Các công ty ghi lại tất cả các giao dịch kế toán bằng sổ cái. Một sổ cái chung chứa số dư từ mọi tài khoản mà công ty sử dụng để ghi chép tài chính và tạo thành vị trí trung tâm để báo cáo các giao dịch tài chính. Sổ cái công ty con chứa thông tin chi tiết từ các tài khoản được chọn. Số dư của mỗi sổ cái công ty con phải bằng số dư cho tài khoản tương ứng trong sổ cái. Một số lợi thế tồn tại khi các công ty sử dụng sổ cái chi nhánh.
Các loại sổ cái công ty con
Các công ty kết hợp một số loại sổ cái công ty con trong hệ thống kế toán của họ. Sổ cái công ty con phổ biến bao gồm một sổ cái tài khoản phải thu và một sổ cái tài khoản phải trả. Một sổ cái tài khoản phải thu bao gồm các tài khoản cá nhân áp dụng cho từng khách hàng cá nhân. Mỗi lần bán tín dụng được ghi lại trong tài khoản khách hàng cụ thể cùng với mỗi khoản thanh toán. Mỗi tài khoản khách hàng bao gồm số dư hiện tại. Số dư hiện tại cho tất cả khách hàng cộng vào tổng số dư tài khoản phải thu. Các tài khoản sổ cái phải trả bao gồm các tài khoản cá nhân cho mỗi nhà cung cấp. Mỗi hóa đơn nhận được và mọi khoản thanh toán được ghi lại cho từng tài khoản nhà cung cấp cụ thể. Mỗi tài khoản nhà cung cấp bao gồm số dư hiện tại. Số dư hiện tại cho tất cả các nhà cung cấp cộng vào tổng số dư tài khoản phải trả.
Thông tin chi tiết
Một lợi thế của việc sử dụng sổ cái công ty con bao gồm thông tin chi tiết được duy trì trong sổ cái công ty con. Mỗi nhà cung cấp được liệt kê trong sổ cái tài khoản phải trả bao gồm thông tin giao dịch chi tiết. Sổ cái bao gồm mỗi hóa đơn, ngày nhận, số tiền đô la và mọi khoản thanh toán được gửi đến nhà cung cấp.
Điều khiển
Một lợi thế khác của việc sử dụng sổ cái công ty con xoay quanh mức độ kiểm soát của một công ty với thông tin tài chính có trong sổ cái công ty con. Một sổ cái tài khoản phải thu cho phép người quản lý tín dụng và nhân viên tài khoản phải thu kiểm soát số dư hiện tại của từng khách hàng. Khi khách hàng tranh chấp một khoản phí, nhân viên tài khoản phải thu có thể xem xét các giao dịch trong tài khoản đó và xác định xem tranh chấp có hợp lệ hay không.
Truy cập hạn chế
Hạn chế quyền truy cập của nhân viên vào các tài khoản được chọn cung cấp một lợi thế khác của việc sử dụng sổ cái công ty con. Sử dụng hệ thống máy tính, các công ty có thể giới hạn quyền truy cập của nhân viên vào các tài khoản cụ thể mà họ chịu trách nhiệm. Các nhân viên khác thiếu khả năng xem chi tiết các tài khoản có trong sổ cái công ty con. Điều này cho phép công ty duy trì bảo mật liên quan đến tài khoản của khách hàng hoặc nhà cung cấp.
