Quản lý dự án tốt có nghĩa là ghi lại những gì bạn sẽ làm cũng như những gì đã được thực hiện.Cả điều lệ dự án và phạm vi dự án đều được tạo ra sớm trong giai đoạn khởi đầu của một dự án và mỗi điều này đều giúp điều khiển dự án đi đúng hướng. Mặc dù cả hai tài liệu này đều rất quan trọng để đưa một dự án lên khỏi mặt đất, nhưng chúng có mục đích, đối tượng và nội dung rất khác nhau.
Ủy quyền
Điều lệ có một mục đích chính: ủy quyền cho người quản lý dự án sử dụng các tài nguyên được xác định để hoàn thành dự án. Thứ hai, điều lệ nên chỉ định một nhà tài trợ dự án. Hai người này sẽ quản lý và hỗ trợ dự án trên nhiều nhóm và qua nhiều giai đoạn. Điều lệ nên là một tài liệu ngắn gọn bắt đầu bằng một giới thiệu ngắn gọn về dự án bao gồm các mục tiêu, mục đích và ngày kết thúc mục tiêu; bao gồm một bảng liệt kê người quản lý dự án, nhà tài trợ và bất kỳ bên liên quan điều hành nào khác; và đóng với chữ ký với những người tham gia được nêu tên. Điều lệ nên hiếm khi dài hơn hai trang.
Sự chấp thuận
Vì điều lệ được ký bởi ít nhất một nhân viên cấp cao, nhà tài trợ, nên nó có hiệu lực của dự án. Điều lệ thường được giao cho giám đốc điều hành hoặc các thành viên nhóm cấp cao khác và phục vụ thông báo rằng dự án đã được phê duyệt. Vì nhiều dự án được quản lý trên khắp các phòng ban, sự phê duyệt này cũng phục vụ thông báo cho các đội khác rằng cần có sự hợp tác của họ. Thông thường, điều lệ được trình bày cùng với một trường hợp kinh doanh và hai tài liệu này ghi lại lý do của dự án.
Những mục tiêu
Phạm vi dự án xác định các tham số của dự án. Ban đầu, một tài liệu phạm vi sơ bộ được chuẩn bị (cùng với điều lệ và các tài liệu khởi xướng khác) để vạch ra các mục tiêu. Tài liệu này thường được trình bày cho các trưởng nhóm, những người sẽ đóng góp thành viên cho nhóm dự án, mặc dù nó không bao gồm các nhiệm vụ sẽ được hoàn thành như thế nào. Ví dụ, trong một dự án xây dựng, phạm vi sơ bộ sẽ mô tả cấu trúc sẽ được xây dựng, bao gồm số lượng phòng, cảnh quay vuông và số lượng lối vào.
Trách nhiệm giải trình
Tài liệu phạm vi sẽ giúp các bên liên quan xác định xem một dự án đã hoàn thành hay chưa. Vì tài liệu phạm vi xác định những gì dự án sẽ cung cấp, nó hữu ích trong suốt dự án để xác định xem dự án có đúng tiến độ để kết thúc thành công hay không. Nếu dự án của bạn là triển khai một bộ phần mềm bao gồm ba ứng dụng và bạn đã hoàn thành hai ứng dụng, bạn đã không phân phối trên phạm vi đã hứa. Phạm vi tài liệu thường thay đổi trong một dự án vì lý do này. Không giống như một điều lệ, các tài liệu phạm vi được coi là tài liệu "sống" và, khi thông tin mới được phát hiện, các mục tiêu có thể được sửa đổi.
