Sự thành công hay thất bại của một tổ chức thường phụ thuộc vào khả năng giao tiếp với các thành viên của nó, theo Cục Truyền thông tại Đại học bang California. Các công nghệ mới, pha trộn với khán giả đa dạng về văn hóa, đã tăng tầm quan trọng của truyền thông tổ chức, nhưng cũng khiến lĩnh vực này trở nên phức tạp hơn. Hiểu một số rào cản phổ biến có thể cải thiện khả năng giao tiếp của một tổ chức.
Cấu trúc thiếu sót
Khán giả cần cấu trúc để hiểu một thông điệp, và nhiều thông tin liên lạc sẽ bị tiêu diệt vì họ thiếu tổ chức phù hợp, theo Lee Hopkins, người đã viết hơn 130 bài viết về truyền thông kinh doanh. Cấu trúc là rất quan trọng, bởi vì không có phần giới thiệu, cơ thể và gần gũi, khán giả sẽ gặp khó khăn trong việc giữ lại, thu hồi và xử lý thông tin. Các quy tắc này áp dụng cho mọi giao tiếp, từ email đến các bài thuyết trình công khai và cho mọi đối tượng ở mọi quy mô.
Giả định
Hai giả định truyền thông phổ biến đánh vần thảm họa cho sự thành công của một giao tiếp tổ chức. Một người cho rằng tất cả các thành viên của tổ chức có cùng nền tảng kiến thức như người gửi tin nhắn. Người khác đang nghĩ rằng thông tin sẽ tự lan truyền một cách chính xác và hiệu quả chỉ sau một hoặc hai thành viên nhận được. Thư viện quản lý miễn phí, một hướng dẫn trực tuyến về các bài báo lãnh đạo, khuyến nghị quản lý nên chủ động, chu đáo và giao tiếp chiến lược với các thành viên của mình. Các khuyến nghị cụ thể từ Thư viện quản lý miễn phí bao gồm thiết lập các cuộc họp thường xuyên giữa nhân viên và lãnh đạo cũng như giữa các bộ phận khác nhau. Các mẹo khác bao gồm đưa cho nhân viên bản sao mô tả công việc, sổ tay nhân viên và các tài liệu quan trọng khác của công ty.
Quá phụ thuộc vào công nghệ
Quá phụ thuộc vào các công nghệ mới như nhắn tin, Twitter hoặc các trang web truyền thông xã hội khác có thể có nghĩa là không phải tất cả các thành viên của tổ chức đều nhận được tin nhắn. Ví dụ, một blog hấp dẫn sẽ không hữu ích cho các thành viên phải hoàn thành nhiệm vụ mà không cần truy cập Internet. Jim Shaffer, tác giả của "Giải pháp lãnh đạo", khuyến nghị những người chịu trách nhiệm truyền thông tổ chức xem xét kế hoạch của họ để đảm bảo họ đang sử dụng các phương pháp cung cấp thông tin mà khách hàng và nhân viên cần, thay vì dựa vào các định dạng hợp thời trang hoặc hấp dẫn.
Quá nhiều thông tin
Một sai lầm phổ biến khác là tin rằng việc thêm chi tiết sau chi tiết vào giao tiếp sẽ khiến nó trở nên thuyết phục hơn khi trên thực tế, quá nhiều thông tin có thể khiến khán giả tắt. Đơn giản là chìa khóa để tạo ra các liên lạc tổ chức vẫn còn với khán giả. Cho dù bạn yêu thích một sản phẩm đến mức nào, hiểu một ý tưởng hoặc có kinh nghiệm với một ngành công nghiệp, hãy bám vào hai hoặc ba điểm chính, thay vì nói hoặc viết về mọi thứ bạn biết, để gửi thông điệp của bạn.
Quên về Nonverbals
Những người chịu trách nhiệm liên lạc với tổ chức phải chú ý đến các tín hiệu phi ngôn ngữ có thể tăng cường thông điệp được chuẩn bị hoặc làm mất hoàn toàn hoặc làm sai lệch ý nghĩa của nó. Trong văn hóa phương Tây, giao tiếp bằng mắt, tư thế thích hợp và quần áo phù hợp với tình huống hiển thị mà người gửi tin nhắn quan tâm, tôn trọng, chân thành và đáng tin cậy, theo mindtools.com.
