Khi các công ty có hợp đồng ký kết, họ sẽ thường đưa ra Yêu cầu Đề xuất (RFP) cho các cá nhân, công ty và nhà thầu đủ điều kiện có khả năng thực hiện công việc. Việc bạn có được cấp công việc hay không sẽ phụ thuộc phần lớn vào các liên hệ bạn có tại công ty đã cấp RFP, nhưng nó cũng sẽ phụ thuộc vào cách bạn trả lời yêu cầu. Gửi một đề xuất để đáp lại RFP chính thức hơn nhiều so với việc gửi email trả lời để thể hiện sự quan tâm của bạn và nên được thực hiện một cách chuyên nghiệp. Nếu bạn đã nhận được RFP cho một dự án mà bạn quan tâm, hãy làm theo các bước sau để trả lời đúng.
Đọc RFP và chắc chắn rằng bạn hiểu rõ công ty muốn gì. Gọi cho công ty liên lạc qua điện thoại nếu bạn không chắc chắn về bất kỳ điểm nào và yêu cầu làm rõ. Phỏng vấn cá nhân đó một cách ngắn gọn chuyên nghiệp hơn rất nhiều so với việc gửi phản hồi giải thích sai yêu cầu. Nó cũng có lợi thế là cung cấp một giới thiệu cá nhân cho bạn, điều này sẽ giúp ích khi đến lúc công ty xem xét đề xuất của bạn.
Soạn thảo một phác thảo cho phản ứng của bạn. RFP mà bạn nhận được có thể tuân theo một định dạng cụ thể để liên quan đến những gì công ty muốn. Sử dụng đó như một hướng dẫn để tạo ra một phác thảo. Bắt đầu bằng cách tạo một danh sách dấu đầu dòng của tất cả các tiêu đề của phần. Đối với mỗi câu hỏi, hãy lập một danh sách các câu hỏi để trả lời và các vấn đề cần giải quyết. Có một phác thảo về bản chất này để hướng dẫn bạn trong quá trình soạn thảo đề xuất của bạn sẽ giúp bạn dễ dàng trả lời RFP một cách rõ ràng và súc tích.
Lắp ráp một nhóm để soạn thảo đề xuất. Một số cá nhân trong tổ chức của bạn có thể có chuyên môn trong lĩnh vực đề xuất, trong khi những người khác có thể có một tài năng cụ thể để soạn thảo các tài liệu bằng văn bản. Lắp ráp một nhóm nhỏ để đáp ứng và tìm ra các chi tiết của đề xuất đã được yêu cầu.
Viết đề xuất. Nội dung sẽ thay đổi từ một RFP tiếp theo, nhưng có một số hướng dẫn cần ghi nhớ. Xác định và trả lời tất cả các câu hỏi mà RFP đặt ra và giải quyết bất kỳ mối quan tâm nào của công ty. Đừng ngại thực hiện một cách tiếp cận giá trị gia tăng bằng cách xác định các mặt hàng chính bạn có thể cung cấp nhưng những thứ khác thì không thể. Bạn cũng nên thể hiện sự hiểu biết rõ ràng về các yêu cầu của RFP bằng cách xác định các sản phẩm cụ thể mà bạn sẽ cung cấp như một phần của dự án, cùng với dòng thời gian dự kiến cho từng loại và phân tích giá cho tất cả các khía cạnh của dự án được đề xuất.
Dự thảo các mục bổ sung sẽ được gửi với đề xuất của bạn. Bắt đầu bằng cách viết một bản tóm tắt điều hành ngắn gọn cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về mọi thứ mà đề xuất nói. Bạn cũng nên viết một tài liệu một trang giải thích trọng tâm và chuyên môn của công ty bạn. Thay thế điều này bằng một tiểu sử cá nhân nếu bạn là một cá nhân chứ không phải là một công ty. Kết thúc bằng cách viết một thư xin việc ngắn gọn để giải thích cách bạn nhận được RFP và quan tâm đến dự án, và nói rằng đề xuất kèm theo đang được đệ trình để xem xét. Bao gồm thông tin liên lạc đầy đủ trong cả thư xin việc và đề xuất.
Gửi các tài liệu cho công ty đã ban hành RFP. RFP có thể đã xác định một ngày mà các tài liệu sẽ được trả lại. Hãy chắc chắn để gửi tất cả các tài liệu trước ngày này. Bạn cũng nên theo dõi với công ty một tuần sau ngày này để hỏi xem bạn có thể cung cấp bất kỳ thông tin bổ sung nào về vấn đề này không.
Lời khuyên
-
Các công ty hiếm khi thực hiện lựa chọn chỉ dựa trên đề xuất; tuy nhiên, nói chung, luôn luôn là một chính sách tốt để luôn trả lời RFP và cố gắng cung cấp thông tin chi tiết nhất có thể, được trình bày theo cách chuyên nghiệp nhất có thể.
