Nhập dữ liệu có lẽ là một trong những khía cạnh quan trọng nhất trong thành công của công ty. Khi dữ liệu được thêm chính xác, thông tin được phổ biến có thể giúp giám đốc điều hành lên kế hoạch trước, xác định mục tiêu và giúp khắc phục những thiếu sót. Khi thông tin được nhập vào hệ thống máy tính có lỗi, kết luận bị sai lệch và không chính xác, tốt hơn hoặc xấu hơn. Do đó, độ chính xác và hiệu quả mà các nhà khai thác nhập dữ liệu nhập thông tin là rất quan trọng.
Đầu vào ban đầu
Các nhà khai thác nhập dữ liệu ban đầu nhập dữ liệu vào các hệ thống thể hiện mục tiêu hoặc thông tin kinh doanh. Đôi khi, dữ liệu này vẫn có liên quan, nhưng thường nó phân rã theo thời gian. Vì lý do này, các chuyên gia nhập dữ liệu phải nhập thông tin mới trên cơ sở quay vòng. Nếu thông tin ban đầu không chính xác, công ty có nguy cơ có các mục kép tạo ra nhiều công việc hơn mức cần thiết. Khi điều này xảy ra, quản trị viên có thể phải tự quét và xóa thông tin lỗi thời và không chính xác. Nếu thông tin ban đầu là chính xác, toán tử nhập dữ liệu chỉ cần chèn dữ liệu mới để tạo cập nhật.
Xác thực nhập dữ liệu
Một số doanh nghiệp sử dụng các chương trình xác thực nhập dữ liệu, làm giảm cơ hội dữ liệu không chính xác được nhập vào hệ thống. Ban đầu, phải mất nhiều thời gian hơn những hệ thống không kiểm tra hai lần hoặc kiểm tra ba lần. Tuy nhiên, về lâu dài, các chương trình xác nhận có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc quý giá cho doanh nghiệp bằng cách giảm nhu cầu quay lại các hồ sơ cũ và sửa chữa các sai lầm trong quá khứ. Trong chương trình xác nhận, toán tử nhập dữ liệu phải xác minh thông tin đã nhập nhiều lần trước khi được chấp nhận. Một số chương trình chỉ cho phép nhập số vào các trường nhất định trên một biểu mẫu và ngược lại.
Chương trình phần mềm
Không phải tất cả các vấn đề chính xác nhập dữ liệu là do con người tạo ra. Các chương trình phần mềm xác thực dữ liệu rẻ và không hiệu quả có thể có lỗi, thiếu sót lập trình và các vấn đề khác. Các tổ chức lớn hơn yêu cầu các chương trình lưu trữ dữ liệu chính xác và chính xác hơn, trong khi các công ty nhỏ hơn có thể không cần các yêu cầu nghiêm ngặt như vậy. Yếu tố quyết định là làm thế nào một gói kiểm soát dữ liệu rẻ hoặc đắt tiền ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Cho dù chương trình bỏ lỡ một vài ký tự hoặc giải thích sai một dấu thập phân có thể là sự khác biệt giữa một vài đồng xu và hàng ngàn đô la bị mất.
Tăng giá trị
Khi dữ liệu không chính xác nằm trong cơ sở dữ liệu của công ty, nó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến giá trị đầy đủ của nó. Thông tin lỗi thời, chẳng hạn như thông báo cho thuê quá hạn, hoặc các đánh giá cũ chưa được cập nhật, có thể làm cho một công ty có vẻ ít lợi nhuận hơn thực tế. Điều này có thể tác động tiêu cực đến khả năng của chủ doanh nghiệp để có được tài chính trong tương lai, để có thêm kinh doanh hoặc bán vào một ngày sau đó. Giữ hồ sơ chính xác và cập nhật chúng hàng ngày là bắt buộc để duy trì và tăng giá trị của công ty.
