Thiết lập mua vào
Quy trình danh mục đầu tư dự án là một phương pháp có thể tối đa hóa tiềm năng đầu ra của tất cả các dự án được thực hiện bởi tổ chức của bạn tại một thời điểm nhất định, chịu các hạn chế về nguồn lực hạn chế. Trước khi bắt đầu những nỗ lực quản lý danh mục dự án của bạn, hãy thiết lập một môi trường hiểu biết và hợp tác giữa những người ra quyết định quan trọng trong tổ chức của bạn. Quá trình danh mục đầu tư dự án có thể bao gồm việc chấm dứt các dự án hiện tại có thể thành công và kịp thời có lợi cho các dự án có tác động kinh tế hoặc chiến lược lớn hơn đối với hoạt động của bạn. Điều quan trọng là các nhà quản lý hiểu khái niệm này để tránh bất kỳ cảm giác oán giận khi điều này xảy ra. Thúc đẩy thái độ dựa trên nhóm đối với việc lựa chọn dự án thay vì xác định các nhóm nhân viên nhỏ với các dự án cụ thể. Điều này sẽ tránh cảm giác bị từ chối phát sinh trong các nhóm dự án được phân công lại hoặc phân chia giữa các dự án mới.
Ưu tiên
Trong quá trình quản lý danh mục dự án, bạn sẽ phân bổ các nguồn lực bao gồm thời gian, tiền bạc, năng suất của nhân viên và công nghệ cho những dự án đóng góp nhiều nhất vào lợi nhuận của công ty bạn. Trước khi xem xét bất kỳ dự án cụ thể nào, hãy phát triển một danh sách các ưu tiên để đánh giá từng dự án. Liên tục theo dõi danh sách ưu tiên của bạn và điều chỉnh nó để thay đổi các mục tiêu chiến lược và phát triển khí hậu kinh doanh. Các mục để ưu tiên các dự án của bạn có thể bao gồm chi phí, đóng góp cho doanh thu, tác động tiếp thị, khung thời gian và đạt được các mục tiêu cụ thể.
Xác định năng lực và nhu cầu
Tất cả các tổ chức đều phải đối mặt với vấn đề sử dụng các nguồn lực hạn chế theo cách hiệu quả nhất. Thu thập thông tin về năng lực tài nguyên của bạn và nhu cầu tài nguyên của từng dự án trước khi sử dụng danh sách ưu tiên của bạn để xác định dự án nào sẽ thực hiện. Tổng nhu cầu tài nguyên của tất cả các dự án được chọn không thể vượt quá khả năng tài nguyên của công ty bạn. Ví dụ: nếu công ty của bạn có mười máy tính và hai mươi nhân viên có sẵn cho công việc dự án, bạn không thể chọn danh mục dự án yêu cầu hai mươi ba nhân viên và mười một máy tính. Hạn chế về ngân sách cũng là một yếu tố lớn khi xác định hỗn hợp dự án tối ưu.
Tối ưu hóa danh mục dự án
Được trang bị danh sách các ưu tiên và thông tin liên quan đến năng lực tài nguyên và nhu cầu tài nguyên của từng dự án riêng lẻ, bạn đã sẵn sàng chọn một bộ dự án để thực hiện nhằm tối đa hóa mức độ phù hợp chiến lược cho công ty của bạn. Hãy nhớ rằng các dự án không được chọn ban đầu không nhất thiết phải bị loại bỏ; các dự án ưu tiên ít hơn có thể được thực hiện khi các nguồn lực được giải phóng bằng cách hoàn thành các dự án ưu tiên cao hơn.
Một số gói phần mềm tồn tại để hỗ trợ bạn trong quá trình lập danh mục dự án, nhưng đối với các danh mục dự án đơn giản hơn, một cây quyết định có thể được sử dụng để đưa ra tất cả các khả năng liên quan đến sự kết hợp của các dự án được chọn. Theo liên kết ở cuối bài viết này để biết ví dụ về cây quyết định dự án.
Đầu tiên, liệt kê từng dự án, cùng với tổng chi phí và yêu cầu của nó cho nhân viên, công nghệ và các tài nguyên khác. Sau đó, chọn ra các dự án đạt điểm cao nhất theo các ưu tiên dự án của bạn và sau đó chọn danh mục dự án để trải qua. Hãy nhớ rằng, tổng nhu cầu tài nguyên của tất cả các dự án được chọn phải nhỏ hơn tổng công suất tài nguyên của bạn. Khi các dự án tiềm năng mới được đưa vào tổ chức của bạn và khi các dự án hiện tại đã hoàn thành, hãy xem lại quy trình danh mục dự án để quyết định dự án mới nào xứng đáng với tài nguyên mới có sẵn dựa trên danh sách ưu tiên tài nguyên và năng lực cập nhật của bạn.
