thể cao hơn. Nhìn chung, tập trung hóa có thể cung cấp năng suất cao hơn và giảm chi phí hoạt động cho các doanh nghiệp và các loại hình tổ chức khác.
Lời khuyên
-
Tập trung hóa cung cấp bốn lợi thế chính: chi phí thấp hơn, năng suất được cải thiện, giảm chi phí pháp lý và mức độ linh hoạt và nhanh nhẹn tổng thể cao hơn.
Giảm chi phí thông qua tính kinh tế của quy mô
Tập trung hóa giúp một tổ chức tận dụng lợi thế kinh tế nhờ quy mô để giảm chi phí. Thông thường, các nhà cung cấp cung cấp các chương trình giá đặc biệt cho nhiều loại dịch vụ và sản phẩm. Các chương trình định giá này có thể bao gồm định giá hàng loạt, giảm giá khối lượng và các loại cấu trúc giá giảm khác, nhưng thường chỉ được cung cấp cho người mua lớn hơn. Khi một doanh nghiệp tham gia vào các thủ tục mua sắm và mua sắm tập trung, họ có thể mua vật tư và nguyên liệu với giá thấp hơn so với mỗi bộ phận hoặc văn phòng quản lý việc mua hàng của họ.
Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể được hưởng lợi từ quy mô kinh tế liên quan đến các giao dịch nội bộ. Ví dụ, trong các cấu trúc phi tập trung, các bộ phận nội bộ có thể áp dụng các quy trình và quy tắc khác nhau. Trong một tổ chức tập trung, các phòng ban hoặc nhóm trong một công ty thường tuân thủ một bộ quy tắc và quy trình thống nhất duy nhất. Điều này hợp lý hóa các quy trình và chức năng, từ đó giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả cho công ty.
Giảm chi phí thực thi hoặc quy định
Một cấu trúc tập trung cũng có thể giúp các công ty giảm chi phí pháp lý. Bất kỳ doanh nghiệp nào áp dụng các quy tắc hoặc thủ tục để nhân viên của mình tuân theo phải có một cơ chế để xử lý việc thực thi và quản lý các thủ tục đó. Hầu hết các doanh nghiệp phải đối mặt với một số loại quy định bên ngoài thông qua các tiêu chuẩn ngành và kiểm soát theo luật định hoặc quy định của chính phủ. Thông qua các quy tắc tập trung và quy trình thực thi, công ty giảm bớt sự không chắc chắn, tạo ra một môi trường làm việc phù hợp hơn và cải thiện trách nhiệm. Do đó, công ty thích tăng cường bảo mật và ổn định.
Cải thiện năng suất thông qua việc nhân đôi giảm
Việc tập trung hóa một công ty có nghĩa là công ty thích có cơ hội hợp lý hóa các quy trình nội bộ của mình. Bằng cách giảm hoặc loại bỏ sự trùng lặp các nỗ lực và chi phí trên cơ sở toàn công ty, một doanh nghiệp tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc trên nhiều cấp độ. Ví dụ: nếu một doanh nghiệp tập trung có nhiều văn phòng ở nhiều địa điểm khác nhau, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thông qua các nền kinh tế bán hàng bằng cách hợp nhất các giao dịch mua giấy của mình cho tất cả các văn phòng đó. Nhưng nó cũng có thể tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự bằng cách giảm các nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý lặp đi lặp lại cho việc mua giấy đó. Nếu mỗi văn phòng được yêu cầu mua giấy văn phòng riêng, sẽ mất nhiều thời gian hơn so với một giao dịch cho toàn bộ tổ chức.
Hiệu quả và đáp ứng cao hơn
Cùng với nhau, những yếu tố này giúp giảm chi phí trên toàn công ty. Tuy nhiên, các doanh nghiệp tập trung cũng được hưởng những lợi thế khác, ít định lượng hơn. Ví dụ, một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức tập trung có thể linh hoạt và linh hoạt hơn nhiều trong các phản ứng của nó đối với một thị trường đầy biến động. Những thay đổi trong nền kinh tế, những thách thức mới và đặc biệt là các cơ hội đang chờ xử lý đôi khi đòi hỏi phải có phản ứng nhanh chóng, hiệu quả nếu một doanh nghiệp nhằm tối đa hóa tăng trưởng và giảm thiểu chi phí. Việc tập trung hóa cũng có thể làm tăng hiệu quả của công ty trong việc thu thập và phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp theo dõi phản hồi và dữ liệu khác với độ chính xác cao hơn. Dữ liệu tốt hơn, lần lượt, giúp công ty cải thiện chức năng kinh doanh, bán hàng và tiếp thị.
Ưu điểm và nhược điểm của phân cấp
Mặc dù có những lợi thế về cấu trúc và lãnh đạo kinh doanh tập trung, một số công ty đã bắt đầu khám phá sự phân cấp trong quản lý. Làm phẳng một hệ thống phân cấp kinh doanh cũng cung cấp một số lợi thế, cũng như những bất lợi.
Chủ yếu, phân cấp thường giải phóng nhân sự và nguồn lực có giá trị cho các nhiệm vụ có giá trị cao hơn. Ủy quyền của cơ quan ra quyết định hàng ngày có nghĩa là các nhà quản lý và lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp có nhiều thời gian hơn để tạo ra các chiến lược làm việc để theo đuổi các mục tiêu và tầm nhìn dài hạn của công ty. Điều này đặc biệt đúng với các tập đoàn rất lớn sử dụng hàng ngàn công nhân tại nhiều địa điểm.
Bằng cách ủy thác các chức năng phù hợp gần hơn với các cấp phòng ban nơi các chức năng đó được thực hiện, công ty có nhiều khả năng tăng trưởng với tốc độ lành mạnh. Thuê và quản lý nhân sự ở các cấp đó thường là điều mà các nhà quản lý bộ phận có thể tự xử lý một cách hiệu quả. Các nhà quản lý cấp cao và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nói chung chỉ làm mọi thứ chậm lại và thậm chí làm chậm tiến độ. Hợp lý hóa các hoạt động đó giải phóng giờ lao động và năng lượng cho các hoạt động định hướng tăng trưởng hơn.
Phân cấp trong quản lý giúp đào tạo và chuẩn bị các nhà quản lý cấp trung và trưởng nhóm cho các vị trí có trách nhiệm và quyền hạn cao hơn. Cho phép nhân viên cấp thấp thể hiện và phát triển khả năng lãnh đạo của chính họ cũng thúc đẩy tinh thần và cải thiện sự gắn kết của nhân viên. Khi công nhân nhận thấy rằng công ty thực sự cung cấp các cơ hội thực sự để thăng tiến trong tổ chức, họ có xu hướng đáp ứng với sự trung thành và nhiệt tình hơn với công việc.
Tuy nhiên, phi tập trung hóa cũng có thể tạo ra một loại tầm nhìn đường hầm trong các nhà quản lý cấp thấp hơn, đôi khi họ phát triển thành kiến về việc xem xét nhu cầu của các nhóm của họ và quên suy nghĩ về toàn bộ công ty. Phân cấp cũng có thể dẫn đến sự thiếu hiệu quả do các chức năng được nhân đôi trong mỗi bộ phận, trong đó một cách tiếp cận tập trung hơn có thể hiệu quả và hiệu quả hơn.
