Bàn tiếp tân của tòa nhà là trung tâm thông tin cho tất cả các hoạt động của tòa nhà. Nó không chỉ là một nơi để kiểm tra cuộc hẹn của bạn, mà còn có thể trở nên quan trọng trong trường hợp khẩn cấp. Trong trường hợp khẩn cấp, nhân viên tiếp tân nhận được thông tin thích hợp về tình huống và phổ biến thông tin đó cho người nhận thích hợp, đưa ra kết luận nhanh chóng và đúng đắn cho vụ việc.
Chuẩn bị
Khi bắt đầu một trường hợp khẩn cấp, nhân viên tiếp tân trở thành một chỉ huy sự cố, và bàn của anh ta trở thành một trung tâm chỉ huy sự cố. Để hoạt động đúng trong quy trình khẩn cấp, tất cả các công cụ thiết yếu của bạn phải ở gần đó. Kiểm tra định kỳ điện thoại, hệ thống phân trang và radio của bạn để đảm bảo rằng tất cả chúng đều hoạt động tốt. Kiểm kê vật tư khẩn cấp của bạn, chẳng hạn như bộ dụng cụ sơ cứu, AED, bình oxy, đèn pin và chăn. Hãy chắc chắn rằng bạn có đủ nguồn cung cấp giấy ghi chú, bút và bút chì trong tay. Cần có hướng dẫn quy trình khẩn cấp, cùng với các tờ kiểm tra tham khảo nhanh để sử dụng trong khi xảy ra sự cố.
Ưu tiên
Một khi trường hợp khẩn cấp xuất hiện, hãy ưu tiên những gì đang và không phải là vấn đề cần giải quyết ngay lập tức. Ví dụ, bạn có thể nhận được một cuộc gọi điện thoại từ một nhân viên yêu cầu nhân viên an ninh hộ tống cô ấy đến xe của cô ấy. Câu trả lời của bạn nên được đưa ra, "Bảo mật có liên quan đến tình huống khẩn cấp vào thời điểm này và không thể hỗ trợ bạn; sẽ tốt hơn nếu bạn có thể nhờ đồng nghiệp hộ tống bạn."
Quy trình khẩn cấp
Ngay lập tức mở sổ tay thủ tục khẩn cấp của bạn đến phần thích hợp và tham khảo nó bất cứ lúc nào bạn không hoàn toàn chắc chắn phải làm gì. Thực hiện theo các thủ tục bằng văn bản của bạn theo thứ tự chúng được liệt kê, và cố gắng giữ bình tĩnh. Điều này giúp giảm khả năng có bất kỳ lỗi nào từ phía bạn.
Giám sát tất cả các thông tin liên lạc ưu tiên và hỗ trợ chuyển tiếp lưu lượng radio quan trọng đến những người thích hợp. Chờ để thông báo cho cảnh sát hoặc sở cứu hỏa.
Tiếp tục theo dõi xâm nhập và đi ra khỏi tài sản của bạn, cho phép kiểm soát truy cập tốt hơn trong trường hợp khẩn cấp. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc xem các điểm nhập cảnh được giám sát bằng video cũng như kiểm tra các cá nhân để có ID thích hợp khi vào và ra. Theo dõi sổ nhật ký khách truy cập của bạn, kiểm tra các cá nhân ra vào khi cần thiết.
Hãy chú ý đến khu vực tiếp tân ngay lập tức của bạn, tìm kiếm bất kỳ người hoặc vật dụng đáng ngờ nào. Báo cáo bất cứ điều gì khác thường ngay lập tức.
Khi cảnh sát và các quan chức cứu hỏa đến, hỗ trợ họ bằng cách có một người hộ tống đang chờ ở bàn của bạn để hướng họ đến hiện trường khẩn cấp. Nếu không có người hộ tống, hãy cung cấp cho họ bản đồ đơn giản hóa chỉ đường. Hãy sẵn sàng hỗ trợ các cơ quan chức năng làm thủ tục sơ tán nếu cần thiết.
Sau sự cố, đảm bảo bạn hoàn thành tất cả các tài liệu báo cáo cần thiết. Điều này giúp công ty có vấn đề về trách nhiệm pháp lý và cải thiện các quy trình khẩn cấp trong tương lai.
