Các nhà cung cấp dịch vụ và nhà cung cấp thường cung cấp một ước tính bằng văn bản cho tổng chi phí của công việc hoặc sản phẩm mà người mua muốn mua. Trong một số trường hợp, nhà cung cấp được yêu cầu về mặt pháp lý để làm như vậy. Viết một ước tính có nghĩa là bạn phải đánh giá công việc hoặc đơn đặt hàng sản phẩm và chia nó thành một danh sách để đánh giá người mua.
Danh mục vật liệu hoặc sản phẩm
Đối với một đơn đặt hàng sản phẩm tiềm năng, bạn cần đưa ra yêu cầu ước tính hoặc báo giá mà người mua tiềm năng cung cấp cho bạn và chuyển đổi nó thành một danh sách với giá áp dụng. Đối với các loại dịch vụ khác, chẳng hạn như công việc điện, hệ thống ống nước hoặc xây dựng, bạn cần kiểm tra vị trí làm việc để đánh giá toàn bộ công việc cần thiết. Từ đánh giá đó, bạn xây dựng một danh sách dự kiến các tài liệu mà bạn tin rằng công việc yêu cầu và giá hiện tại cho các tài liệu mà nhà cung cấp bạn chọn hoặc nhà cung cấp khách hàng lựa chọn.
Lao động
Bạn có thể xác định chi phí lao động theo hai cách chính. Một số nhà cung cấp dịch vụ tính mức giá cố định cho một dịch vụ nhất định dựa trên kinh nghiệm của họ về thời gian thực hiện công việc và mức giá nào làm cho nó có lợi nhuận. Nếu bạn thiếu một hồ sơ theo dõi đủ để phát triển một khoản phí cố định trung bình, bạn phải đưa ra một phỏng đoán có giáo dục về thời gian bạn mong đợi công việc sẽ mất và nhân số đó với tỷ lệ hàng giờ của bạn; tỷ lệ này có thể phản ánh tỷ lệ tiêu chuẩn ngành công nghiệp địa phương. Hoặc bạn có thể đặt mức lương hàng giờ của mình bằng cách chia mức lương hàng năm mong muốn cho, ví dụ: 50 tuần một năm và sau đó chia cho 40 giờ một tuần. Bạn cũng có thể thêm một tỷ lệ phần trăm vào đầu để trang trải chi phí trên không.
Mô tả công việc hoặc Phạm vi
Ước tính nên bao gồm một mô tả về tất cả các công việc bạn mong muốn làm. Ví dụ, một thợ làm tủ được thuê để xây dựng tủ bếp tùy chỉnh sẽ bao gồm việc xây dựng tủ bếp, số lượng tủ và mô tả ngắn gọn về các vật liệu chính, chẳng hạn như tủ gỗ sồi với quầy khối thịt. Các bản vẽ hoặc kích thước cơ bản có thể được đính kèm trên trang thứ hai. Thợ làm tủ cũng có thể lưu ý những thứ không nằm trong phạm vi ước tính, chẳng hạn như chi phí giao hàng và lắp đặt.
định dạng
Không có định dạng duy nhất cho ước tính bằng văn bản thích sự chấp nhận phổ quát, nhưng hầu hết các ước tính đều theo một mô hình chung. Thông tin doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như một tiêu đề thư, xuất hiện ở trên cùng. Thuật ngữ ước tính và hay trích dẫn, nên được nhìn thấy rõ ở gần đầu trang. Ngày ước tính thường xuất hiện ngay trên thông tin khách hàng. Mô tả công việc tiếp theo, tiếp theo là danh sách vật liệu và chi phí lao động, nếu có. Tổng số ước tính xuất hiện ở dưới cùng của trang. Mặc dù không bắt buộc, hầu hết các ước tính cũng bao gồm một cửa sổ hợp lệ cho ước tính, chẳng hạn như 30, 60 hoặc 90 ngày. Hầu hết khách hàng cũng đánh giá cao việc biết các hình thức thanh toán bạn chấp nhận và các điều khoản thanh toán dự kiến. Ước tính cần bao gồm một không gian nơi khách hàng có thể ghi nhận sự chấp nhận của mình bằng chữ ký.
